谈文书档案管理办公自动化应用

蔡?

【摘要】本文通过对文书档案管理的办公自动化应用进行了详细的分析，并对应用问题进行了论述，另外，笔者结合自身实际工作经验，提出办公自动化应用在文书档案管理中的策略。

【关键词】文书档案管理;办公自动化;应用

在档案管理工作中，文书档案管理是其重要的内容之一，随着信息化时代的到来，在文书档案管理工作中引用了信息自动化技术，使文书档案办公效率得到了明显的提高。在文书档案管理工作中将其与自动化技术相结合，构建档案管理自动化信息处理系统，使文书档案管理办公自动化得以实现，对档案进行全方面有效的管理，使文书档案管理的服务质量得到不断提升。

一、办公自动化应用在文书档案管理中的优点

办公自动化应用在文书档案管理中，同以往传统的档案管理不同之处在于，其更多的是将繁琐的手工劳动，通过信息化的手段加以简化和完善。通过计算机，文书档案将反馈成电子的资料和信息，通过自动发送、接收、存储等形式，全面化加速信息的传递。办公自动化应用到文书档案管理当中，其有非常大的作用，具体表现在许多方面。提高档案管理效率，传统的档案管理模式，一般是采用手工抄写档案的方法。然而，档案管理人员的失误或者是中间文字数据传递环节的误差，都会导致档案管理出现比较大的错误，效率不断降低。信息化的手段出现后，档案管理人员只要通过点击鼠标就可完成原来的档案抄写工作，大大降低了出错的可能性;利于文书档案的信息共享，原来的文书档案仅仅被存放于传统的库房之中，其有用的信息很能被共享到外界，被科研機构和社会大众所运用。而办公自动化工具在有效保管文书档案的同时，能够对文书档案中的数据进行系统的统计和分析。使得档案中的数据能够被很好地利用，大大缩短了档案信息的反馈时间;便于档案的搜索和提取，计算机只要输入相应的数据，通过模糊查询的方式能够快速提取想要的档案。

二、办公自动化应用过程中存在的问题

（一）电子档案在应用的过程当中，一旦产生错误性的操作，就会产生非常严重的后果。与此同时，因为是共享的资源，文件就是开放性的，其功能强大且储存方法各不相同。由于转换模式不同，一旦外部受到影响，信息就会处于不安全的状态。除此之外，档案信息的安全问题备受人们的关注，一些网络病毒及故障等，均成为档案信息安全隐患，因此，电子档案的安全性是不言可喻的。电子档案其本身需要较高的保密性，所以必须要高度重视其存在的一些风险因素。

（二）由于办公自动化飞速发展，以往文书档案管理人员对其高要求已无法满足。文书档案管理人员当中，大多数不是专职人员，没有这方面的专业技能。对于档案管理中的专业知识并不了解，仍然只用纸张文件进行管理，或者是只对计算机或数据表面上通晓，文书档案管理工作中实施办公自动化后完全胜任不了这项工作，这就需要对其整体水平进行提高。

三、文书档案管理中办公自动化的应用对策

（一）电子档案在存储及安全方面特别重要。作为档案管理部门，对其在检查和维护及更新等多个方面上必须要高度重视，要任命专管人员对其进行一定时间内的更新及备份，从而使其安全性能得到有效的提高。除此之外，必须要将办公自动化系统与内外网分开。并且采用防火墙对其加以保护，进出的数据要无间断进行过滤，对一些不相关的访问及时进行阻止，并运用防火墙对记录的相关信息进行检测，最后进行警告。

（二）文书档案管理人员的整体素质提升。主要有以下几个方面的内容：第一，改变原有传统办公自动化硬件设施，良好的硬件设施是保证办公自动化有效实施的前提条件，对于一些先进的高尖型硬件，要对其加大投入的力度，与此同时，管理人员要对设备的操作与性能进行熟练的掌握。第二，管理人员要定期进行相关知识的培训，鼓励管理人员进行自主学习，对于积极向上的管理人员进行奖励，从而激发管理人员对于学习新技能和新知识的热情，从而达到提高管理人员素质水平的目的。第三，加强地区间的沟通与合作关系，定期与相关单位联合举办档案管理交流会，取其精华，采纳成功经验，从而使档案管理工作更加完善。

四、结束语

综上所述，文书档案管理工作在单位或者企业中的地位越来越凸显，是新形势下档案管理的需要，另外，办公自动化应用于文书档案管理当中，这也是现阶段企业发展的远大目标。因此，就办公自动化而言，要不断地进行探索与研究，不断进行分析与全方面的总结，规范其操作上的流程，在信息的传递与使用的过程当中，必须要注意防范安全隐患，确保文件传递的安全性。同时要培养一批具有高素质的文书档案管理人员，不仅要加强技术方面的培训，更要进行素质方面的培养。

【参考文献】

[1]王兴宏.试析自动化办公环境下企业文书档案管理[J].办公室业务，2018（5）：129-130.

[2]高爱玲.基于办公自动化系统对文书档案管理工作影响的分析[J].办公室业务，2018（6）：167.