高校办公自动化应用与推广研究——基于上海旅游高等专科学校办公自动化实践

文/上海旅游高等专科学校 武婕

一、学校OA系统应用现状分析

上海旅游高等专科学校办公自动化系统是在校园网建设的基础上，实现与内网无缝对接，其功能主要有公文管理、会议管理、事务管理、个人办公、公共服务、资源管理六大模块组成。

（一）工作效率影响因素分析。OA系统能否得到广泛应用和全面普及的主要因素就是该系统是否能够真正提高对各项业务处理工作的效率和质量，通过问卷调查得出，50%的受访者认为信息化手段支持不够导致工作效率降低，47%的受访者认为工作执行不到位影响了工作效率，41%的受访者认为工作程序繁琐，流程重复影响了工作效率，30%的受访者认为部门之间职责不清，互相推脱影响了工作效率，19%的受访者认为缺乏技能培训影响了工作效率。一方面表明学校当前在各项工作处理程序和监督管理上不够严格规范。另一方面也表明学校当前使用信息化技术手段开展各项工作的建设力度不够。

（二）OA系统使用情况分析。我校OA系统全面投入运行时间与上海其他高校相比较晚，目前仍在不断摸索、不断完善的阶段。通过问卷调查分析得出的数据显示，学校有53%的受访者使用过OA系统，47%的受访者还未使用过OA系统。这一方面说明OA系统在学校的日常行政管理工作中正在逐渐替代传统办公模式，成为各部门工作人员处理日常工作的主要方式。另一方面也表明OA系统在我校的宣传推广力度不够，普及率比较低。

（三）OA系统应用价值分析。OA系统在高校推广过程中，在提高工作效率、规范工作程序、节约人力资源、加快无纸化办公方面取得了一定成效。通过问卷调查，69%的受访者认为OA系统公文查询功能利于提高工作效率，59%的受访者认为信息发布功能利于提高工作效率，31%的受访者认为个人信息功能利于提高工作效率，3%的受访者认为公文审批功能利于提高工作效率。一方面表明我校OA系统得到了各部门工作人员认同。另一方面也表明目前OA系统主要还是应用于学校的公文管理和信息发布方面，其他功能模块没有充分发挥其优势。

（四）OA系统界面设计操作性分析。在高校教职工计算机操作水平参差不齐、老教职工对新事物接受能力较慢的情况下，OA系统是否操作方便至关重要。通过调查分析，6%的受访者认为符合自己工作要求，78%的受访者认为基本符合自己要求，13%的受访者认为不符合，其中认为不符合自己操作要求的主要原因是界面设计不够便捷，各功能设计不够明晰。一方面表明学校当前OA系统界面设计基本符合教职工的要求。另一方面也表明学校OA系统的界面设计存在缺陷，还有进一步完善和提升的空间。

（五）OA系统功能模块利用率分析。通过调查了解，有88%的受访者比较关注OA系统通知栏，81%的受访者关注待办事项，28%的受访者会关注OA系统服务中心模块，25%的受访者关注应用中心模块，50%的受访者关注学校最新发文模块。表明教职工对OA系统中与自身工作联系紧密部分比较关注，为OA系统的顺利推广和全面普及树立了信心。

二、学校OA系统问题研究

（一）兼容性问题。由于办公自动化系统的开发和设计在整个计算机信息技术发展过程中仍处于初级阶段，在技术方面仍存在不少缺陷，尤其是对浏览器、操作系统等版本有特殊要求，常常出现兼容性问题，导致在计算机上无法流畅实现所有功能。

（二）无专职技术人员。OA系统技术含量高，对工作人员的专业操作技能要求也高，本校在这方面问题显著。OA系统需要专业技术人员进行维护、更新、升级以及解决在使用过程中出现的各种问题，学校目前无专职技术人员负责该项工作，只能通过网上直接联系外包公司。相关工作人员并未接受过正规培训，在遇到问题时不能从专业角度及时解决问题，只能不断地从外界寻求帮助。

（三）管理制度不完善。随着高校OA系统的广泛应用，针对在系统使用过程中出现的包括软硬件配置和兼容扩展、系统规范使用和推广落实、部门管理职责和人员培训以及安全管理体系的建立等问题，应当按照国家相关规定建立健全完善的规章制度，从而确保系统有效运行。当前我校尚未出台关于学校办公自动化有效运行的科学完整的管理制度，导致系统在各项业务的应用中比较随性化。

三、高校OA系统应用和推广策略

基于对上海旅游高等专科学校办公自动化实践过程问题的分析和总结，为保障OA系统在高校运行顺利，必须要有针对性强、覆盖面广的推广策略：

（一）加强培训，提升水平，提高OA系统普及性。加强对办公人员操作技能的培训，使办公人员不仅能够全面掌握信息化办公基本知识，熟练运用各种先进设备和办公软件，还要对系统运行中常出现的问题具备解决和掌控能力。

（二）制定办法，完善机制，提高OA系统规范性。针对系统的安全性、信息可靠性、管理科学性和发文规范性制定完整的规章体系，明确部门职责，加强督查，保证OA系统有效使用。