如何加强机关事业单位档案保密工作

成丽娟

【摘要】本文从“档案”起源、档案与保密的缘起入手，通過问卷调查及访谈调查，统计出当前机关事业单位加强档案保密工作存在的难点及问题，并针对这些问题从精神层面、硬件建设、制度方面及电子化方面提出了几点建议。

【关键词】事业单位;保密;档案;泄密

一、“档案”与“保密”的渊源

从1950年起，档案界就开始了对档案起源的争论。有人说，档案是阶级的产物，是随着国家产生的;又有人说，文献档案是最早的档案类型，所以文字产生才有档案;还有人说结绳记事、刻木为契亦是档案。众说纷纭。这里说的档案是广义上的档案，已有5000余年的历史。

狭义的“档案”一词源于清代康熙四十六年《柳边记略》：

“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也;存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字书于纸者，也呼为牌子、档子矣。”从那时开始，“档案”一词至今已沿用300多年。

不管是300年前还是5000年前，档案的属性和价值是确定的。档案的原始记录性是其独有特性。档案的凭证作用和情报作用保持不变。这些就决定了档案一经产生便与保密有了千丝万缕的联系。

说到档案保密，在中国也有数千年的历史。早在战国时期的“阴符”（符节，不同的符节代表不同的意思）、“阴书”（把竖着写的信分成三段，在不同的时间、由不同的人通过不同的路线发给收信人，收信人只有收到三段信才知道信的全意）;春秋时期的“封泥”（用泥把信封起来）;秦汉时期的暗语、暗号、皂囊（外面黑里面白有夹层的袋子）、封长檄（有印封的长牒）;北宋时期出现的“字验”（把不同的请示项用40个字的一首诗表示，诗与情报内容相对并编1-40号。根据内容不同，在下面给应加符号的字下面加上规定符号，收到情报后查密码本。密码本就算落到敌对方手中也破解不了）;明代的密写术（明矾水写的书信），到近代的密电，当代的电子密码、身体密码等，保密的手段是越来越多也越来越复杂，但是保密的形势也越来越严峻。

二、事业单位档案保密工作现状

为了更好地了解目前事业单位档案保密工作的现状，笔者对26家事业单位100名工作人员进行了简单的问卷调查和访谈调查，收回有效问卷81份。

经统计，认为自己单位无密可保的占36%;认为自己单位有秘密，但自己工作不涉及的占31%;认为自己工作涉及保密且自己也有保密意识的占28%;认为自己工作涉及保密但自己以前没有意识到的占8%。看过并非常了解《中华人民共和国保密法》具体内容的人仅占6%，基本了解的人占57%，不了解的占37%。

调查结果显示，保密意识欠缺是目前事业单位保密工作存在的主要问题。除保密意识欠缺外，当前档案保密工作存在的问题还有单位对档案保密工作不重视、档案基础设施不完善、档案人员多为兼职等。

在访谈过程中，笔者听了一个故事对自己触动很大。小王是某事业单位办公室工作人员。一天，朋友打来电话，问“最近忙啥呢？也没消息？”小王边干活，边大声对着电话说：“我快忙死了，你知道吗？国家领导人半个小时后要来我们这视察工作。我正在做准备工作呢！”朋友说：“你就吹吧！”小王：“真的，我不跟你说了，我给你发个视频，你感受下。”

这是典型的无意泄密。作为事业单位工作人员，小王本应知道，国家领导人员具体什么时间什么地点到哪里不能提前泄露，更不能在普通手机上随意讨论、传递相关信息。但是由于平时接触保密知识少，再加上小王根本没有保密意识，所以导致轻松泄密。虽说没有因为这个事情产生什么后果，但是让我们不得不警醒。

随着科技的发展，现在泄密的途径也随之增多。简单的泄密，有心还可以预防。但近年来，敌对势力和境外情报机构对我国信息监控和情报战略明显升级，渗透、策反、金钱诱、美女勾、钢笔泄密、豆种泄密、景泰蓝泄密、宣纸泄密、蚕药泄密、维生素C泄密……泄密途径可以说是五花八门，让人叹为观止。

三、四个加强做好事业单位档案工作

面对如此严峻的保密形势，作为事业单位工作人员我们应该怎么做呢？

（一）精神层面——强化保密意识。首先引导大家树立正确的保密观念。有人认为，我们是事业单位，但不是安全保密部门，一切应该都是公开的，不需要保密。这种想法是不对的，我们虽然不常涉密，但不代表与秘密处于真空隔离状态。我们在公务、政务、事务活动中多少都会涉及一些国家秘密、工作秘密、敏感信息，这就需要加强对保密工作的宣传，特别是对档案工作人员要进行重点业务培训，使他们对《中华人民共和国保密法》《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》有基本的了解，要筑牢保密思想防线，自觉抓好抓实保密工作。

（二）硬件方面——加强对档案室的管理。对于非涉密机关事业单位来说，虽说不需要按照《档案馆建设标准》和《档案库房建筑设计标准》的要求建设专门的档案馆，但也不能随意设置档案室。档案室不能设立在办公楼的最底层，要与办公室、阅览室隔离开，要有专人负责管理。否则，人来人往，不便于档案保密。同时，档案室的门窗必须经过特别加固，室内要有避光、防湿、防热、防虫、防火的相关措施。

（三）制度方面——加强档案相关管理（下转第150页）

（上接第90页）制度。要建立健全档案管理相关制度，如公文收发管理制度、档案保密制度、查阅档案制度及档案利用规章制度等。在公文收发方面，要有专人负责管理，在签收、登记、审核、拟办、承办、催办等环节要严格按照程序执行。在档案保密方面，要加强定密工作，对于档案保密标准、保密期限、涉密范围等都要有明确的制度规定。对于涉密档案要特别加强管理，如领导干部参加会议带回的材料，当天需要交给文件管理人员登记管理。领导干部及档案人员不得携带秘密文件出入公共场所，不得传递涉密文件，不在亲属、子女等无关人员面前谈论国家秘密，不在普通电话和移动电话中谈及涉密事项。在档案利用方面，要严格按照档案阅览、外借、复制等规定执行。总之，要做到档案统一管理、完整收集、规范整理、按期移交、安全保管、科学利用“常态化”。同时，要严格执行相关制度，一旦发现违规行为，要严惩不怠，不能让制度成为摆设。

（四）电子化方面——加强对电子档案的科学管理。随着计算机的普及，电子档案越来越多，在给人们工作带来便利的同时也产生了一些问题。如因存储设备的损坏、丢失、计算机中毒等产生的网络泄密事件屡有发生。这就需要加强对计算机、电子存储设备及电子档案的管理。对于计算机来说，要安排专人管理，做好安全防护工作。通过加强防火墙、定期杀毒等方式避免计算机中毒。对于便捷存储设备如U盘、光盘等要做好备份，保管好。对于涉密计算机，要严格按照计算机信息系统保密管理规定要求，不得使用公共网络进行信息传输，坚决不能连接网络。对于涉密计算机的维修、报废要有专门的人及部门负责。对于涉密电子文件，要做好文档加密。

四、结语

作为事业单位工作人员，我们有责任也有义务做好档案保密工作。细节决定成败，事业单位的文书及技术人员在起草文书、报告时要注意草稿废页不能乱摆乱放;涉密文件及载体必须妥善保存，严禁上网;组织重大会议及活动时，保密意识记心上，预防措施要跟上。总之，在今后的工作中大家要从点滴做起，从细处着手，增强四个意识，严防失密泄密事件发生，做到安全保密警钟长鸣。

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