新农保电子档案管理探析

李青春

【摘要】当前，我国的新农保依然采用传统的档案管理模式，不但耗费人力物力，出错率也比较高，基于此，在农村新农保档案管理中积极发挥互联网的技术作用，将极大提高新农保档案管理的水平。

【关键词】新农保档案;互联网技术

一、新农保电子档案的含义

新型农村社会养老保险简称为新农保，它探索建立个人缴费、集体补助、政府补贴相结合的新农保制度，实行社会统筹与个人账户相结合，与家庭养老、土地保障、社会救助等其他社会保障政策措施相配套，保障农村居民老年基本生活。2009年开始试点，以后逐步扩大试点，在全国普遍实施，2020年之前基本实现对农村适龄居民的全覆盖。

顾名思义，新农保电子档案是指与传统的旧的农村社会养老保险档案相对立，在办理新农保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的相互关联的通用电子图像文件集合，它既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。

二、发展新农保电子档案的意义

新农保作为试点，它正在不断完善过程中，关系到亿万农村人的切身利益，再加上一个参保人从办理参保手续到领取待遇，要经历诸多环节。去办理参保手续时，填写的个人详细情况表、社会保障卡等作为原始资料要存入个人档案，其后还要不断缴纳保险费计入账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费金额、发放金额等标准进行调整，伴随人员的自然出生和消亡、人口合理流动还要办理保险的转移、新增、销户等。所有这些都需要计入个人档案，形成每个人完整、翔实的档案资料，以便完成后续养老金待遇的发放。如此大的工作量、如此繁琐复杂而又精确的要求，仅仅依靠为数不多的社保经办机构工作人员、档案管理人员按照传统档案的管理办法，确实难以完成。

而计算机网络技术的发展为优化和整合新农保档案管理提供了新的媒介，它弥补了传统档案管理的不足：一是提高修改完善档案工作的效率，确保档案资料的准确性和完整性。二是信息检索快速、方便，能在短短的几分钟之内准确调档，如领取养老金人员，只需要在自动查询机上输入身份证号码、个人密码信息，就可以快速查询到所需要的信息。三是强大的存储功能，对于应对繁琐复杂量大的新农保工作堪称完美。促进社保经办服务的规范化、数字化，既有利于提高经办的工作效率，也有助于参保人员及时、快速地查询到相应的参保信息，大大减少了工作量。

三、目前新农保电子档案管理中存在的问题

虽然新农保引入电子档案管理可以极大地提高工作效率，但是依然存在一些不容忽视的问题。

（一）新农保经办机构缺乏高素质专业人才。多数经办机构的档案管理是由业务经办人员兼职，档案专业以及计算机应用能力都相当匮乏，甚至认为这是一项没有任何专业要求和技术含量的工作，造成电子档案管理推进困难。

（二）存在安全隐患。电子档案存在的信息安全问题是目前无法完全规避的，因为电子档案的管理过程完全是通过计算机来完成的，而电子档案在网络环境下传播和存储的过程中，每个步骤都存在安全漏洞，容易受到黑客攻击，造成档案泄密等严重后果。

（三）当前不够重视档案管理工作。新农保经办机构工作人员在实际工作中，只注重个人工作方便，对档案管理掉以轻心，随处存放档案资料，等到用时到处翻找，致使许多重要信息受损或者丢失等。

（四）设施陈旧，现代化程度低。伴随着新农保试点的深入开展，社会保险量与日俱增，而社保档案管理却并没有与时俱进，造成硬件设施不全，如有的新农保经办机构只配备了计算机而没有其他相应的设备，查阅资料仅限于手工查找纸质档案，需要翻阅大量的档案才能找到，费时费力。而有的机构虽然配备了计算机而且使用了专用的管理软件，极大方便了参保人员对养老保险信息的查询，但是多媒体设备如摄像机、光盘、磁盘等严重短缺，容易造成数据丢失。

（五）业务不规范。首先，由于工作量大、人手少、岗位管理职责不明确，出现推诿扯皮现象，部分档案归档不及时，造成档案内容错位，甚至损坏和丢失。其次，计算机应用缺乏综合管理功能，只承担日常业务工作的一部分，而很多还需要手工整理，如立卷、归档、目录编制、统计检索等，开发利用率低。

四、促进新农保电子档案管理的措施

随着我国新农保工作的不断完善和发展，迫切需要提高档案工作的效率和质量，这就要求我们积极推动新农保档案工作网络化、数字化建设。

（一）提高工作人员的职业素养。一是提高业务水平和计算机能力。新农保工作人员不但要熟悉掌握保险工作的各项业务办理环节，更要不断学习先进的现代化计算机网络技术，并在工作中充分利用。二是提高保密意识。工作人员要具备较强的保密意识，不断更新和完善计算机安全管理措施，确保信息的安全和有效。三是选定专职人员进行档案管理。现在很多新农保经办机构没有专职的档案管理工作人员，都是由经办人员身兼数职，大量的工作难以为继。因此，要选定专职的档案人员，进行专业的档案信息化培训，充分利用电子档案来管理新农保档案。

（二）高度重视新农保档案管理工作。要将档案管理作为与业务同等重要的事项对待，提升互联网网络思维，加强计算机等硬件设备以及扫描仪、光盘、相机、优盘等辅助设备的配备，建立起新农保档案计算机档案索引系统，归档编码方案，化繁为简，让查阅者更方便，为新农保工作人员提供更多便利，充分实现资源共享。

（三）形成规范的管理制度。没规矩不成方圆，严格的管理制度对于新农保电子档案管理尤為重要。在《社会保险业务档案管理规定》的基础上，新农保档案管理工作应该形成详细而规范的管理制度，各项业务工作都必须按照档案管理制度严格执行，资料收集、整理及存档都需要明确的管理制度，才能更好地避免各类档案流失现象。

总之，将新农保档案管理推向全面数字化、信息化是社会发展的必然要求，我们要提高认识，把握机遇、转变观念、与时俱进，才能更好地维护好广大群众的切身利益。