档案安全保障管理机制的构建

时间：2024-06-04

文/太原市尖草坪区教育教学服务中心乔玉兰

20世纪90年代至今，信息技术的高速发展掀起了全球范围内的信息革命，改变了传统的档案管理模式，克服了档案纸质管理中存储信息量小、占用空间大等问题，实现了档案信息的共享和远距离传播。档案信息化建设中的关键工作就是保障信息安全，在档案管理工作中研究保障信息安全的策略，能够有效拓展档案信息安全的研究领域。本文分析了档案数字化建设中影响信息安全的因素，并探讨了档案安全保障管理机制的构建对策。

一、档案数字化建设中影响信息安全的因素分析

（一）环境因素。在档案数字化建设中各种自然环境都会对信息载体带来一定的影响，如有害气体、强光、霉菌等对光盘等载体的影响很大，温度、湿度过高或者太低都会让光盘、磁盘等发生变形、弯曲等。空气中的灰尘和霉菌容易对光盘表面造成污染，导致记录的信息损坏、丢失，让系统无法读取光盘等载体中的信息，有害气体具有一定的腐蚀性，容易破坏光盘让其老化、变质，而强烈的紫外线会让光盘失去稳定性，进而影响到光盘的读出效果等。

（二）社会因素。社会因素中，一方面是战争、社会暴力等不可抗力对数字化档案的影响；另一方面是人文因素对数字化档案的影响。研究表明，我国很多企业在改制、兼并或破产时存在档案信息大量流失等问题。同时在档案数字化建设过程中，网络黑客、病毒和网络犯罪等对电子档案安全造成了很大的威胁，一些敌对势力会利用互联网窃取重要的档案信息或者进行其他非法活动。

（三）技术因素。档案数字化建设过程中的信息安全不仅与载体和环境等因素有关，其对系统也存在很强的依赖性，信息系统的软硬件更新换代的速度很快，计算机信息系统本身存在一定的脆弱性，这也导致系统容易受到病毒等因素的影响。当前电子产品更新换代的速度很快，推出的新产品会替代原有的信息存储等技术，必然影响到原有存储信息的读取。虽然计算机系统功能强大，但仍然存在一些缺陷，现有的信息系统结合了通信、信息处理等多种功能，网络结构错综复杂、涉及内容十分广泛，也让档案信息安全问题变得更为复杂。

二、档案安全保障管理机制的构建策略

（一）完善档案数字化建设中的信息安全法律法规。法律法规能够为档案信息安全提供必要保障。管理人员做到依法治档，同时法律法规给人们以心理上的威慑，也能对损害档案信息安全的不法分子给予必要的惩戒，为档案信息安全管理创造良好的法律环境。1.档案管理部门应该加强宣传教育，让管理人员深入了解相关法律法规。各级政府和相关管理部门应做到严格守法、规范用法，严厉处罚损害档案信息安全的人员，提高档案执法的公信力。2.目前我国对于档案数字化建设中信息安全法律法规的研究还不够深入，因此在理论研究方面我们可以充分借鉴国外的成功经验，为研究档案数字化建设信息安全保障打下坚实的法律基础，以此为制定科学合理、具有前瞻性的法律法规提供理论依据。

（二）健全档案数字化建设中的信息安全管理体系。在档案信息安全管理工作中应该树立科学管理的目标，不断完善档案信息安全管理体系，以此保障档案数字化建设中的信息安全。需要努力提高档案管理人员的专业素质，人是档案数字化建设中的安全守护者，也可以说是破坏信息安全的“始作俑者”。首先应提高他们的政治素养，选拔政治可靠、有强烈责任心的人员，在日常工作中注意其言行和工作态度，加强教育和培养，充分调动他们工作的积极性和创造性。同时注重培养管理人员的信息素质，可通过培训或者自学的方式，加强互联网、信息技术等方面的学习，大力提高自己的档案数字化管理水平。

（三）建立安全监控体系。档案信息系统和档案信息是否能够真正获得安全保障，关键还在于这些安全法规和标准制度是否能够得到有效的执行和应用。因此，应加大执法力度，加强运行管理与监督控制的力度，为网络与系统的安全运行提供法律保障和运行保障的长效机制。这不仅需要档案管理部门及所有人员付出努力，更需要国家立法机构的支持，还需要建设、使用和维护档案管理信息系统安全运行的所有参与者不断加强安全意识，执行安全制度，随需求改变和完善安全管理策略，确保系统运行和档案信息存储的持续安全。