大数据时代提升高校档案管理工作价值的策略

邱建国

【摘要】在如今高等教育不断改革发展的新形势下，大数据技术的到来为高校档案管理工作带来新的机遇和挑战。本文在分析我国当前高校档案管理现状的基础上，总结了大数据时代我国高校档案管理工作的突出问题。为确保高校档案管理工作真正为高校科研教学、后勤保障以及管理等层面工作服务，本文提出了大数据时代提升高校档案管理工作价值的相关策略。

【关键词】大数据;高校;档案管理;策略;服务

随着社会对高等教育的重视程度越来越高，教育部门不断以各种策略推动我国高等教育事业的发展。目前，我国高校的教学质量及规模与其他发达国家相比已具备一定的竞争力。随着我国高等教育事业的发展，与之相关的高等教育信息也在不断衍生出来。其中，很大一部分高等教育信息归档成为档案资源，为今后高等教育事业的发展奠定了基础。

高等教育信息由于其数据量大、数据类型相对复杂以及利用价值高等特点对与之匹配的高校档案管理工作提出了新的要求和挑战。尤其是如今大数据时代的到来，为我国高校档案管理工作提出了更高的要求和挑战。大数据时代的到来为充分挖掘高等教育信息提供了便利，使得档案能够更大程度转化为知识，推动我国高等教育事业的发展。本文将以大数据时代为背景，研究新形势下提升高校档案管理工作价值的策略，确保档案能够有效推动高等教育事业的发展。

一、大数据技术在档案管理工作中的应用研究

（一）大数据技术在高校档案管理中的应用现状研究。近年来，随着科学技术的发展和互联网技术的不断推广，随着衍生出来的大数据技术已经广泛应用于社会的各个行业和领域中。基于当前大数据时代的新背景和新形势，高校档案管理工作在大数据信息技术的推动下已经能够为教育工作者提供更加智能、个性以及精品化的服务。基于大数据技术，我们可以将以往的档案根据其特点和类别进行分类，而后基于大数据技术高校的数据检索功能，教育工作者能够快速、高效、智能地获取其所需的信息。在此基础上，基于大数据技术对所检索到的信息进行进一步的分析和挖掘，从而为领导决策提供强有力的数据支持。大数据时代推动了高校档案管理工作，将传统档案管理工作的潜能和价值进行充分的挖掘，为如今的档案管理工作提供了新的发展方向和空间。

（二）大数据技术在高校档案管理工作中的应用研究。1.大数据技术能够充分挖掘档案资源的潜能。本文中所研究的高校档案涵盖了高校中的管理、科研、后勤保障以及教学等多层面的信息。通过这些档案信息，我们可以从中了解某高校的发展史以及其在发展过程中各个层面遇到的困难、解决困难的有效措施等。因此，在大数据技术的指引下，我们可以充分挖掘档案信息中的利弊进而有效推动时下高校发展的效率。总的来说，高校档案管理工作的高效开展是推动高校各项事业发展的必要条件。然而，在很多高校中，档案管理工作仅被认为是对该校发展中历史的存档。由于管理人员意识上的忽略，导致高校档案未能对高校的发展提供借鉴和咨询的积极作用。当然，在大数据技术蓬勃发展的年代，也有一部分高校将大数据技术引入檔案管理工作中。经研究，大数据技术在高校档案管理中的应用很大程度上提升了该校教学、科研、后勤保障、管理等层面工作的效率，为该校管理者作决策提供强有力的支撑。2.大数据技术是为档案管理工作提供个性化服务的基础。在传统的档案管理工作中，档案管理工作者仅根据客户的需求为其提供有限的、单一的档案信息。也就是说，传统的档案管理工作方式比较被动，不能为客户提供全面的档案信息查询。然而，随着大数据技术在档案管理工作的应用，档案管理工作者能够主动出击，在转变传统工作方式的基础上基于大数据技术分析客户的需求，进而为客户提供全面的信息查询。“智慧校园”就是大数据技术应用高校中最好的示例体现。基于智慧校园的建立，高校师生在学校各个层面的网络平台中活动，通过对各个网络平台痕迹的查询即可提前预测师生的需求。比如，通过对师生在档案馆学校网络平台痕迹信息的采集，并对其身份、时段以及关注内容等信息的查询，从而得到客户的需求方向。档案管理工作者为客户提供主动推送并介绍客户可能需求的内容。总而言之，大数据技术应用将传统的档案管理工作由“被动”的工作方式改变为如今“主动”的工作方式。

二、我国高校档案管理工作突出问题研究

任何事物的发展都在不断发现问题并解决问题，我国高等教育事业的发展也是这个道理。近年来，虽说我国高等教育事业得到了高速的发展，但是其中仍有很多问题急需解决。其中，在高校档案管理中也有众多问题急需解决。经研究，目前我国高校档案管理工作中突出的问题可以归纳为以下几条：

（一）档案管理工作者的思维及观念相对落后。随着当前科学技术的飞速发展，越来越多的新技术应用在各个行业和领域中。其中，大数据技术在档案管理工作中的应用将传统的档案管理工作进行了颠覆性的变革。然而，在实际工作中，某些档案管理工作者未能够正视大数据对其工作带来了变革，仍然采用传统、固执的方式开展工作。由于不能主动学习大数据技术，造成其观念与思维相对滞后，最终导致其在工作中不能够为客户提供全面的、个性化的服务。总之，档案管理工作者思维的滞后性是阻碍大数据技术推动档案管理工作进步的根本。

（二）未能充分利用档案资源。受传统观念的影响，档案更多的是被理解为信息的一种储存，而未将档案视为可供利用的信息。在此观念的驱动下，档案管理工作中的考核机制仅包括对档案存储的考核，而缺乏关于对档案利用率的考核。因此，由于传统观念的诱导使得绝大部分管理者将工作的重心放在对档案的存储上，而使得档案馆中的大量电子版或者纸质版的档案未能被充分利用。

（三）档案管理工作处于相对被动的状态。同样，受传统档案工作理念的影响，绝大部分档案管理工作者工作方式比较被动。具体表现为：档案管理工作者坐等客户，提供需要查询的内容，为客户提供单一的、片面的档案信息。上述被动的工作方法很大程度上制约了档案信息发挥其指导和为客户提供借鉴的作用。

三、大数据时代提升高校档案管理工作价值的策略

基于上述对高校档案管理现状及大数据技术在档案管理工作中的应用分析的基础上，提出了当前新形势下提升高校档案管理工作价值的有效策略。具体归纳如下：

（一）全面提升档案工作者的素质。若想确保大数据技术能够有效推动高校档案工作的发展，确保其发挥应有作用，首先应确保档案管理工作者具有应有素质。只有在高校档案管理工作者具备一定的网络信息技术和全新的管理思维和理念的基础上，才能将高校为其配置的计算机和档案管理系统与大数据技术有效结合起来，进而充分发挥大数据技术在档案管理工作中的作用。也就是说，即便高校在档案管理工作中已经引入了大数据技术及其相应的硬件配置。但是，由于管理者缺乏与之匹配的管理理念和技术做支撑，使得相应的硬件设施一直处于闲置状态。因此，高校应加强对从事档案管理工作人员管理理念和技术的培训。

（二）变“被动”为“主动”。高校档案管理工作人员应将其工作方式变“被动”为“主动”。也就说，相关档案管理工作人员不能坐等师生提需求，再为其提供、查询相应的信息。在新形势下，高校档案管理工作人员应充分利用大数据技术，分析全校师生在科研、教学、后勤保障等方面的需求，并主动将师生在不同层面的需求内容推送至网络平台上，供师生选择。比如，就某校筹划校庆活动而言，校档案馆可以将以往校庆活动中的资金开支、人员分配以及活动程序等内容提前搜索出来供活动策划者参考，为确保校庆活动的策划提供强有力的支持;某校需开展基建工程，档案馆相关工作人员将该校以往基建工程的资料搜索出来供领导层作决策。

（三）高校应出台相应的激励机制，促进档案管理工作转型。随着大数据技术在高校档案管理工作中的应用，高校档案管理工作从传统的工作模式发生了彻底的变革。具体表现为：由“被动”变“主动”，由传统的“重存储”的工作模式发展为如今“重应用”的工作模式，由传统的边缘化工作特点发展为如今的重要工作。鉴于上述转变，高校应出台相应的激励机制，将大数据技术在档案管理工作的应用纳入考核标准中，将档案管理工作人员的管理理念和技术水平作为年终的考核标准，对在工作岗位有突出推动工作模式转变的人员给予奖励。通过一系列的激励措施，推动大数据技术在高校档案管理工作的发展。

（四）全面融合教学科研、高校管理、档案管理工作。将高校的教学科研、管理以及档案管理工作三者有机融合起来，确保档案管理工作能够有效地为高校教学科研和高校管理工作服务，全面提升高校档案管理工作的价值。具体操作如下：联合教研主管部门、教务系统，为高校老师每人配置一台终端，并要求每位拥有终端的教师主动上传教学、科研数据，以确保档案馆所接收到数据的全面性和完整性。基于大数据技术对老师上传的数据进行分析，并实时掌握老师的教学进度。此外，基于对科研人员上传数据的分析，档案馆为每位科研人员主动推送与其课题相关的实时资料，进而推动老师的科研速度，提升最终的科研质量。

（五）将图书馆工作与档案管理工作有机结合。严格地说，图书馆与档案馆的工作具有极大的相通性。因此，在高校中可以将图书馆的管理工作与档案馆有机结合起来，实现图书馆数据与档案馆数据的及时共享，进而能够更加准确地分析出师生的需求和意图，最终为师生提供更加全面、个性化的服务。比如，在我国某高等学府中，基于大数据技术将图书馆和档案馆共同体现在一个平台上，通过该平台，师生可以同时对图书馆和档案馆资料进行查询，为师生查阅资料提供了极大的便利。

四、总结

综上所述，高校档案管理工作的开展情况很大程度上决定着高校的教学科研、管理以及后勤保障等层面的工作效率。经研究，我国部分高校档案管理工作人员的思维及管理理念相对落后，严重制约着大数据技术在高校档案管理工作中的应用。故，为提升大数据技术对高校档案管理工作的推动效率，我们从加强对从事高校档案管理工作人员的素质、将其工作方式变“被动”为主动、增强对其的考核激励机制以及将档案管理工作与图书馆工作有机结合起来等几个方面提升高校档案管理工作的价值，使其真正意义上为高校各层面工作服务。

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