提高高校办公室档案管理工作效率的思考

王艳楠 张云涛

【摘要】随着教育体制改革的实施，高校对办公室档案管理提出的要求也不断提高。档案管理是保持高校正常运转的一项重要工作，它对于大学生的就业等方面有着促进作用。因此，高校办公室要对档案管理工作不断实施现代化、科学化和规划化，提高办公室档案管理水平，发挥出全校师生的服务作用。本文主要探讨提高高校办公室档案管理工作效率的方法。

【关键词】高校办公室;档案管理;工作效率

一、提高高校办公室档案管理工作效率的方法

（一）创新高校办公室档案管理工作。高校办公室需要增强档案管理人员的创新意识。传统的档案管理由于长期按照常规方式，使得工作单调乏味。传统的档案管理仅仅在意为师生提供了多少服务，或者立档了多少案卷，却从来不会主动去创新，积极改进这样单一的工作方法，为师生们带来更好的服务。增强档案管理人员的创新意识可以更好地为师生服务。高校办公室还需要创新的档案管理模式。在档案管理工作中，除了能够保证基本的工作质量外，还可以提高工作手段和更新立卷制度。一切尽量遵循化繁为简，通过仔细观察，不断提高档案管理的工作效率。除此之外，还应该善于利用现代化管理手段，能够帮助我们完成复杂的工作项目。建立健全的档案管理规章制度，加强保管、利用、鉴别以及归档等任务的完善，确保师生档案的系统性、完整性以及时效性。保持档案的最新状态和完整性，有利于提高档案管理工作的规范化和标准化。

（二）实现高校办公室档案管理信息化。现如今，档案信息化管理已经成为高校档案管理的改革趋势。传统的档案管理容易出错，查阅难度复杂，其效率很低。作为一种信息资源，它应该与当代信息化同步。运用计算机网络技术、摄影技术等高科技技术，快速、准确、高效地进行信息处理，以便于更好地管理和有效服务，实现办公室管理的自动化和智能化。因此，为了高校档案信息化开发和建设，需要做到以下三点：一是制定档案信息系统的规范标准来实现人事档案的数据化管理和资源网络的共享，例如：数据库系统、电子档案、网络通信标准等。二是建立面向多用户、功能齐全的数据库系统，利于档案管理人员灵活操作。并且针对不同类别的人员还应设定不同的权限，满足不同的使用要求。三是建立完善的技术保障体系来确保人事档案信息的安全，在系统维护、用户访问、数据备份和故障恢复等多方面采取必要的措施。

（三）提高高校办公室档案管理人员的素质。档案管理人员的素质直接影响到档案管理工作的管理水平和服务质量。为了培养档案管理的创新意识和实现档案信息化，都需要高素质的档案管理人员。为了做好档案管理这项相对枯燥的工作，档案管理人员需要一颗能够沉淀下来的心和默默无闻甘愿为他人奉献的精神。作为一名办公室档案管理人员，需要具有较高的责任感，思想品德事业心以及热爱本职工作的敬业心。在做好自己本职工作的基础上，增强服务与创新意识，加强收集各种最新档案信息的能力，利用档案资源，为用户提供相关信息，给他们进行最好的服务。除了档案管理人员自身需要提高素质外，还需要学校领导重视档案管理，不断加强档案管理工作，鼓励档案管理人员积极参加相关业务培训，学习新的技术，以此来不断提高档案管理人员的知识结构、业务能力和综合素质。

随着档案管理信息化的普及，档案管理人员还需要与时俱进，适应檔案管理工作的现代需要，进行现代化管理的基本知识培训，能够将理论与实践结合。除此之外，档案管理人员还需要学习相关计算机知识，能够熟练掌握并运用计算机档案管理软件进行档案的录入、整理、统计、查阅等技能。为了适应国际化的今天，办公室档案管理人员还需要具有一定的英语水平，能够与国外有关部门进行简单的交流沟通。增强档案管理人员的英语水平还有利于学习国外先进档案管理知识和技能，使高校档案管理更加完善，有利于引进海外人才来从事档案管理工作。因此，提高档案管理人员的基本素养能够提高高校档案管理事业的发展。

二、结语

对于提高高校办公室档案管理工作效率，需要创新档案管理工作、实现档案管理信息化以及提高档案管理人员的素养。还需要不断提高档案管理工作水平，提供优质、快捷、准确、安全且令人满意的服务。档案管理能够加强高校的师资队伍建设、促进教学、科研等工作内容的展开，因此，真正实现档案管理的现代化、科学化和规范化是现在高校办公室档案人员的必要工作。

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