新时期我国高校档案管理理论发展研究

潘虹

【摘要】新时期我国高校档案管理工作面临新的环境和要求，需要理论进一步发展和创新，以更好地指导相关工作实践的开展。基于这一背景，本文将以梳理档案管理理论的发展为主，结合我国近些年的理论发展，立足新时期高校档案管理工作实践，对未来高校档案管理理论的发展给出适当建议。

【关键词】档案管理;理论发展;管理实践

马克思主义理论认为，认识和实践的关系是辩证统一的，实践是认识的基础，认识来源于实践并指导实践。在全面建成小康社会，实现中华民族伟大复兴的“中国梦”的决胜阶段，高校档案管理工作需要进一步优化、整合，实现档案信息的数据化录入，拓宽使用渠道，提高使用效率，更好地支持相关工作的开展。实践的发展为理论的发展提供了基础，也呼唤理论的创新，更好地指导实践。

一、档案管理理论发展历程

档案管理理论起源于近代法国，强调档案信息的完整性，但理论尚未形成体系，且西方各国都有各自的档案管理理论，这一时期的档案管理理论发展是零散的、不成体系的。

1910年8月，来自英国、法国、荷兰、西班牙以及德国等23个国家的500多名代表齐聚布鲁塞尔，召开了第一届“国际图书馆员和档案馆员大会”，会议决议成立“图书馆员协会”，作为非官方的社会团体组织，作为档案管理人员的专业协会。大会还实现了两个重要成果：一是确认了档案的整体性和体系化，属于同一对象的档案应当整体地、完整地保存在一个档案馆内，不应分散保存。二是开创了档案管理工作的国际合作模式。1948年，国际档案理事会成立，档案管理国际化运作得到世界各国的普遍认可。

上世纪中叶，美国档案学者提出“文件生命周期理论”，这是在档案管理工作日益专业化，且档案数量日益增加，需要科学、优化的管理方法的实践背景下产生的新理论。文件生命周期理论认为，文件从形成到最终销毁是一个完整的“生命周期”，但由于文件所蕴含信息的可应用性及实效性，这一生命周期可以具体地被划分为不同的阶段，即文件形成阶段、先行使用阶段、暂时保存阶段以及永久保存阶段，具体而言，就是录入档案信息，初始阶段档案可以被频繁利用，随着实践的发展和需要的变化，档案信息的使用频率逐渐下降，从频繁利用下降到偶尔利用，随着时间的推移，档案几乎不再使用，最后基本丧失了现实利用性，只有收藏价值，就会视价值之高低，决定永久保存或一次性销毁。

20世纪80年代，在文件生命周期理论的基础上，西方档案学者又提出了“文件连续体理论”，这一理论的提出，是以信息技术日益参与到档案管理工作的实践基础上。与传统的纸质版档案管理不同的是，电子数据在信息录入、存档以及共享方面具有极大的优势，特别是基本形式，从实物的纸质版到电子信息化虚拟保存，因此文件生命周期相较以往，不再如以往般明显，而是形成一个连续体，连续体理论下，档案保存工作进一步一体化，同时强调不同部门的合作，包括档案管理部门、技术部门以及行政管理部门等，需要档案主体单位具有一定的统筹。

二、改革开放以来我国档案管理理论的发展

改革开放伊始，各项工作都面临新的时代环境，档案管理工作也面临新的时代特点和要求，在此基础上，逐渐形成了具有我国特色的档案管理理论。

20世纪80年代初，我国学者提出了主客体全宗理论，解释和回答了西方档案管理理论中，档案分头管理导致的效率低下、档案完整性不足的问题，指出档案管理应当是“在统一活动中形成的有密切联系的档案文件整体”，强调档案的“整体”性，而不应档案信息主管部门的不同而划分不同的类别。主客体全宗理论是基于我国集中统一领导的体制基础，结合我国具体实际国情提出的，对我国改革开发以来档案管理的实践发展具有重要的指导意义。

20世纪90年代，我国学者在总结实践经验的基础上，将以往的文件生命周期理论、文件连续体理论以及主客体全宗理论等进行总结，创新地提出了文件运动规律理论。这一理论认为，档案管理既没有明显的生命周期，也不能由某一个部门或主体全盘负责，而是既要集中，又要分散，要根据档案形式和档案管理工作流程，在各部门之间合理划分权责;同时，这一理论将档案文件和现行文件之间的关系进一步阐述清楚，即二者之间的关系不是单向的，而是双向的，档案信息在一定条件下，可以在现在的时点上继续发挥价值。有学者进一步研究后为理论内容进行了必要的补充，认为在信息技术条件下，档案存放在硬盘上构成的是电子文件实体的集合，还需要一定的归纳方法，没有合理而科学的整合方法，这一集合只能是散乱无章的，档案无法有效地被应用，提高相关工作的效率将无从谈起，因此，必须有科学的归纳、整合方法，真正发挥出信息技术的便捷性和即时性，更好地为相关工作服务。

三、新时期我国档案管理理论的发展方向

***总书记指出，档案工作要坚持“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的历史使命。在全面建成小康社会，实现中华民族伟大复兴的关键决胜阶段，我国档案管理理论要根植于实践，实现新的创新发展，具体包括以下几个方面：

首先，从档案管理的主体来看，要坚持党的领导，坚持档案管理工作为人民服务、为中国特色社会主义建设服务为基本方向。加强相关政策的顶层设计，提高对档案管理工作重要性的认识，确保档案管理工作规范化、制度化运作。档案信息的来源渠道多样，要加强统筹协调能力，避免各自为政、“九龙治水”，而是以牵头部门为主，落实好档案管理工作。

其次，从档案管理的客体来看，档案信息的真实性、完整性一直以来是档案管理理论关注的重点。在新时期，档案管理部门要加强对档案信息真实性、完整性的把关，特别是要避免存在虚假陈述和重大遗漏。另外，要加强对档案信息的整合，建立标准化的档案模版，为信息技术手段进行档案信息整合提供前提和基础。

再次，要凸显档案管理工作的法治精神。***总书记指出，“法治是人类政治文明的重要成果，是现代社会治理的基本手段”，档案管理理论要融入并凸显法治精神。一方面，可以基于档案工作的立法实践，例如《档案法》的实施，总结典型案例，寻找改革方向;另一方面，适当借鉴西方国家的经验，总结档案管理理论法制化发展的模式，为我国相关工作提供必要的经验借鉴。

最后，要强调理论对档案管理实践的指导作用。一是理论要明确档案管理实践在不同部门之间的具体分工，确保档案管理工作的顺利开展。二是要强调服务属性，即档案管理的目的是为档案信息使用者服务，在信息时代背景下，档案管理部门要高度重视并主动学习、加强对信息技术应用的自觉性和主动意识，提高利用信息技术开展档案管理的能力，有条件的地区和部门可以建立档案信息共享平台，提高档案共享能力与使用范围，更好地提高相关工作的效率。

四、总结

实践是理论产生的基础和来源，理论的发展指导实践的发展。新时期，我国档案管理工作面临新的环境与问题，需要档案管理理论的发展，更好地指导实践的发展。档案管理理论最初形成于法国，历经一个多世纪的发展，已经形成较为完善的理论体系。改革开放以后，在中国特色社会主义建设的伟大实践中，我国学者立足档案管理工作实践，总结发展了具有我国特色的档案管理理论，有力地促进相关实践工作的发展和进步。档案管理工作是新时期加强社会经济发展建设事业的重要内容，需要不断发展完善相关理论，更好地指导实践。

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