服务型、学习型高校办公室建设探索

文/清华大学学生学习与发展指导中心 欧堪兰 耿睿

关于办公室的职能、作用，***总书记曾在《秘书工作的风范》一文中作过如下论述：“办公室是一个机构的日常事务管理的枢纽、综合办事的机构，基本的组织功能通常被概括为：‘承上启下的纽带，联系左右的桥梁，是对外开放的窗口，对内关乎一个组织机构的职能实现程度和效率实现的高低，对外关乎一个组织机构的组织实力与工作态度的整体形象。’”虽然总书记的一系列观点和言论主要针对的是党政系统的办公室职能和工作，但总体包含了一般组织机构办公室的共同特点：办公室作为组织机构的重要职能机构，对组织内外都有十分重要的作用。

本文基于办公室以及高等教育管理的特点，提出要从夯实核心职能、鼓励终身学习两方面，来推进建设服务型、学习型高校办公室。从而实现新时期高等教育机构对高质量服务和高水平工作人员的期待，并促进个人全面充分发展。进而达到办公室真正为学校作贡献，办公室工作人员切切实实为中国高等教育全球化发展提供支持与助力，同时达成个人自我实现的双赢局面。

一、建设服务型办公室，夯实核心职能与根本任务

办公室工作，于人而言承担着服务上级、沟通平级、联系下级、关照内外的职责；于事而言承担着包括接待、财务、办文、办会、合同、协议、档案等诸多繁杂琐碎的日常事务与重大专项事务的后勤保障工作。因此，无论是工作内容还是工作性质，也无论党政机关还是高等院校等其它类型的组织机构，服务都是办公室的核心职能，也是办公室的根本任务。

当今高等教育全球化背景下除对一线教师提出学术影响力要国际化的要求外，同时也对高等教育管理机构和管理者提出了“管理水平国际化”的新要求。基于新时代背景下被赋予的新要求和面临的新挑战，要继续强化办公室服务能力，建设服务型办公室，除了要求良好的服务意识，对办公室服务的效率和专业性提出了更多新的要求，因此必须“思想建设”和“业务能力”两手抓，以夯实服务型办公室建设根基，做好高等教育管理保障与支撑。

一是做好思想建设，保障有良好的服务意识。办公室工作的辅助、铺垫、助手性质容易导致工作人员随工作时间增加，工作热情消减，因此要做好工作人员的思想建设，可以尝试3种途径：首先，可充分利用组织生活等集体活动进行思想建设和学习，打好提高思想觉悟的基础。其次，领导干部要主动同工作人员多交流，及时了解思想动态，及时化解困惑。最后，鼓励全体工作人员，以科学的生涯观做好个人发展规划，以达成为组织提供可持续支持与贡献的同时，实现个人发展目标。

二是切实提升办公室工作人员的业务能力。首先，办公室工作琐碎、繁杂、头绪多，需要多线程同时开展工作的能力。其次，办公室工作中经常涉及领导交办、多部门协同的重大事宜，需要具备项目管理的能力。再次，办公室涉及大量的上下、内外、书面和口头沟通事宜，需要良好的沟通与表达能力。最后，办公室工作的特性还需要工作人员具有较强情绪管理、时间管理等综合能力，同时还需要较强的新办公技能、知识的更新和学习。综上，办公室工作看似简单，但要做好却不是一件容易的事情。因此，必须要抓业务能力培训和建设，保证办公室工作人员在输出劳力与智力的过程中，有新知识和技能的输入、更新，以达到个体人力资源的平衡和总体人力资源的可持续。

二、建设学习型办公室，为服务提供智力支持与保障

如前述，面对新时代对办公室服务的新要求和新挑战，办公室工作人员不仅需要有良好的服务意识，还需要牢固树立终生学习的理念，方可保障提供可持续的优质办公室服务。哈佛大学第二十六任校长鲁登斯坦曾说过，从来没有一个时代，像今天这样需要不断地、随时随地地、高效率地学习。那种倚靠在学校时学到的知识就可以应付一切的时代，已经一去不复返了。因此，高校建设学习型办公室，既是国家战略所需，又是学校发展要求，更是个人发展需要，依据彼得·圣吉的学习型组织理论，可尝试从以下方面开展构建学习型办公室：

一是凝聚全员共识，建立共同愿景，为学习型办公室建设提供原生动力。学习型办公室建设的最终目标是既提升办公室效率与水平，也提升个人业务能力与综合管理能力。因其兼顾了组织目标和个人愿景，因而更能凝聚全体成员共同意志，激发共同学习动力，使达成建设学习型办公室的组织目标、提升组织效益，最终建成一流办公室，间接促进一流学校的建设，进而为国家培养更多栋梁之材，同时使成员通过学习不断自我完善与进步，达成自我的充分发展与自我实现。

二是科学统筹规划，营造良好氛围，大力支持学习型办公室建设。学习型组织对学习的内涵界定包括：终身学习、全员学习、全过程学习、团队学习。即学习型组织的目标在于组织中的全部成员均养成持续的、稳定的、全过程的终身学习习惯，这样才能达到个人通过学习取得长足稳定发展与进步，组织通过学习取得长期稳定的效益提升的效果。显然这是一项长期、系统且艰巨的工程，因此如何采取有效措施，更好地支持与保障成员坚持长期系统学习，是学习型办公室建设过程中又一项新课题。依据习惯养成、自我驱动、以及生涯发展等理论，可从以下几方面尝试：1.以生涯发展理论为依据，兼顾组织目标与个人发展目标，统筹规划学习内容与学习目标。2.营造良好的共同学习氛围，积极关注个体进步与成就，适时分享学习成果，形成积极正向的能量流动和心理场域。3.将学习成果尤其是对组织目标有改进与提升的成效，纳入考核指标与体系，促成现实层面的激励与反馈。最终通过持久的行为训练和积极正向的客观现实结果反馈及心理激励，使组织成员心智模式更加成熟稳定、开放包容，真正养成终生学习的习惯。

三是充分利用现代教育资源，借助现代学习工具与平台，全力保障学习型办公室建设。从2002年党的十六大明确将“形成全民学习、终身学习的学习型社会，促进人的全面发展”写入大会报告开始，至2017年1月国务院印发《国家教育事业发展“十三五”规划》继续强调：建设学习型社会，培养大批创新人才。国家战略上的重视和推动，加上民众终身学习意识大大增强，共同促进我国的教育培训体系和学历后教育资源得到极大丰富和完善。获取形式也更趋便利：1.线下课程学习和培训。2.以MOOC为代表的线上课程和远程培训。当前各种海量丰富的教育资源和各类触手可及的学习APP，都为学习型组织的建设提供了极大的便利和可能性，为长期、持续的学习提供了可靠保障。学习型办公室建设希望通过保持办公室全体成员学习的能力，积极主动迎接新时代带来的挑战，及时克服发展道路上的困难与阻碍，不断突破组织和成员个人成长的极限，从而保持个人与时俱进的业务能力与竞争优势，以及组织持续向好发展的态势，为专业高效办公室服务提供持续的智力支持与保障。

最后，建设服务型、学习型高校办公室本身是有机统一的整体。服务是根本，也只有全体办公室工作人员具有良好的服务意识，方能有持续动力，持续不断地广泛、深入学习理论知识和升级专业技能；同样，也唯有全员牢固树立终身学习理念并付诸实践，才能为可持续的优质、专业、高效的办公室服务提供可靠保障。二者相辅相成，最终目标是实现为高等教育管理提供高质量、高效率与专业的办公室服务，切实助力高等教育国际化和全球化战略人才培养目标。