新时期人事档案信息化管理的思考

吴启瑞

【摘要】社会诚信化、规范化的提升以及信息技术的发展，人事档案的重要性越来越突显，需要我们引起高度重视，同时还要积极运用所有符合实际的手段，进一步强化人事档案的信息化建设，创新管理模式，从而构建全面、详细的人事档案，使人事档案的信息化管理顺利实现。引发档案管理模式的变革促进其管理水平的提升，在确保信息安全的基础上，实现档案信息的共享，进而合理运用人才。本文主要阐述了新时期人事档案信息化管理的意义，然后对其存在的问题进行探讨，并提出相应的解决措施，以供参考。

【关键词】新时期;人事档案;信息化管理;问题;制度

在人力资源管理中，人事档案所发挥的作用极为重要，其真实记录了个人开展本职工作期间的各项事情，所以在人才考核和选拔的时候可以提供更多有效依据，同时借助人事档案还可以促进人事管理水平的提高。所以新时期需要对人事档案信息化管理工作引起高度重视，充分借助现代化信息技术，使人事档案的网络化顺利实现，并提高档案信息化水平，以便于更好地查询、变更和储存档案，及时、快速传递档案信息，在确保信息安全的基础上，实现档案信息的共享，这对促进人事档案利用效率的全面提高极为有利。

一、新时期人事档案信息化管理的意义

人事档案信息化管理，即在档案管理活动中应用现代信息技术，数字化管理档案信息资源，确保有效利用档案资料。当前信息技术的发展速度越来越快，人事制度得到深入改革，在日常工作中，有诸多的人事档案资料产生，人才流动频率越来越快。就人事档案管理工作来说，需要在最短的时间内将理念转变，不断展开创新，充分整合已有资源，改变过去单一纸质管理方法。要充分利用信息化管理手段，积极开发利用人事档案，确保其利用起来更加便捷、高效，显著提高人事档案管理的工作效率。除此之外，进一步强化人事档案信息化管理工作，还可以自动化管理档案资料，使信息资源得到更好的分享，把人事档案资料的价值充分发挥出来。

二、人事档案管理信息化建设存在的问题

近年来，我国人事档案管理信息化得到了迅猛发展，但是人事档案信息化仍有诸多问题存在。在发展中，这些问题对人事档案信息化的发展极为不利，主要表现在下面几个方面：

（一）人事档案信息化管理制度缺乏健全性。新时期人事档案管理工作中，诸多仍运用传统的管理制度，并未立足于现代科技的发展展开创新，这就导致现在社会对人事档案管理工作的要求未得到满足，同时也对新时期人事档案管理信息化建设造成了阻碍，人事档案管理制度缺乏健全性，管理工作效率不高，在档案管理工作中仍有诸多漏洞存在，容易泄露人事档案信息，给单位和个人带来极大的损失。

（二）信息化人才队伍建设匮乏。在人事档案管理信息化的递进下，人事档案管理人员的信息化程度得到了提高，这是人事档案发展的大势所趋。人事档案的信息化管理需要打造一支掌握信息化知识的档案人才，不仅要把传统的人事档案流程掌握到，同时还要对现代信息技术进行熟练操作。立足于近年来的情况可以看出，尽管也引进了一些信息化技术的专业人才，但仍没有提升人事档案管理的整体素质，重点是缺少复合人才，此问题使人事档案信息化的建设和发展受到了严重阻碍。

（三）人事档案信息安全性差。立足于客观的角度，由于网络技术的特点，决定了可以人们更加快捷地复制和传播档案，因此人事档案信息的安全性较差;立足于主观的角度，信息安全建设并未引起重视，档案的保密意识和安全意识薄弱，使得档案的管理和归档有诸多问题存在。档案的操作人员不能及时发现漏洞，操作缺乏规范性，发现了也不及时解决。特别关键的是，计算机病毒的传播越来越广泛，电子存储设备技术有一定的缺陷存在，对人事档案电子信息的保密和安全造成了严重威胁。

（四）软硬件设施基础缺乏平衡性。各级单位对人事档案信息化的建设进度和要求有所差异，所以不同单位的人事档案信息化管理软件开发程度所存在的差异极大。软件开发互不干涉，所以可以通用的、规范化的管理软件开发十分滞后;硬件上信息化所需要如扫描打印设备、网络和计算机等设备，在先进程度上和齐全性上均有诸多缺陷。大部分单位仍采用的是手动模式辅助计算机的管理，软硬件基础缺乏牢固性，使人事档案管理的信息化建设受到了严重限制。

（五）信息数据库建设滞后。人事档案信息数据库涉及的内容较多，其中主要包括四种功能，即收集、整理、归档、查询和传递。然而在数据库建设的时候，存在不及时补充和更新数据的现象，同时有诸多的数据错误存在。由于人事档案数据库的建设滞后，导致信息数据不能得到有效共享，进而导致信息化水平差。人事档案信息化过程中，本身便具有诸多的主观因素和不可抗力，严重影响了其安全性，如信息保存的寿命、黑客和计算机病毒。此外，人事档案信息和网络建设的形式缺乏标准性、统一性和规范性，也导致数据库建设较为滞后，网络开放、推广、共享率较差，档案信息资源建设不能和数据库建设保持同步，使人事档案信息化的发展受到了严重制约。

三、新时期人事档案信息化管理策略

人事档案管理信息化建设是现阶段档案管理工作的必然趋势，就现阶段的人事档案管理信息化工作所存在的问题，提出下述几点有效措施：

（一）完善人事档案信息化管理制度。人事档案管理信息化制度的完善性，可以从制度上有效保障单位的人事档案管理工作，因此各单位必须要对人事档案管理信息化的相关制度进行完善，确保人事档案管理工作的科学性和规范性，就档案保存方式、档案管理工作的规范性和档案信息的真实性等展开统一要求，以免档案在使用和管理的过程中出现问题，对档案的利用效率造成影响。机关事业企业单位要立足于实际的人事档案管理工作不斷完善制度，让人事档案信息化管理工作有相关规章制度为保证，为单位人事档案管理工作的顺利开展奠定坚实的基础。

（二）打造高素质管理队伍。档案管理人员的能力直接决定了人事档案管理水平，人事档案管理人员要利用各种计算机技术、通信技术管理各种人事档案资料，促进单位的良好发展。针对现阶段实际情况来说，人事档案管理人员的综合能力水平低，特别是信息化意识缺乏，不能有效掌握信息技术，所以严重阻碍了人事档案管理的信息化发展。在人事档案管理中，为了将信息化管理顺利实现，就必须加大对档案管理人员的教育和培训力度，一方面，应打造一支专业的档案管理队伍，引进更多专业人员使管理队伍得到充实，还可以积极和高校展开合作，招聘一些综合能力强的大学生充实档案管理队伍，使档案人员的思维得到开发，创新档案管理工作。另一方面，在日常工作中要加大对档案管理人员的教育和培训力度，特别是部分工作年限较长的档案工作人员，传统经济模式的影响对他们的管理理念影响极大，所掌握的信息技术较少，难以顺利开展人事档案信息化管理。对此，要选择某一固定时间培训人事档案管理人员，既要展开技能培养，同时还要培训其职业道德素养，主要展开各种信息化技术和信息技术的教育、人事档案管理人员的职业道德教育、使命感和责任感方面，促进人事档案管理水平的提升。

（三）加强人事档案信息化管理的安全意识。信息技术把更加快捷高效的方法和手段提供给了档案管理，但也严重影响了档案管理的安全性。现阶段，部分单位在展开档案信息化建设的过程中，缺乏安全意识，进而很容易导致档案信息发生泄密和丢失，所造成的损失极大。同时很容易忽视保存电子文件方面存在的更新版本的不可识读性和不兼容性，以及存储材料和载体的易损毁问题，通常会丢失宝贵档案信息资源。在管理的过程中，务必要认真研究人事档案管理的相关政策，在严格界定各种信息资料密级的同时，把计算机的加密功能正确运用好，立足于使用权限系统的分类加密通用数据库的数据，要把档案资料的保密和利用的关系正确处理好，不仅要摒弃不思进取、克服求稳的保守观念，同时还要避免随意性强、不设界限的思想。此外，电子档案对保存方式手段和保存环境具有很高的要求，管理人员要注意防病毒、防辐射、防高温、防潮工作，大力研究档案资料的安全性，把电子档案的第一时间备份和维护工作做好，要对电子档案和纸质档案的关系进行认真处理，使档案资料的完整性和安全性得到保证。

（四）加大基础设施建设力度。电子计算机具有自动运算、逻辑判断能力强、存贮信息强、精确度高和运算速度快等特点，在文件管理方面，借助计算机接收、借阅、查找和归还文件，并对到期应销毁的文件进行辨认等档案的归档利用和管理工作。在人事档案管理方面，借助计算机收集、编制、整理人事档案，编制内容介绍、检索工具和内目录，还可以在库房管理中运用，用在特殊的档案工作项目中，如对大型索引进行编制，服务档案的编制工作和档案统计等工作。所以，首先要从硬件上对计算机进行配备，促进各类档案馆、网络技术和档案室计算机应用程度的提高，逐渐把档案信息化水平提升。其次，要对局域网进行建设和完善，确保所有工作都网络化，加大人事档案的利用力度。

（五）构建人事档案信息数据库。由于人事档案信息化管理较为复杂，需要确保人事档案管理系统的先进性、高效性和科学性。第一，需要进一步强化基础设施建设现代化，基础设施是构建人事档案信息数据库的重要基础，引进先进设备可以将档案系统数据的传输速度提高，更好地录入文字图片等。第二，我们还要建立健全人事档案信息数据库，构建数据库需要由统一的标准使不同区域和专业人力资源工程顺利实现，数据库内容有毕业院校、工作时间、加入时间、入何组织、单位代码、姓名、出生年月、民族、性别、身份照号和编号等信息。构建数据库既能促进数据利用效率提高，还能把重复性操作减少，确保结构更加完善和合理。第三，我们需要构建安全保密法规，在构建人事档案信息数据量中安全保密问题占据着极为重要的位置，构建相应的法律法规可以为安全管理提供法律依据，使人事档案信息化管理中的安全性得到保障。

四、结语

把新时期人事档案管理工作做好，符合档案管理工作改革的要求，同时也满足了机关、事业、企业单位发展的需要，人力资源管理部门要充分认识到人事档案信息化建设的重要性，按照人事档案管理工作的客观规律，充分借助网络技术和计算机有效开发和利用人事档案信息资源，加大档案信息化管理力度，确保单位在人才聘用、职称晋升和人才培养上有更加公正准确和完整的第一手资料作为保障。

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