我国省级档案馆网络服务现状调查

梁秀梅

【摘要】我国内地31个省级档案馆重视重大事件等档案的数字化及利用网络提供查阅，对其他档案文件的该方面服务，目前有6个馆能利用网络查阅到其馆藏档案案卷或文件目录，有3个馆能在此基础上提供查阅原文服务，其他馆则不能。已提供的服务内容以民国和清代档案居多，建国后较少，不能满足人们的查档需求。档案馆要加快纸质档案数字化进度，提高网络服务能力。

【关键词】档案；网络；服务

如今网络已成为人们获得信息的一个重要渠道，档案工作要想发挥好作用，就必须适应这一形势，重视使用网络传输和发布档案信息，便利人们的使用。为了解我国现阶段档案部门利用网络提供档案信息服务状况，笔者于2018年1月19日至2月13日通过查看网页的形式，对我国内地31个省级档案馆可利用网络远程查阅档案信息（不含现行文件利用平台查阅文件）的情况进行调查，结果表明，这些档案馆的该方面服务与现实需求还有很大差距，应当加快努力。

一、省级档案馆网络查阅情况分析

笔者对全国内地31个省（自治区、直辖市）的档案馆

（局）网页一一进行了查看，重点查看其查阅档案方法（或叫查档指南等），尤其是开放档案的查阅方法，了解其是否可利用网络远程查阅档案内容。对于说明可借助网络远程查阅的，进行查阅试验。总结起来，有四种情况：

（一）各档案馆网页上都发布了一些档案图片信息，可点击打开查看。这些档案信息多是在设置的“网上展厅”“馆藏珍品”（或称“珍档荟萃”等）栏目内发布。各馆发布的数量差异较大，但其有共同点，即具有宣传目的，表明各馆的特色和价值。如北京市档案信息网的“网上展厅”栏内发布有首钢精神档案展、通州往事、日军侵华图片展等共40个专题。其“珍品档案”栏内发布有“建国初期保护法海寺壁画档案”“设立总理衙门原奏章程十六条”“剿抚彭台机宜”等7项；天津档案网的“网上展厅”栏目内发布有“抗战烽火·盘山魂”等专题档案展、“城市记忆”等专题视频和百件馆藏珍品档案图片等；河南档案信息网的“馆藏珍品展厅”栏目内发布有“清代档案”4个扫描件和“河南省局票证”5个扫描件。

（二）一些档案馆在网页上发布馆藏开放档案案卷目录或文件目录。如江苏档案网设有“档案目录中心”栏目，发布已开放的档案案卷目录和文件目录信息。网页上显示有案卷目录56651条，文件目录45735条。不过笔者看其文件目录题名更像案卷目录题名。但可贵的是，其显示了很多是属于1949年到1978年的文件目录；浙江档案网“电子档案”栏目下分“清代档案”“民国档案”“革命历史档案”“建国后档案”项目，现除“建国后档案”项目点击打开无内容外，其他三项点击打开均有收存的档案文件目录；宁夏档案信息网发布有档案文件目录；黑龙江省档案馆网“档案查询”栏内有1996年到2003年的档案文件目录；安徽省档案局网开设有“档案查询”栏目，输入档号、题名、起始年份、终止年份，可检索出相应档案的案卷标题；四川档案网设有“查档服务”栏目，该栏目下位有“网上查档”栏目，栏目内发布有其开放的清代档案文件目录，网页上显示有114872条。

（三）个别档案馆可使读者远程检索查阅部分档案内容。如天津档案网开设有“档案查询”栏目，栏目注明：“提供目录检索和全文查阅。其中全部目录数约为175万条，案卷级和文件级目录数为145万余条，全文目录数为29万余条，档案原文数约30万幅（逐渐添加中）。同时提供部分档案（具有‘预约字样）原文的预约和分类查询功能”。在该栏目的下位栏目“在家看档案”内，显示档案文件标题有29万余条，点击“查看原文”大多能打开看到；陕西档案信息网设有“馆藏档案查询栏目”，点击打开后可检索“民国开放档案”。输入标题

（关键词），点击查询，会出现相应档案文件的档号、标题、责任者等。点击蓝色字“原文”，会打开显示文件原文；上海档案信息网开设有“开放档案一站式查阅”栏目，栏目使用中说明，输入关键字，可检索到符合条件的档案目录，点击标题可以看到档案详细内容，点击全文可在线查看档案全文内容。不过笔者在按网页要求注册账号登录后，能检索出档案文件目录，点击了几个全文均打不开，估计是出现了技术问题。

（四）几个档案馆开设委托代查档案业务。如江西档案信息网“查档服务”栏目内的“查档指南”中，有“查阅方式”项，分“直接查阅”（到馆查阅）和“间接查阅”。“间接查阅”说“可以通过信函、电话、传真、电子邮件等方式”，将需求告诉该馆，由该馆工作人员代查，有结果后以适当方式联系回复。这里的回复虽未说明，但笔者认为应包括电子邮件的方式，所以也算是利用网络传输档案信息。黑龙江档案信息网、河南档案信息网、福建档案信息网等的“查档指南”栏目内均载明提供类似服务。

二、省级档案馆网络提供档案信息服务存在的问题

通过以上陈述可以看出，我国内地31个省级档案馆在利用网络提供档案信息服务方面总体发展较慢，满足不了人们的需求。现存的问题主要是：

（一）各馆比较重视重大公共事件、政治宣传和特殊人物档案文件的网上查询服务，对其他档案文件的提供服务大多做得不够。重视重大公共事件的档案文件的宣传肯定有意义，也能满足人们的一些需求。但社会对档案服务的需求是多样的，只有对其他档案文件也做相似的努力，才能算是档案部门的工作适应了社会需要。

（二）各馆在利用网络提供档案信息服务方面的工作进展不平衡。从笔者查看试验的情况看，天津档案馆提供网上查阅的档案文件数量相对较多，且查閱方便。陕西省档案馆提供网上查阅的民国档案数量没有数据显示，但该馆网页上“民国档案”介绍部分说馆藏92142卷，表明数量也不少，对其查阅也比较方便；上海档案馆从其“开放档案一站式查阅”的说明看，应该也做得比较好，但不知为何笔者打不开原文。北京档案馆、河南档案馆、内蒙古档案馆网页上都显示有数字档案馆可供查询，但都打不开，因此不好评价其该方面工作。其他省级档案馆没发现在网上提供大批档案原文查阅服务。众所周知，将原有纸质档案数字化，并进行鉴定，提供网上查阅，需投入大量财力、人力、时间，是一项工程量比较大的工作。但从这里列举的情况看，经济比较发达的天津做的比较好，经济相对不那么发达的的陕西也做的比较好。所以，决定这项工作做得好坏不是经济问题，因为该项工作需要的投入，对任何一个省级单位来说，都不是什么大问题。

（三）一些省级馆在网页上发布了开放档案的案卷目录，或提供网上查询案卷目录服务，这当然比暂未提供该项服务的好，使人基本知道该馆大概藏有哪些内容的档案。但是，人们查阅档案文件，需要知道具体文件内容，所以，目录提供应细化到文件级。再进一步，像天津、陕西等馆那样，提供原文查阅服务，才算服务比较到位。在这里，有个认识角度问题，作为档案部门，了解案卷目录，知道自己这里保管了哪些内容类型的档案已基本可以，但作为用户，他需要知道具体的档案文件内容。档案部门为用户服务，就需要站在用户的角度，才能满足其需要，才算服务到位。

（四）一些馆公布的已开放档案文件多为清代、民国档案，建国后的档案文件很少，满足不了用户对这方面档案的查阅需求。《档案法》规定，档案“一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年”。这里的“向社会开放”，应该意味是不受限制的查阅利用。《档案法实施办法》规定，“档案的公布”，是指“向社会公开档案的全部或者部分原文”，其形式包括“通过公众计算机信息网络传播”。福建省人民政府2017年12月1日发布

《福建省数字档案共享管理办法》，该办法将数字档案分为无条件共享、有条件共享和暂不共享三类。“中华人民共和国成立以前形成的、可以公开的数字档案；中华人民共和国成立以后形成的、已到法定公开期限可以公开的数字档案；经济、科学、技术、文化等数字档案；属于政府信息公开范围的数字档案；按照规定可以公开的重大活动数字档案，为无条件共享类。内容敏感，按照保密法律法规的规定，只能提供给特定需求方利用的数字档案，为有条件共享类。涉及国防、外交、国家安全和其他国家重大利益、商业机密、个人隐私以及按照国家规定不宜公开的数字档案，为暂不共享类”。该办法还规定，“属于无条件共享类的数字档案，可以直接从共享平台获取”。福建省的这个规定，可以说是对《档案法》和《档案法实施办法》关于档案开放利用精神的一种制度落实。但在实际工作中，全国大部分省级馆还未将其落到实处。这里边既有工作量大，需要循序渐进的推动原因，也有一些人员顾虑鉴定不准，怕开放某些文件产生不好影响的原因，所以解决思想问题也是推进档案网络服务工作应该注意的方面。

上面所述四个问题主要是指利用网络提供档案信息服务内容方面需要注意的事项，在技术方面，也有些问题需要注意。有的问题虽然不大，但也可能影响服务效果。如有几个馆在网页上设置的检索格式，让查档者输入题名、档号、年份、责任者等，以检索自己所需的档案，这显然是按档案部门著录和检索档案的习惯来设计的。试想一下，有几个查档者在查档时知道自己需查的档案这些方面准确信息？是不是更多查档者只是知道自己需查档案的某方面大概信息，或者是想查一下有没有自己估计的某方面档案信息？而如果换成上海档案信息网那样让输入关键字（词）是不是会更恰当些？另外，既然本文是谈利用网络提供档案信息服务问题，就自然联系到网络维护问题。笔者自2018年1月19日开始正式查阅内地31个省级档案馆网页，到2月20日上午本文完稿前最后查证有关馆网页，一个月时间，先后有9个馆出现最少两三天，多则超一星期打不开网页的情况，占总馆数的比例近三分之一，这在其他行业是很少有的现象，无疑影响档案馆利用网络提供档案信息服务。笔者在某省档案馆网页上看到一份发布于2017年9月13日的开放档案公告，称该馆完成了馆藏民国档案14万多件的数字化及开放鉴定，开始对外开放。但是其开放方式不是让人通过网络查阅，而是凭单位介绍信或身份证到该馆的利用大厅开放利用平台去进行查阅。笔者估计不是因为档案内容的敏感性问题，而是怀疑其担心网络不安全，数据受破坏，需要加强技术保护问题。

笔者这里选择省级档案馆提供网络档案信息发布与传输服务作为调查对象，是因为一个省域的面积很大，如离省城较远的查档者到省馆查阅，不仅费时费力，而且经济成本高。所以，省级馆提供档案信息的网络服务具有紧迫性，当然國家馆也不例外。另外，档案部门要为科研服务，与一般因处理某事需查阅某一件或几件档案不同，科研有时需要的查档，可能是一件，也可能是很多件，并且可能需查阅的档案不是一下子全部明确，而是研究到哪一步产生了查阅某一个或几个档案的需求，再向下研究，又产生了查阅某一个或几个档案的需求，如果每遇到此，就到档案馆去查，不仅非常麻烦，而且影响科研进度。而如果研究的课题是涉及全国某时期某方面的事项，需要查阅很多省该方面的档案，能获得网络方面的服务与否，结果就可能不仅仅是影响科研进度的问题，而是可能因为成本问题导致科研项目能否实施了。