浅谈大数据时代档案电子文件管理工作

张华

【摘要】我国信息化时代己经迈上了新台阶，信息技术也逐渐被社会各行各业认知并得到了广泛应用，与此同时，档案管理工作在信息化技术的影响下也发生了翻天覆地的变化，尤其电子档案的表现最为明显，与传统的纸质档案相比较，电子档案的投入更加便利与快捷，因此被各单位普遍应用。笔者就当前电子档案管理中出现的几个问题进行了分析，并提出了几条解决方案。

【关键词】大数据时代;档案管理工作;电子文件

在现今高速发展的社会，大数据进入了各个领域，行业的发展离不开大数据的支持。大数据影响企业发展的同时，也对档案电子文件产生了影响。在大数据时代，如何管理单位档案电子文件，已成为今后档案工作的一个关键。

一、档案电子文件的概述

（一）对系统设备的依赖性强，信息的非人工识读性。档案电子文件不能直接阅读，它从形成、传输、存储、检索到利用都要依赖特定的设备和特定的软件而实现，脱离了特定的软硬件设备，电子文件就看不到了。而且随着社会的发展，设备和软件都会不断地升级更新，电子文件的格式和存储的数据结构也不可避免地要发生变化。

（二）载体不稳定系数高，信息的不安全性。档案电子文件离开电子计算机后，它的存储空间就是移动硬盘、磁盘、光盘等载体上，这样就使得电子文件存储载体对保存环境的温湿度、防磁等条件的要求很高。这些载体不稳定、易氧化、易损坏，使得电子文件受环境影响比较大，造成记录信息无法读取，甚至消失。

二、档案电子文件管理存在的问题

（一）网络安全。即电子文件赖以生存和流转的网络系统正常运行，电子文件不被入侵、攻击和破坏。网络在安全方面的脆弱性可以说是它的先天不足，程序缺陷、计算机病毒、网上窃听与篡改，黑客攻击都会威胁网络中电子文件的安全。

（二）信息安全和保密。即电子文件的价值不受破坏，信息的真实性、完整性不因无意删除、有意篡改等原因而遭受毁坏。由于电子文件的各种编码、协议、文件格式、压缩方法、加密方法、内容显示方法、计算运行方法等技术、软件乃至硬件迅速更迭，使得电子文件信息的协议、格式、元数据变得不可识别或不可处理，从而影响信息安全。

（三）共享问题。档案电子文件受到内容数量及发展限制，并且没有统一的标准，无法实现数据公开共享，阻碍了档案电子文件的开发利用。

三、解决问题的对策

（一）建立健全档案电子文件管理的法律法规。政策法规是保证信息事业正常运作，促进信息事业发展的一系列指导性文件、条例、法令等的总称，是对信息资源进行管理的各项方针策略，是宏观信息资源管理的重要手段。

（二）利用技术手段，确保档案电子文件信息及载体长期保管及安全。1.加密技术。加密技术可以确保涉密电子文件内容的非公开性，是保证电子文件机密性的重要方法，其目的是采取某种数字方法将涉密信息伪装起来，使非法入侵者无法了解涉密信息真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密技术可以对用户的访问进行控制，限定了用户对电子文件的操作。2.电子文件备份。所谓“备份”是指为电子文件制作一份或几份相同的拷贝，并将拷贝后的电子文件放在一个安全的地方，一旦原件被破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，这样就可避免因文件被毁所带来的重大损失。为确保电子文件的安全性，必须对电子文件进行备份，并将原件与拷贝件同时保存一段时间。将档案至少一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。这也可以使电子文件长期保存。目前我们基本上仍然采取纸质档案与电子档案双轨制运行的双保险保存策略，并且一般都采取多套备份的措施。

（三）云计算。云计算为电子文件的存储提供了新的解决方案，即可以实现电子文件的云存储。云存储是通过集群应用、网格技术活分布式文件系统等功能，将网络中大量不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的一种网格在线存储模式。其实质是以数据存储和管理为核心的云计算系统。1.收集整理几乎都是档案部门的工作，不但工作量大，硬件投入费用高，而且也不利于电子文件的开发利用。云存储技术解决了电子文件的共享和集成问题。2.云计算最大的特点是自动备份，提升了电子文件存储的安全性。因为电子文件是经过高度虚拟化之后分布式存储在云端，所以在云端始终保留了多个电子文件的副本。当发生自然灾害或硬件损坏时能够有效实现异地备份的功能，极大地提高了电子文件存储的安全性。3.培养复合型档案管理人员。基于档案电子文件的特点，档案电子文件管理必须依靠高素质的档案管理人员，档案工作人员一定要树立安全意识，增强电子文件管理意识，提高计算机操作能力，提高自身的综合素质和业务技能。引进信息技术成果，扩大档案人员视野，培养一支懂业务、善管理并掌握大数据关键技术的创新队伍，即精通于行政管理和计算机应用的复合型人才。只有这样，才能更好地管理档案。4.搭建信息平台，实现电子文件共享。收集整理档案电子文件，搭建档案电子文件信息管理平台，使电子文件在量上达到“大数据”的程度，实現电子文件数据交换、资源共享，提高档案电子文件利用率，促进档案电子文件的管理。

四、结束语

综上所述，大数据时代已滚滚而来，档案管理工作也要融入到大数据的潮流中。因此，在发展档案大数据管理的进程中，各单位要加大力度组建专业的档案员队伍，建设起涵盖各种资源的大数据中心，完善数据交换标准和数据归档机制，全面促进档案资源更有效的利用。