企事业单位办公自动化的应用与发展探析

郭德龙

【摘要】随着经济的快速发展，在IT技术不断发展应用的背景下，许多企事业单位将办公自动化应用到运营管理中，但部分单位未改变原有手工办公的方式，影响了实际管理效率，本文对办公自动化在企事业单位管理中的应用进行了探讨。

【关键词】企事业管理;办公自动化;发展

我国企事业单位改革开放以来得到了快速发展，但部分单位办公自动化起步较晚，沿用传统手工方式进行管理，传统管理方式工作量大，且易出错，为单位管理带来很大的不便，很多单位将办公自动化应用到企业管理中，推动了单位管理水平的提升。

一、企事业单位办公自动化的发展

办公自动化是应用计算机技术、系统科学与行为科学等先进科技，使人们的部分业务借助办公设备构成服务某种目标的人机信息系统。采用各种媒体形式，改变传统办公的面貌，最大限度提高办公效率，实现办公活动的自动化。我国办公自动化自70年代开始经历了多个阶段。70年代末，企事业单位办公中普遍使用传真机、复印机等办公设备，为硬件配置阶段。80年代中期，MIS发展标志OA进入数据处理自动化第二代阶段。90年代中期开始，第4代OA实现移动办公。90年代末开始，旨在实现项目团队协同，业务流程协同的第5代OA系统兴趣。协同发展型办公自动化是一种领先的企业管理思想，以工作流自动化workfiow为核心。

二、企事业单位办公自动化的应用作用

办公自动化指依据IT技术、电子邮件及远程通信实现单位内部业务信息的共享，迅速获得有利的信息，是先进、高效的办公系统，简化办公操作，最终实现单位办公自动化，科学化管理目标。办公自动化系统具有全面实用、信息高度共享、实现统一管理等特点。21世纪是知识经济时代，如何在信息革命为企业带来的全球激烈竞争中，充分利用信息资源是巨大的挑战。单位能否利用先进技术手段获取信息，是企业能否取得竞争优势的关键，当前很多企事业单位通过计算机建立内部网络，但未充分发挥内部网络作用，开发应用基于IT技术，符合日常办公习惯的办公自动化系统具有重要意义。

在全球范围激烈的竞争中，企业事业要形成核心竞争力，应充分利用先进技术，通过办公自动化系统，使得单位迅速全面把握生产经营与市场动态等信息，保证企业在激烈的市场竞争中占据主动地位。企业事业单位使用固定的营销渠道与方式应对激励的市场竞争难以取胜，必须借助高新科技与创新的营销思维模式实现高效率的开拓市场，应用办公自动化系统，为客户提供多渠道与全方位的服务，自从我国加入WTO后，办公自动化系统帮助单位实现营销创新等方面发挥了巨大作用。办公自动化系统在企业管理中的应用，大幅提高企事业单位获取信息的时效性，目前很多企业事业单位拥有多处办公地点，不能像传统办公一样在不同办公地点间穿梭，加强了部门间信息交换速度，提高了企业领导决策能力。办公自动化极大提高了企业管理效率，办公自动化附带强大的查询功能，实现了在部门间的互动协调沟通，为市场了解企业提供了新渠道。

办公自动化能满足单位领导决策的需求，满足中层管理者对信息管理的需求，满足员工有效处理业务的需求，办公自动化要求员工的管理思想发生本质转变。

三、企业事业单位办公自动化系统的管理

员工要具有某些专业技能，具备高度市场敏感性，有效管理各业务流程中的知识信息，当前很多企业已具备将办公自动化应用到管理中的硬件设备，相关办公软件不断更新完善，但很多企业办公自动化起步较晚，存在对办公自动化重要性认识不足、员工素质不适应等问题，应切实提高办公自动化的应用效能，要使企事业员工认识到办公自动化是实现现代化办公的必然选择，是对传统工作模式进行有利变革的现实需求，学习办公自动化操作是避免被时代淘汰的必要方式，单位领导应率先使用办公自动化系统进行办公。首先应抓好办公室主任、办公自动化系统管理维护人员的培训工作，实现员工熟练掌握办公自动化操作技術，做到每位员工熟知办公自动化系统相关技能，领导应保证员工能正确使用办公自动化系统处理业务。强化制度管理，要求企业在办公自动化系统中建立软件运行相关制度，明确对办公自动化系统的应用管理责任划分，建立完善办公自动化系统运行工作处理的每个环节相关标准，使办公自动化系统成为员工高效工作的协作平台。办公自动化系统软件应用主要有连接、协同等环节，需将单位局域网连接机关处室的计算机，注意借助办公自动化系统构建在线交流的功能，注意系统能对办公事项处理过程进行跟踪管理。

四、结语

办公自动化在企业事业单位管理中的应用必须结合自身情况，需重视对相关人才的引进，保证系统安全稳定运行。随着单位各部门间与国际信息交流日益频繁，办公自动化在企事业管理中发挥更加重要的作用，建设安全的办公自动化体系是时势要求，通过完善的办公自动化技术提高运营效率，必将提高自身竞争实力。

【参考文献】

[1]刘人瑜.中小型企事业单位办公自动化的解决方案[J].办公室业务，2009（07）：49-51.

[2]廖小淋.关于企事业单位办公自动化业务发展的探讨[J].科技资讯，2008（15）：154.