涉密科技档案管理保密策略

文/山东理工大学 窦红梅

一、涉密科技档案在管理过程中的重点工作

（一）需进一步提升对保密工作的认识。涉密科技档案的保密工作，不仅关系着我国的相关利益，还关系着我国的军事以及政治活动，如果科技档案出现了泄露，就可能对我国经济发展产生重大影响。因此，涉密科技档案管理人员需要对开展档案管理保密工作的重要性引起足够重视，并且要提升对涉密科技档案文件或者是载体的监管工作力度，在最大限度内保证涉密科技档案管理的安全。涉密科技档案管理人员应该在工作中坚持《保密法》的相关原则，管理档案的单位应该依据管理工作的具体流程，制定相应的保密管理制度，这样可以将泄密事件从源头上进行控制。相关的涉密档案管理部门应该定期对管理人员进行培训，提高他们的保密意识，并让他们在工作中做到认真、负责，杜绝发生一切泄漏事件。

（二）需进一步加强宣传工作。涉密科技档案管理部门应该加强保密工作的宣传力度，宣传相应的法律，提升单位中的领导以及从业人员的保密意识，并且要积极做好与保密教育相关的工作，使档案管理人员严格按照保密规章制度开展管理工作。加强档案保密的宣传力度，这不仅是档案保密建设的需求，并且是开展保密工作的基本条件。

二、涉密科技档案管理中的保密工作

（一）涉密库房保密措施、涉密档案存放安全措施。档案室的钥匙应该指定专人保管，如果发生了工作岗位上的变动就需要将钥匙移交给其他人员，任何人都不能将档案室的钥匙进行私自存放，如果出现了钥匙丢失的情况，必须及时上报给管理部门，管理部门应该将档案室的门锁进行及时更换，进而将安全隐患消除。在档案室中应当设置相应的标示牌，严禁任何无关人员入内。如果因为工作需要必须进入档案室，需要经过保密管理部门的审批或者是登记，由相应的工作人员陪同进入档案室。档案室工作人员应该将入库的档案依照其位置进行摆放。如果档案中有多份不同密级的文件，需要依照最高密级以及最高的保管期限进行标识。密码保险柜中应该存放绝密级档案，专用档案保险柜中应该存放机密、秘密文件。涉密科技档案管理部门应该指定两个人对绝密级档案进行保管，并定期对绝密档案进行核对、检查，进而保证档案的安全性。

（二）涉密档案库房管理工作。涉密档案管理部门设置档案库房会存在以下几点安全隐患：第一点，部分单位将档案室中的各个功能区域进行了划分，在办公楼内设置办公室，库房设置在顶楼或者是离办公室较远的楼座，库房中的门窗并没有设置相应的安全防护栏，也没有安装电子门禁系统、防盗报警装置等。如果库房的位置设置在顶楼或者一楼，门窗设计不符合相应的设计要求，并且存在一定的监控盲区，就容易发生安全隐患；如果档案室在一楼，并且长年没有人打理，有可能导致档案发霉、纸张出现老化等安全隐患。第二点，库房应该与借阅室、库房以及整理间实行三分隔制度。部分单位会将库房整理间以及借阅室混合在一起使用，这样就会使涉密档案的接收、管理以及查阅工作与其他办公室的工作交叉进行，这也会存在一定的泄密安全隐患。要想使涉密档案库的安全性得以提升，需要将以上两点存在的安全隐患消除，并切实做好档案库房的管理工作，进而使档案的安全性得以保障。

三、涉密科技档案利用中的保密工作

（一）借阅时的保密工作。如果科技人员需要查阅相应的涉密科技档案，必须严格按照查阅流程进行查阅，并且要将查阅的理由进行详细阐述，然后经过领导部门的审批之后，才可以进行查阅。涉密科技档案不允许借阅，如果存在特殊情况必须要借阅科技档案，必须要将涉密档案的相关资料进行填写，并且经过领导审核之后才允许借出。档案管理工作人员应该从档案管理的各个细节入手，对涉密科技档案的管理工作做到认真负责，这样才能使档案管理工作全面落实。

（二）涉密科技档案的保密、利用。相关人员必须要对涉密科技档案的利用与保密之间的关系进行明确。涉密科技档案中会存有国家或者企业的科学机密，这些研究成果与技术是人类宝贵财富，因此，管理人员应该对档案管理工作引起重视，并不断提升自身的保密意识，进一步提升保密能力。将涉密科技档案进行严密的保管，就是为了后期能够更好地利用这些档案，只有将这些档案的保密工作完全落实，才能将这些档案的利用价值充分发挥。因此，涉密科技档案的管理、涉密科技档案的利用是辩证统一的关系。

四、结束语

在开展涉密科技档案管理保密工作时，必须要提升管理人员的保密意识，让他们充分认识档案管理工作的重要性，并将保密管理制度全面落实。相关部门以及档案管理人员应该对涉密科技档案管理中存在的问题进行积极分析，并找出相应的对策，使涉密科技档案得到妥善管理，进而将档案进行充分利用，使涉密科技档案管理保密制度得以全面落实。