处理好办公室工作和档案管理工作的几个关系

王运德

【摘要】基层很多企事业单位的档案管理工作由兼职档案管理人员承担，其中，又有很大一部分兼职档案管理人员同时从事办公室工作。如何处理办公室工作和档案管理工作的关系，就成了这部分人员面临的一个问题。

【关键词】办公室工作；档案管理工作；关系

实际工作中，除了专门的档案机构和一些大的机关、企事业单位配备专职档案管理人员之外，很大一部分单位的档案管理工作由兼职档案管理人员承担，这其中，又有很大一部分兼职档案管理人员同时从事办公室工作。如何处理办公室工作和档案管理工作的关系，就成了这部分人员面临的一个问题。下面，笔者结合工作体会谈几点认识。

一、办公室人员从事档案管理工作的优势

办公室工作职责和办公室人员工作的具体内容，从一定意义上说都有利于兼职从事档案管理工作。

（一）办公室部门职责，有利于做好档案工作。办公室作为机关运转的中枢和核心机构，其主要职责可以分为三个方面：管理、协调、服务。管理，包括对办公室自身的管理和对整个单位的管理；协调，主要协调各个部门（处室），形成工作合力，更好地完成整个单位的工作任务；服务，就是做好后勤服务工作，为整个单位的正常运转提供保障。在履行这些职责的过程中，与各个部门形成了很好的合作和配合关系，特别是在协调工作过程中，对整个单位和各个部门的工作都有所了解，对各个部门在什么时间节点一般能够产生哪些材料，这些材料中哪些需要归档等情况比较熟悉，可以在协调工作的过程中，及时督促各个部门做好档案收集工作。同时，档案工作本身受办公室的领导， 督促和指导做好档案工作，也是名正言顺的，更容易指导和协调档案工作。

（二）工作内容交叉，有利于档案收集。檔案收集工作是档案馆、档案室取得和积累档案的一种手段，它为档案工作提供了实际的物质对象，是档案业务工作的起点。档案收集工作质量的高低，会直接影响到档案业务工作的其它环节的工作质量。在一般的机关和企事业单位，档案工作的主要内容是整理和保存上级来文和本单位的文件、资料。对于上级来文，收文、传阅、催办都由办公室文书负责，在文件办理完毕后，对需要存档的文件资料就可以及时收集，以备归档。本级单位产生的档案，主要以党群工作类、行政管理工作类、经营管理类、生产管理类四大类文书档案为主。其中的党群和行政管理工作，比如，党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利等，大多由办公室负责。工作中所形成的各种方案、记录、总结、各种报表等，大多出自办公室人员之手，在日常工作中，及时对工作中形成的各类资料、材料进行收集、整理，等文件、材料办理完毕，就可以在办公室对档案进行收集、分类整理，以备归档，可以保证档案收集的及时性和完整性。同时，大多数单位由办公室文书从事档案管理工作，更为档案收集工作提供了便利。

二、从事办公室工作和档案工作需处理好的关系

办公室工作头绪繁多、事务繁杂，需要理得清、理得顺、做得勤、做得整。而档案管理工作需要掌握一定的档案知识，工作心细，品行端正，原则性强，这两项工作有互相促进也有矛盾之处，就需要在工作中处理好下面几个关系。

（一）处理好学习的关系。学无止境，信息时代的到来，知识更迭的速度也越来越快，每个人除了具有丰富的综合性知识外，还要具备丰富的专业知识，才能在激烈的竞争中立于不败。这就要求每个人要不断学习，作为从事办公室工作又从事档案管理的人员，除了参加政治理论和与单位有关的业务知识的学习之外，还要学习档案知识。初任档案管理工作，可能觉得没有头绪，觉得要学习的东西很多，然而，档案管理也是一门学问，内容丰富，不可能一下子全掌握。这就要“实用主义”，即先学习档案管理基础知识，然后根据单位特点和工作需要，学习文书档案、财务档案、人事档案管理的要求和规范，先使自己能够开展档案管理工作。最后，全面系统地学习档案管理知识，使自己成为一名兼职且专业的档案管理人员。

（二）处理好工作的关系。档案集中整理工作一般在年底或年初进行，而这时候，正是办公室进行各种工作总结、迎接各种检查、考核，或是制定工作计划、对全年工作进行安排部署最繁忙的阶段，往往需要准备各种材料、会议等。这就需要统筹处理好办公室工作和档案管理工作的关系，对这段时间的工作进行梳理，安排出时间表，分清主次、明确时限，避免因为工作多而产生遗漏或者工作纰漏，影响工作进展。同时，要抓住年底工作总结的时机，对各种资料进行整理、归档，查漏补缺，及时将该归档的归档，能归档的归档。从这个意义上说，处理好这两项工作的关系，有相互促进的作用。

（三）处理好人际关系。领导的重视是推动各项工作的有效途径之一，档案管理工作也不例外。实际工作中，不同程度存在领导重视不够和重办公室工作轻档案管理工作的现象。作为从事两项工作的人员，要多向主要领导和分管领导汇报，使他们充分认识档案管理工作的重要性，争取他们在硬件、工作分工、人员调配等方面的支持，为顺利开展档案管理工作打下良好的基础。还要处理好与办公室主任的关系，办公室主任作为办公室工作和档案管理工作的直接指挥者，一是要争取他对档案管理工作的重视和支持，还要通过他积极协调、安排有关部门和科室重视档案管理工作，及时将有关材料进行整理、归档。最后，要处理好与同事的关系，对办公室内部工作人员，要做到分工不分家，团结协作，积极赢得同事的帮助和支持。对其他部门的同事，要经常交流，在职责和制度允许的范围内，积极为他们提供便利，取得他们对档案工作的理解，能够按时完成档案收集、整理等工作任务。