从“数字化”到“数据化”

杨丽娜

【摘要】随着信息技术的飞速发展，档案资源整合方式迎来了新的变革。从传统的档案资源管理到现代化的档案资源整合，信息技术背景下的档案资源管理越来越高效。本文通过探析在新背景下的档案资源整合方法，探寻新的灵感。

【关键词】信息技术;档案资源整合;方法

一、档案资源整合的发展

在不同的时代，档案资源管理有着不同的主题。总体来说，档案资源管理的历程可以分为三个阶段，分别是传统载体阶段、数字化阶段和数据化阶段。

（一）传统载体阶段。在传统的载体时代，档案资源的管理还是依靠于实物，以至于各种档案的调取以及使用都极其困难。当时的计算机还处于萌生阶段，没有计算机的协助，档案资源的共享以及各方面都受到了严格的限制。

（二）数字化阶段。随着计算机的初步发展，档案资源管理也步入了不一样的阶段——数字化阶段。在数字化阶段中，也有不同的定义，但是其核心都是可以计算机为载体去进行管理和共享，但是同样存在不够灵活的问题。在数字化的初级阶段，是档案著录。美国率先进行档案著录，与传统的档案著录不同，数字化中的档案著录是通过计算机来进行的。通过计算机对档案进行分类，比如背景，类型，从而达到方便查找的目的。我们可以这样认为，计算机著录是档案资源整合数据化的基础，也是计算资源整合的关键环节，直接关系到档案资源管理今后的发展。

（三）数据化阶段。计算机的快速发展带动了信息技术的发展，从而也将档案资源整合带向了数据化的阶段。数据化和数字化的根本区别就是数据化更加灵活有效，可以将在计算机中的文件进行精确的检索和分析，以达到档案资源管理智能化的目的。

档案资源整合的数据化中最基本的功能就是实现全文数据库。一方面，档案资源的整体可以进行智能检索。这个功能的实现大量减轻了人工检索的工作强度，节约了大量的人力成本和时间成本。另一方面，数据库中包含了全部的内容，可以提供在线的全文阅读。其中数据库的构建，需要包括不同种类档案资源的分类方式，检索关键词搜索等内容。在实现了全文数据库的前提下，目前的档案资源整合正在向着档案大数据平台发展，这是档案资源管理和整合的终极目标。通过大数据的分析作用，对各个部门档案中的庞大数据进行管理，从而有效地提高工作的效率。

二、信息技术背景下档案资源整合的方法

顺应时代而生的数据化档案资源整合，在新的时代背景之下又探寻了不一样的路径和方法。

（一）关联数据和资源整合相结合。在新的背景之下，对档案资源整合提出了更高的要求。传统的档案资源之间的关系是微弱的，甚至可以说彼此相互独立。但是，随着信息技术的发展，我们可以利用数据化时代的优势，对不同的档案资源进行结合，从而摆脱传统档案数据之间相互独立的局面。其中，数据之间得到关联，需要从三个维度下手。首先是打破封闭环境，数据化的档案资源不同于传统式的馆藏资源，它可以通过互联网平台进行浏览和分享，所以这就为打破封闭环境提供了基础。其次是减少数据的重复和冗余。由于信息的关联，档案资源之间打破了孤立的环境，从而很自然地减少了数据冗余。再者，挖掘数据之间的关联。不同的档案资源之间存在的关联关系需要依靠大数据的挖掘才能实现，而通过挖掘数据之间的关联，可以形成有共同点的档案资源之间的高度融合，甚至可以产生新的信息。

（二）内容整合管理。内容整合是数据化档案资源整合区别于数字化的一个关键点所在。数字化时代的档案资源整合是对内容的共享化呈现，而数据化的档案资源整合是对内容的深度整合。其本质在于通过对档案资源中数据的采集以及信息管理等方式，对不同类型的档案资源以及不同数字格式之间的档案资源进行无障碍的整合。此外，内容整合管理再加上相应的技术手段，从而实现档案资源的全文检索，关键词检索等。一方面是為用户提供了更加便捷的资源查找方式，另一方面是在档案资源的整合和协同上发挥重要的作用。

（三）数据挖掘。在大数据的背景之下，数据挖掘必不可少。在档案资源整合中，由于档案资源的庞杂性以及来源广泛性，数据挖掘技术的深入成为了一个很大的挑战。所谓数据挖掘，是对档案信息资源进行情报检索、捕捉隐藏的可用资源的有用途径。所以，做好档案资源整合的数据挖掘工作，可以促进资源整合的精细化，从而使得档案资源整合工作的效率更高。

三、结语

档案资源整合的数据化发展是必然趋势，尤其是处于当前这个信息技术高速发展的大背景之下。从传统的档案资源管理和整合，到数字化再到数据化的过程中，档案数据资源整合变得更加智能、更加高效。

【参考文献】

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[2]李明娟.从数字化走向数据化——大数据档案资源管理工作发展道路[J].办公室业务，2016（12）.

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