新形式下档案管理工作存在的问题和对策研究

刘小琴

【摘要】档案是信息的重要载体，档案管理是十分重要的工作，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。为了更好地完善档案管理工作，加强档案管理和解决档案管理工作中的问题，本文针对性地提出解决措施，以保障档案管理工作顺利进行。

【关键词】档案管理；问题；对策；研究

随着现代经济的快速发展，档案管理的有效性与公共机构的竞争力有关，人们更关注档案管理的有效性，研究新形式下档案管理存在的问题和对策具有非常重要的意义。

一、档案管理中的问题分析

（一）档案管理制度不健全，缺乏规范性管理。很多企事业单位目前因为缺乏档案管理相关的规范性制度，使得其档案管理工作不够规范，缺少相应的设备和管理流程，员工做事散漫，甚至出现了档案多处管理的情况，这使得档案信息没有准确性和时效性，无法给予企业的工作、决策和发展提供有效的服务。虽然档案管理人员的社会要求不断提高，但是档案管理人员的素质还没有普遍提高，部分事业单位档案管理效率低下，使得档案管理人员的素质不能适应档案管理的要求。

（二）管理意识不强，档案管理的方法落后。在现代社会的企事业单位，由于文件管理投入不足，文件管理方式仍处于传统的手工管理模式，采用手工采集、整理、编辑、检索文件。现代信息技术的使用使得档案管理符合现代社会的发展，搜索过程复杂且容易出错。在降低工作效率的过程中，文件信息的准确性不能保证，这对企事业单位是不利的。尽管许多组织对文件管理的重视程度越来越高，但在实际的文件管理工作中，由于工作人员对文件管理的理解不够，在收集和整理数据的过程中经常会遇到很多困难。

（三）档案硬件投入不足，创新观念落后。创新是档案事业可持续发展的保障，档案事业的可持续发展意味着其社会功能的改善和提高，要把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。檔案工作是党和国家的重要事业，但档案室建设不规范不标准，档案柜陈旧，存储条件差，为此，要以时代发展为基础，要实现档案的可持续发展，必须不断创新档案管理工作。这也是档案管理社会性和开放性的必然要求。

二、改进档案管理中常见问题的对策

（一）信息技术在档案管理中的运用。主要是档案管理相关软件的开发和使用，使得档案管理更加便捷、准确。要用现代信息技术手段管理档案，加强对档案管理人员现代信息技术技能的培训，使档案管理人员能够有效地将这项技术应用到档案管理工作中。利用档案管理相关软件，对档案信息的输入、检索等进行全方位的管理，使得在利用档案信息的时候更加快速和准确，提升单位档案管理的效率。

（二）加强工作人员对档案管理的认识。在正确理解档案管理意义的同时，按照档案管理的相关规定开展管理工作，定期对档案管理工作进行监察。还要经常培训，这种培训必须是由上而下的，并且是定期的持续性的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代化经济发展的需求。

（三）档案管理的效果，直接决定了档案的寿命和准确性。档案管理是一个专业性和规范性的工作，必须严格按照《档案法》的规范性要求来进行档案管理，该规范性文件明确了档案管理的职责、范围、方式、权利和义务等，并提出档案管理必须规范化、科学化、制度化。因此，各企事业单位应该加大对档案管理的投入，这主要包括了档案室的规范化建设、档案管理设备的齐全、档案室的安全等。坚持系统实施的严肃性。档案部门不仅是制定档案规章制度的主管部门，还是规章制度的执行部门。在实施规章制度时，必须要充分体现制度的权威性。

（四）档案管理工作中出现很多难题。主要问题是档案管理工作人员的素质不高，甚至出现了一岗多职的情况，人员的缺少是需要时间来改变的，需要提升档案管理工作人员的整体素质，这种素质是建立在专业化的培训和学习的基础之上的，并且在加强业务素质的同时，也要教导员工在其职终其事的素质，服从企事业单位的安排，切实做好档案管理工作，确保档案信息的准确性和时效性。

三、实现档案管理工作创新的途径

（一）思想观念的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

（二）服务方式的创新。更好地创新服务方式，需要我们不断发现新的文件需求和服务方式，更好地满足实践需求。在工作中，要加强和改进档案业务的主动性、针对性和时效性。

（三）加大资金投入。档案管理信息化建设需要投入大量的资金，建设的前提就是馆藏档案的数字化，档案部门在硬件设备方面应该积极引进必需的应用设备，通常工作人员应该借助先进科学的硬件设备，转化、扫描、补充、整理馆藏档案资源，注重各环节的具体要求，利用各类文档处理软件来整理建立的数据库，保障检索服务的高效性；或者是建立各类网络安全防护系统，注重数据信息的备份与加密等工作。

四、结语

事业单位的档案管理属于一项基础型和职能型的管理工作，在信息化建设过程中还存在一系列问题，必须立足实际，加强档案管理与信息技术相结合，注重档案信息管理建设，提高人员综合素质，加大资金投入，落实科学规范化，通过信息化方法管理档案，最大限度地发挥档案工作在管理和服务方面的潜在优势。

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