关于高校办公室秘书沟通能力的多维解析

文/盐城师范学院 吴碧玉；盐城市政府督查室 田夏

高校是前沿知识密集、科技人才荟萃之地，高校办公室是高校的综合协调枢纽，在高校提升办学质量、深化综合改革、推进高质量内涵发展中发挥着重要的作用。高校办公室秘书作为办公室的具体工作人员，承担着上传下达、沟通各方、协同办公的责任。随着高校改革的深度推进，对秘书工作中的沟通协调能力的要求越来越高。

一、以积极的态度和有效的方式打开与各方沟通的通关密码

高校办公室秘书的重要任务就是为学校领导、教职工以及各职能处室服务，在服务过程中不可避免地要与不同的人和机构打交道，那么分清不同的交流对象、掌握沟通的时机和技巧、开展不同方式的积极有效的沟通，才能处理好上级主管部门、上级领导、部门之间、同事之间的各种关系，从而提高工作效率，完成办公室综合协调工作任务。

（一）与领导沟通：尊重理解，简明高效。作为高校领导的工作助手，首先，要长期养成学习、理解、领会领导的工作思路和工作方法的习惯，凡事尽量准确地从领导的角度去思考问题，不断提高思维水平，提升发现问题的敏锐性和思考问题的全局性，始终与领导的思想保持高度的一致。其次，高校办公室工作纷繁复杂，在与领导汇报、交流时，要突出重点，把握住汇报事项的重点信息，简明扼要地反馈领导最需要的信息，为领导及时作出决策提供真实有效的第一手资料。再次，要准确理解领导的决策意图和内容，将领导对工作的指导要领及时准确地传达给相关的职能部门和工作人员，并将跟踪了解到的工作进展情况适时向领导反映，同时做好应急应变的准备，从而真正意义上完成“上传下达”的任务。

（二）与同事沟通：热情真诚，虚心周到。高校办公室秘书不仅是领导的参谋助手，更是联系师生的纽带。要始终树立为师生服务的理念，把广大师生的要求和利益放在首位。广大教职工战斗在教学、科研、后勤一线，勤勤恳恳、兢兢业业，在与他们交流沟通时，要热情真诚，多理解、多帮忙；对他们反映的问题要及时办理，不推诿、不滞留。在工作和生活中主动、周到地为他们排忧解难；在任务合作中，要谦虚配合，认真听取他们的意见和建议，并及时汇报、推广；对他们高尚的敬业精神，踏实务实的工作作风不吝赞美，与广大教职工同志建立良好的合作关系。

（三）与职能部门沟通：服务定位，及时反馈。高校管理工作开展得顺利与否，某种程度上取决于各个职能部门的配合度，为了提高学校综合管理工作的效率，在与各部门沟通交流合作中，一要明确服务定位，在与各部门领导、员工进行工作交流时，切忌以校领导代言人自居，一定要充分体现对他们的尊重，消除有可能出现的排斥心理，建立良好的互动关系。二是准确送达领导意图，实时汇报职能部门工作进程，让领导及时把控全局，进行准确的判断和决策，从而保证工作全面协调、健康有序地发展。三是主动创新沟通合作方式，要避免惯性思维、因循守旧，不能死守不适宜的沟通方式和工作方法，及时改变效率低下的沟通方式和工作方法，优化工作流程，提高工作效率，在不断创新和自我更新的过程中提升综合素质和业务能力。

二、以领导的信任和群众的支持构建关于沟通效果的评价标准

不断地总结经验与不足是做好办公室秘书工作的重要方法。要把领导对阶段工作的评价和群众的满意度分析作为衡量自己工作效果的标尺，在实践中扬长避短，总结提升。

（一）信任度——沟通工作的润滑剂。信任，是基于相信某人在某些方面具有相应的执行能力和品格素质的一种托付。从某种程度上可以说，秘书是离领导最近的工作人员，领导的意图、指令要靠秘书人员传达和体现。领导对秘书的信任度越高，就说明秘书的沟通能力越扎实，沟通环境越优良，沟通空间更大，能够形成良性互动和良性循环。有了领导的信任，工作起来就能轻松自如、游刃有余，就会在忙碌的工作中发现快乐，在琐碎的杂事中找到成就感。因此，坚持尊重为先、创新为重、务实为本显得尤为重要，用无言的忠诚和优质的服务去赢得领导的信任。

（二）支持度——沟通工作的助推剂。一线教职员工和各职能部门也是办公室的服务对象，是办公室工作的最终落脚点。首先要做到积极联系、沟通密切、服务到位。根据校领导的指示精神，努力为各职能部门排除障碍，为教职员工排忧解难，用真心真情取得认同、赢得支持、获得尊重。其次要明确服务人员的定位，放下身段，用心倾听。问政于民、问计于民、问需于民，杜绝粗暴简单的“衙门”作风。严格按照学校规章制度办事，耐心向办事师生讲解办事流程，实事求是，周到仔细，定会得到师生的理解和支持。

三、以素养的修炼和技巧的创新作为提升沟通能力的基本途径

（一）甘于奉献，吃苦耐劳。一是耐得住寂寞。静下心来，把身边的喧闹、诱惑、干扰关在门外，潜心思考，专心调研，写出高质量的稿子，做成高效率的事情。二是经得起辛劳。办公室秘书的工作繁杂，责任重大，要求高，讲速度，因此要吃得了加班熬夜的苦，经得住高效运转的难。当然，这些繁琐复杂的事务也是锻炼和培养任劳任怨、乐于奉献精神的“磨刀石”。

（二）注重礼仪，善于倾听。办公室是高校的窗口单位，秘书要格外注重自身的形象建设。端庄大方、稳重得体的服饰，既能恰到好处地表现身份、地位，还能增加工作伙伴的信任度和好感度；语气平缓、面带微笑，既能缩短与沟通者的心理距离，还能显示一个人强烈的职业精神和修养，增强沟通的实效。孔子有云：“君子敬而无失，与人恭而有礼，四海之内皆兄弟也。”高效的工作方式往往建立在人与人之间的相互尊重和相互理解之上，秘书人员要善于倾听，客观辩证，既能站在对方的观点看问题，避免主观臆断，找到最合适的解决办法，还能体现一个人的定力和礼敬。

（三）重视细节，善择时机。办公室工作，集综合性、广泛性、从属性、服务性、琐碎性于一体，是一个个细节将这些属性串联起来的。因此，在每次工作沟通中，一定要从细微处出发，捕捉领导的真正意图，把握问题的关键所在，确立工作的重点步骤。大事细办、轻事重办，从严要求、从优服务，不断培养一丝不苟、精益求精的工作习惯。另外，沟通时机的选择也很重要。巧妙把握时间节点，用心选择沟通的地点，细心观察沟通对象的心情，能大幅提高沟通效率。时机的选择是一种“技术活”和“阅历活”。察言观色、善解人意，明白问题的轻重缓急、通晓事件的背景原则，需要我们在工作中用心体会，不断总结。

（四）疏通渠道，建立网络。疏通工作系统中的各个渠道，建立有效的信息沟通网络，是高校办公室秘书必修的一门功课，是各项工作顺利开展必要保证。一是疏通自上而下的“中心工作渠”，将领导的工作思路详细、准确地向相关职能部门传达和宣传，取得广泛的理解、支持。二是疏通自下而上的“群众言论渠”，把师生热议动态、意见建议、工作要求、生活需求等及时反馈给领导，让政策的制定更加具有针对性，更贴近实际，更尊重民意，并推动好的政策落实落地，不断增强师生的获得感和幸福感。三是疏通纵横交错的“常规工作渠”，常规工作周而复始，平凡琐碎，纷繁复杂，但任何疏忽，都会使整个学校的工作运转失灵，因此，办公室秘书要在沟通过程中注意细节管理，及时收集工作信息，面上发布、点上跟进，分析总结，及时汇报工作推进情况。