浅谈科研档案管理中存在的问题及解决措施

罗红芬

一、科研档案的概念及特点

科研档案是科学技术研究档案的简称，是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，属于档案的一部分，是档案中重要的一个分支，是科技档案的重要组成部分，是重要的科研、生产信息资源，是国家社会及个人从事科研、基建、生产、管理活动等产生的，对国家社会都具有很高的价值，一个单位的科研档案对其在科研领域的生产、经营、研发等方面有着极其重要的参考价值。科研档案是在自然科学技术研究活动中形成的，是科研事业单位工作中的重要组成部分，是重要的基础工作，是科研活动的重要环节。《科学技术档案工作条例》对科研档案全部内容作了较完整的概括：“科学技术档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料”，反映了档案的本质属性和科研档案的独特性。科研档案的特点具体如下：

（一）专业技术性。专业性是科研档案最突出的特点之一，专业技术性特点是指不同专业、技术条件下形成的科研档案在内容性质、记录手段和载体形式上有明显区别，各有自己的特点，集中表现在形成领域和内容性质两方面。

（二）成套性。科技档案的成套性，是指围绕着一个独立的科技项目所形成的一套科技档案，是一个密切联系的有机整体。

（三）种类和类型的多样性。科研档案种类最为繁多、类型最为复杂、呈现出多样化的鲜明特点。

（四）科研档案具有很高的保管和利用价值。其内容涵盖科学、技术、研究成果等，是开展学术建设、工程设计、科学研究等必不可少的参考资料，其保管期限较长，一般都是永久、长期保管。

（五）科研档案具有严格的保密性。一些科研档案涉及重要的商业机密、保密技术、军工项目等，因此对科研档案的保密工作要求十分严格。

二、科研档案管理中存在的问题

科研档案是科技工作者在科研活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子材料等信息资源的总称，是科学技术研究活动的真实记录，是科技人员辛勤劳动和智慧的结晶，是保护知识产权的重要依据，是科技档案的重要组成部分，是重要的科研、生产信息资源。科研档案的形成不同于一般文书档案，它具有周期长、形成时间分散、收集范围广和成果性强等特点。科研档案管理是现代科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，无论是课题管理，还是成果管理、人才管理、科研仪器管理、科研统计管理等，都与档案管理密切联系。因此，研究科研档案管理中存在的问题，探讨其创新思路，对加强科研档案管理工作，提高科研水平具有重要意义。随着社会的发展，科技体制改革的不斷深化，对科研档案管理工作的要求越来越高，科研档案收集、归档、流向等管理工作出现的问题也越来越多，为使科研档案管理科学化和规范化，使其与现代化的档案管理方式相适应，并采取有效措施进行解决，就必须好好思考存在的问题，科研档案管理存在的问题如下：

（一）重视程度不够，基层档案人员对档案管理的意识不够强。由于某些科研单位的工作重心放在科研项目上，对国家《档案法》及《档案管理办法》等有关法律法规学习、贯彻力度不到位，认识不足，导致单位对档案管理工作不重视，档案管理基础十分薄弱，档案管理工作混乱，如档案整理不规范，组卷不符合要求，甚至出现连续几年文件材料未及时归档，档案缺失非常严重。还有些单位从未开展档案鉴定工作或未按法定程序就擅自决定销毁应归档保存的材料等。随着《档案法》的颁布和相关档案管理条令的完善，各级领导的档案管理意识有了一定程度的提高，但一些基层档案管理人员的思想意识仍不到位，一部分基层档案管理人员没有较强的档案管理意识，难以将自身的兴趣点落实到档案工作中，缺乏工作责任心，各级领导也未采取有效措施调动档案管理人员工作的积极性，对基层档案从业人员的管理制度不完善，未建立有效的管理和激励机制，严重阻碍了基层档案管理工作的进一步发展，使得基层档案管理工作存在严重缺陷。传统档案管理工作的工作量较大，且都采用手工操作的形式进行档案管理，工作技术含量较低，且基层档案管理人员普遍缺乏创新精神，这些都使得一些单位的科研档案管理工作难以开展甚至停滞不前。

（二）科研档案原始资料收集不完整。一些单位对科研档案原始材料的收集不够完整，相关科研人员在工作的过程中没有将有价值的档案资料及时移交，导致档案原始资料收集不全，未能有效实现科研档案的集中统一保管。还有一些单位没有对科研档案的归档范围作出明确的划分，这就使得科研档案的归档缺乏规范性和完整性。科研档案是专业技术人员通过长期的科研、生产和经营管理活动等积累起来的具有参考价值的信息记录，科研档案原始资料收集不全，会严重影响科研档案的完整性与真实性。

（三）资金投入不足，档案室设施落后。由于长期不重视档案管理工作，资金投入不足或是分文不投，许多单位档案室库房简陋，空气污浊，物品堆放杂乱无章，有的档案部门办公条件较差，档案室、办公室、接待室还未实行三分开，多数科研单位的档案现代化及档案保护设施配置不齐全。

（四）科研档案的归档及管理工作水平有待提高。一些单位由于档案管理力量薄弱，管理手段落后，专业的档案管理人才匮乏，相关部门极少组织本单位科研档案管理人员进行专业的档案知识培训，造成档案管理人员对科研档案的重要性、档案管理要求以及科研档案资料的收集、整理等业务知识欠缺，从而使得档案管理人员对科研档案的归档意识薄弱。再加上一些单位没有专职的科研档案管理员，负责科研档案工作的人员经常是身兼数职，他们在工作的时候无法将全部精力投入档案管理工作中，不能及时对本单位所产生的科研档案进行整理和归档，对科研档案的管理水平造成了十分严重的影响。

（五）管理方式落后。长期以来，科研院所作为国家科技的研发主体，承担了大量的技术研发项目，积累了大量的试验数据和科研资料，科研档案数量逐年增加，领域更加广泛，类别更加繁多，收集更加困难，导致目前科研项目归档材料不全、质量不高的问题更为突出。不符合要求的档案所存在的突出问题是资料繁杂、不齐全，导致归档的科研材料的理论和应用价值不高，大大降低了科研项目档案利用价值，有效利用率低。目前，科研单位大多数以电子文档的形式出现，但很多科研单位的档案管理手段还停留在传统的手工操作模式，收集归档的材料只限于纸质文档上，检索方法单一、速度慢、准确率低。计算机未能在档案信息的存储、加工、传递上普遍应用，满足不了档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。许多地方仍延续计划经济条件下传统的管理模式，档案部门与研发机构、管理机构接触少，档案管理员专业知识不足，一定程度上阻碍了科研档案的有效利用。

（六）档案人员知识欠缺，专业要求不过关。科研项目档案的收集具有多样复杂性，不同性质的有不同特点，对档案管理的专业性要求较高。现在大多是由普通档案管理人员在进行管理，对科研项目档案的特殊性和重要性缺乏必要的认识。另外科研档案收集的时间跨度大，时间较长，影响档案的完整性。对档案的真实性和可靠性造成威胁。

三、做好科研档案管理工作应采取的有效措施

（一）提高基层档案管理人员的档案管理意识，完善档案管理制度。科研档案管理工作的工作量很大，且涉及的范围很广，各级领导应该对科研档案的管理重视起来，通过宣传和培训增强科研档案管理人员的档案管理意识，培养他们的职业道德素养，从而有效增强档案管理人员的使命感和责任感。完善档案管理制度，强化档案管理意识，强化档案意识，建立完善的管理制度和奖惩办法。科研单位要明确档案工作分管领导，要配齐档案工作人员，并保持人员相对稳定，提供合适的库房，对各类档案实行集中统一管理。科研档案人员要经常深入课题组，指导和协助他们整理、组卷。科技人员应注意规范收集和保存原始材料，对归档材料要认真检查，严格把关，确保档案的完整性、系统性和准确性。必须建立严格的保密制度，档案应指定专人保管，控制使用权限，追踪档案利用情况等，秘密的科研档案要建立备考档案，做好安全保密工作，是对科技成果和科技人员的高度负责，也是对科研档案管理人员责任心的考验，必须提高信息安全意识，加强档案安全保密工作。

（二）加强对科研档案原始资料的收集工作，增强档案资料收集的真实完整。科研档案管理人员应该随时对科研档案原始资料进行收集，通常情况下可采用定期收集和随时收集相结合的方式，各单位应结合本单位科研档案管理的实际工作建立完善的科研档案管理制度，制定详细的归档范围、时间、要求等，从而有效保证科研档案资料收集的完整性。科研档案管理人员应与科研人员保持密切的联系，对科研进度和科研档案资料形成进行及时了解，避免科研档案资料的损毁和遗失。各部门应积极配合工作，保证科技项目档案管理工作的顺利开展，全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。

（三）提高科研档案归档及管理工作水平。档案归档是档案收集与整理中最基本也是最重要的，档案归档工作应从整理档案开始，以件为单位进行文件归档操作，一般情况下每份文件为一件，为确保纸质文件的长久保留，要将原始文件上的金属钉拆掉，将文件装入软卷皮之后，为其编写页码，页码编写完成后，要对文件加盖归档章并填写，最后一步即是依据文件属性进行归档文件目录的有效编制。在进行归档工作的过程中，应遵循统一管理原则，严格执行档案管理制度，保证归档文件的完整与准确，确保能够依据归档目录准确找到文件。为有效提高科研档案归档及管理工作的水平，应做到如下几点：首先，可对档案的密级进行划分。根据其重要程度可将科研档案的密级划分为绝密、机密、秘密三种密级。其中，密级为绝密的科研档案保管期限应为永久，密级为机密的科研档案保管期限应为长期，密级为秘密的科研档案管理期限应为短期。其次，可采用多种组卷方式对科研档案进行归档。在科研档案的归档整理中，可将该研究项目的设计书、课题总结、研究成果等重要材料组合成卷，再按照时间顺序将各类科研档案材料进行排序，再根据科研项目研究内容材料的多少，将一个研究内容的材料分为一卷或者多卷，并依照案卷的内容对科研档案进行合理分类，这样使得科研档案的归档更科学，便于科研档案的保管和查找，方便日后对科研档案进行查阅、利用。

（四）创新档案管理方法。提高管理工作效率，运用现代技术手段对科研档案进行管理，是提高档案管理和服务效率的必然要求，在做好保密工作和保护好知识产权的前提下，有步骤、分批次、循序渐进地推进科研档案材料的及时收集，提高档案管理的工作效率。实行现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备进行科研档案材料的收集、整理及加工，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，应该做到如下几方面：建立完善的科研档案工作日常检查制度;建立完善的科研档案调阅与使用权限制度;建立完善的科研档案保管制度;建立严格的库房管理制度。

（五）规范档案开发利用方式，完善档案资源的开发和利用。积极宣传报道科技成果，编制各级各类档案分类目录，丰富检索手段。对于归档的材料要及时编制全引目录、案卷目录、分类目录和全宗卷，利用计算机等先进的检索工具及时、准确地为科技人员提供行之有效的服务，为科技信息交流提供平台。档案是宝贵的历史资料，在管理过程中要重视档案资源的开发利用，最大限度开发和利用档案资源，让档案最大限度发挥其利用价值。

（六）加强专业知识培训，提高档案管理人员素质。科研档案工作的宗旨是为科技服务，档案人员必须具有淡泊名利、忠于职守、踏实工作和吃苦耐劳的精神，要树立强烈的服务意识、端正服务态度、改进服务方法、提高自身专业素养。科研項目档案管理的对象有着多样性、复杂性的特点，管理范围更为广泛，因而对档案管理人员提出了更高的要求，各单位要重视和加强档案人员的理论学习，加大对科研档案管理人员的培训力度，培养一批具有较高水平的档案管理人才，从而适应档案管理实现从封闭向开放的转型，从手工操作向现代管理的转换，从依靠行政手段管理档案向依法管理档案转变，使档案工作者从档案管理者变为档案信息开发者，不断提升管档人员的综合素质，培养高素质的档案管理人才队伍是做好当前科研档案管理工作的根本保证。

四、总结

做好科研档案管理工作可以为本单位的科研开发提供有效的帮助，档案管理部门为顺应时代发展的需求，应充分掌握科研档案管理的内涵及特点，对科研档案管理中存在的问题进行分析和研究，并采取最有效的解决措施对科研档案管理进行完善，从而不断提高科研档案工作的水平，使科研档案能够得到更好的利用。

加强科研档案管理有助于科研水平的提高，有利于生产和经济建设。逐步实现档案管理的规范化、标准化和现代化，有利于促进我国科技成果的转化和科研单位科研工作进一步深入开展，规范科研管理工作流程，促进科研项目档案管理工作顺利进行，充分开发利用科研档案信息资源，为利用者提供完善、健全的档案信息资源，使之更好地为“三农”服务，是当前做好科研档案管理工作的出发点和归宿，也是科研档案管理者的重要职责。因此，在未来科研档案管理工作中，应重视对科研档案工作的规范化管理，不断提升科研档案管理水平，充分利用档案资源推动科研的正向发展。