浅谈档案工作中的保密问题

杨玲

【摘要】本文阐述了在新的历史时期档案保密工作的重要性，并深入分析了如何做好档案保管过程、档案利用过程中的保密工作和电子文档的保密问题。

【关键词】档案；保密；工作

保密工作是关系到順利进行社会主义现代化建设，保护党和民族利益，保障国家安全的大事。《中华人民共和国宪法》第53条规定，中华人民共和国公民必须遵守宪法和法律，保密国家秘密。在新的历史时期，在改革开放、搞活经济的形势下，保密工作有着与闭关锁国时期显著不同的新特点，它突出地表现为保密工作涉及面更广，情况更加复杂，任务更加艰巨，更需要进一步加强。档案的管理也有保密工作任务。其工作人员经常接触党政领导，参加各类重要会议，管理许多重要文件和档案，有更多的机会接触党和国家的机密，因此，增强保密意识，加强保密观念，做好保密工作的意义是十分重要的。

一、充分认识新时期档案保密工作的重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我国古代就已有保密工作。据我国古代兵书《六韬》记载，早在西周时期已采取了“阴符”和“阴书”的方法来传递消息，以利保密（即以约定的物体长短表示意义和将一份文书写在三枚竹简上分别送往同一地方，受文者须将其合而为一方知其意）。

改革开放不断深入，保密工作不仅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，档案人员知密时间早，知道内容多，知密程度深，因而在保密工作方面有着比其他部门工作人员更为直接和重要的责任，要认真贯彻“积极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针”，使保密工作更好地适应在新形势下的各项管理工作。

二、做好档案保管过程中的保密工作

（一）档案库房管理中的保密工作。档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（二）绝密档案的管理和保密。绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。1.绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。2.提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止

“无形”储存在头脑中秘密泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。3.加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

（三）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关、单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在1年及1年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关做出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

（四）明确档案管理人员的保密职责。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救；不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全；不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

（五）因时制宜地做好档案密级的调整工作。1.档案涉密情况的变化。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化。二是密级文件作用的变化，原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。三是保密时限的变化，原馆（室）所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，上世纪50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。2.及时做好档案密级的调整工作。要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。3.要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：（1）建立划定密期制度，以便届满自行解密。（2）建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆（室），以便衔接工作，及时掌握，适时变动。（3）建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。4.要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施馆（室）藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档机关、单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学管理、准确掌握、有效保密创造条件。

三、做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用過程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施。

（一）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（二）队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质：一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业。二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规。三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

（三）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆（室）还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中。三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

四、电子文档保密问题

伴随着科技的进步，信息量的不断增加，用电子计算机打印、存储文件、资料、处理信息愈来愈多，所以，电子文档的保密问题必须引起重视。使计算机信息保密工作与计算机的信息系统的建立同步进行，这是当前电子文档保密工作中一个十分重要的问题。因此，在使用计算机或建立计算机网络时，应特别注意几点：一是计算机房要建立在安全的地方，并采取切实有效的保卫措施。二是计算机启用前和启用过程中，要进行安全保密检查。三是严格按照密级划分存储、传输、处理信息。四是加强管理，建立健全制度，按规定使用计算机。

总而言之，保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员一方面要重视档案保密，另一方面在严格做好保密工作的同时，也要切实完善工作职能，使档案得到有效的利用，为社会主义现代化建设服务。