做好企业办公室行政事务工作的具体举措和方法

文/秦皇岛供电公司 陈志远

办公室作为与外界联系的窗口，与内部进行交流沟通的桥梁，具有综合管理的特点，影响着企业的稳定以及工作效率。伴随着经济的发展，办公室在企业中也逐渐扮演着越来越重要的角色。办公室作为企业具有综合性职能的部门，在日常各项工作中均发挥着不可替代的作用。

一、创新思路，积极进取，推动办公室工作做精做优

一是要增强工作创新的责任感和紧迫感。要认清不断发展变化的形势，明确办公室所肩负的重担，积极转变观念，科学思维，发挥办公室工作的积极作用，更好地为企业协调稳定可持续发展服务。二是要培育创新精神。新形势下会出现许多新情况、新问题、新变化、新矛盾、新挑战，既有的知识和经验已经无法应对，必须以创新的精神，调查研究问题，寻求解决途径，当好领导的“高参”。三是要创新工作方法。必须运用创造性的思维方式开展工作，由忙于抓具体事务，向善于抓大事、谋大事转变；由注重做好眼前的工作，向搞好超前服务转变；由完成领导交办的任务，向主动服务、不断提高工作质量和效果转变；由粗放式简单应对日常工作，向精细化管理转变。

二、强化协调，督查到位，充分发挥参谋助手作用

督办工作是办公室的一项重要职责，是确保企业各项计划目标和工作任务落实的基本手段。要突出工作重点，紧紧围绕企业发展目标和工作任务开展督查，查工作进度，查实际成效，确保各项任务落实到位。要创新督查工作的方式，不能只是写一、二篇督查报告，关键是要查有没有落实到位。凡是没有落实到位的，都要继续督查，反复督，反复查，直到落实为止。通过强有力的督促检查，推动企业重点工作的落实，提高督查工作的实效。

要重点强化三方面的调研：一是政策性调研，通过调研为企业出台有关的政策提供依据。二是决策性调研，通过调研、座谈、论坛等形式，为决策层多出好主意、好建议。三是经验性调研，通过调研总结推广企业发展中出现的典型经验和重要成果。

三、提高办公室管理水平

（一）提高员工的专业素质。办公室的工作大多属于繁杂的工作，要想做好就需要从下面四个方面来提高员工的综合素质。1.提高学习能力。社会大环境在变，办公室管理人员不应只局限于文字和协调工作上，在平时要多学习，这种学习不仅包括相关业务的学习，还要学习国家的政策及行业的动态。不断积累相关的管理经验，并通过实践培养个人的能力，提高综合素质，正确解决各种问题，使办公室工作正常进行。2.提高协调能力。办公室是一个具有综合职能的部门，还是企业内部各部门间进行沟通的桥梁，所以我们要协调好各部门间的工作。为了保证决策能够更有效地实施，办公室的工作人员要通过实践锻炼自己的协调能力，使办公室完美地发挥职能，更好地服务于公司。3.提高表达能力。办公室不仅需要对领导进行工作的汇报，还需要向员工传达命令，这就要求办公室的工作人员具有良好的表达能力。此外，办公室是企业与外界沟通的中间桥梁，所以表达的能力与企业的形象挂钩，因此要提高办公室员工的表达能力。4.提高创新能力。当今社会办公室在企业中担任的职能变得越来越多样化，办公室的管理人员需要拥有创新的能力才能满足企业管理的需求，对管理理念进行更新，为管理工作提供新的思路，合理并科学地进行各项管理。

（二）完善办公室综合管理体系。1.鼓励与奖励。办公室的领导者要鼓励办公室的工作人员在工作中不断进步，努力争取成为优秀工作者。鼓励员工一切要以服务群众为目的，不为蝇头小利而背弃工作道德。鼓励员工将个人利益服从于部门利益、企业利益、群众利益贯彻于日常的工作中。对于作风优良、业绩优秀的工作者，我们应该加以奖赏并将这种奖赏变成动力，来激发办公室其他同事的工作效率，使办公室营造出一种良性的竞争氛围，在这样的环境下，办公室的工作与服务效率一定会不断地优化提高。2.禁止与惩罚。办公室的每位成员间相互监督，禁止不良行为发生，不允许出现因为一个人的错误而导致集体利益受害的现象。对于工作态度懒散、效率低下以及做出损害集体利益的员工，应该有相应的惩罚，惩罚根据行为的严重性来定。企业不同，办公室的情况会有所不同，惩罚的方式也会不同。通过这样的惩罚，使办公室成员引以为戒，杜绝再次发生错误。这样才能更好地提高办公室的综合管理水平，让办公室管理服务于企业。

四、结束语

在企业发展中，办公室要发挥好参谋助手、信息调研、综合协调、督促检查的作用，不断加强“四个能力”建设，努力把办公室建设成为一个“开拓创新、勤奋学习、团结协作、高效服务、扎实工作、能打硬仗”的坚强集体，以更高的标准和要求努力工作、超前工作、创新工作。