做好机关文书档案规范化管理工作的思考

李政清

【摘要】随着机关业务规范化管理的进一步推进，文书档案规范化管理的作用越来越重要。本文介绍了文书档案规范化管理的意义、基本要求和基本特征，并在此基础上阐述了现代化办公环境下文书档案管理一体化的原则。

【关键词】文书档案；规范化

一、文书档案规范化管理的意义

文书档案是指机关、单位、企业等团体在从事社会活动的过程中，为了特定需要，按照一定的要求、格式而形成的书面文字材料。文书档案管理工作是档案管理工作的重要组成部分，其管理水平直接影响着文书档案资料的完整性。文书是档案的来源，档案是文书的归宿，文书处理工作和档案管理工作任务不同且相互独立，但二者同时又是文书档案管理工作流程中紧密相关的工作环节。因此，推进机关文书档案管理规范化工作，有着十分重要的现实意义。

（一）文书档案规范化管理是各级机关单位领导工作和业务工作不可缺少的辅助工作。文书档案工作是各级各类机关单位的领导工作和业务活动必不可少的一个辅助工作。无论领导有多么大的能力和才干，也少不了文书档案的辅助工作。文书档案工作能够保证机关各项工作的正常运转，保证领导决策的推行，保证信息沟通的顺畅，因此，它具有很强的保障功能。同时，文书档案工作上的些许疏忽，都有可能导致党政领导、业务部门在处理公务上、决策等方面的损失，有些损失甚至无法弥补。因此，文书档案的规范化管理，对于领导工作和业务工作的辅助作用不可或缺。

（二）文书档案规范化管理是机关日常工作的重要组成部分。文书档案管理工作是机关日常工作的重要组成部分，是单位内部实现科学管理的重要条件和手段。进入信息社会后，文书档案管理工作已从过去的后台跃升到前台。文书档案管理工作已经成为机关管理与机构运行的重要工具，成为维系人类社会永久记忆和创造力的智慧宝库。文书档案管理规范化的程度直接决定着一个机关日常工作的效率。

（三）文书档案规范化管理是国家档案事业的重要组成部分。文书档案管理工作是国家档案事业的重要组成部分，是档案事业赖以生存发展的物质基础。有领导人曾讲过，档案是历史舟车、文化财富，是人们在社会实践中创造和积累的重要历史文化资源。文书档案不单纯是一堆文字材料，而应该把它当作是历史的载体、文化的财富。随着经济社会的发展，文书档案规范化管理在国家档案事业中发挥着越来越重要的基础性作用。

二、文书档案规范化管理的基本要求

做好文书档案规范化管理的基础性工作主要有以下三方面的要求：

（一）准确严密。这就要求我们的文书档案在工作的过程中是准确严密的，应该减少漏洞，最大程度上减少工作上的疏漏。在从事拟稿、办文的过程中，在档案形成的过程中，都要强调准确、规矩、规范。

（二）及时迅速。这是对我们的工作提出的时效要求。无论是处理文件，还是搜集档案材料，各个工作环节都应该保持效率。因为文书档案管理工作是直接为领导、业务部门服务的，所以在工作的各个环节上都要最大限度地提高工作效率，通过采用先进的技术，加强管理，简化工作流程，来提升工作的效率。

（三）确保安全。主要是指文书档案的信息安全和实体安全。在工作的过程中，要严谨认真，不能将文书档案丢失或造成文件积压没有及时整理、立卷。在网络时代，大量的文件是以电子文件的形式存在的，稍不留意就有可能产生一系列的泄密后果。尽管有加密手段，但是也有出现疏漏的时候。因此，各种文书档案，不论是纸质的，还是电子的，都要注意保存，严格保密，既要保证信息安全，同时还要保证实体安全。

三、文书档案规范化管理的基本特征

（一）前端控制。这是文书档案规范化管理的基础环节。前端控制是指在文件撰寫、处理和保管的各阶段都要符合文件管理系统的要求，前端控制主要体现在技术设计和文件撰写两个层面，把文件的撰写、处理、保管环节都镶嵌进入文件管理系统，统一要求。主要包含两个层面的内容，一是技术设计方面，二是文件撰写方面。从技术设计的层面看，主要指电子文件，电子文件能够按照预先设定的格式自动生成符合规范的正式文本。从文件撰写的层面看，主要指在文件的处理、撰写过程中要符合国家有关的法规、规范。

（二）全过程管理。这是文书档案规范化管理的核心要求。全过程管理的基本内容是指将文书档案管理工作的全部内容纳入机关工作人员的全程控制之下。全过程管理就是不要有漏洞，不要有哪一个环节失控或失真。全过程管理就是把参与文书档案管理工作的人员有机衔接在一起，同时对文书档案的生成质量承担一定的责任，各自从不同的角度去把握。

（三）信息共享。这是文书档案规范化管理的工作目标。信息共享是文书档案规范化管理的目标，可以从两方面来把握。从系统论的角度来看，文件、档案、图书、情报都是信息的一种形式，都具有传输、存储信息的功能。随着现代管理对综合化信息的需求，势必会强化信息资源共享。从全社会的角度来说，信息共享是信息化社会的基本特征。机关工作过程中形成的许多公文信息可以一次输入，多次输出，反复使用，这是文书档案工作现代化的一个重要标志。实现机构和系统内文档工作的信息资源共享，是文书档案管理规范化追求的目标和境界。

四、现代化办公环境下文书档案一体化管理的原则

随着现代化办公环境条件的改善，文书档案管理工作已经从过去的台后跃升到台前，随之而来的是文书工作和档案工作的界限变得越来越模糊。在现代化办公环境下，做好文书档案一体化管理要把握好以下三个原则。

（一）撰文工作规范化。公文起草具有以下的特点：一是目的的特殊性，公文是为处理公务服务的，要排斥个性化写作。二是内容要绝对真实地反映现实生活、工作实际，排斥文学手法，不能虚构。三是文稿不能随意产生，要严格按照国家公文格式的标准或约定俗成的格式规范制作出来，保证未来在档案格式上的要素齐备、重要项目不丢失。四是表达要规范，采用应用文体，注重公文最基础的要素，恰当使用好公文术语。

（二）办文程序规范化。发文程序从拟稿开始依次会经历核稿、签发、注发、缮印、校核、用印、签署、发文登记、装封、发出这十个环节，然后文稿经过发文程序传递到收文机关，另外还有一部分文稿要留在单位内部。这样的一个工作流程中，有很多环节都直接影响着文书档案的质量。因此，要保证这个流程的规范化，确保各个环节的质量，严格按照操作规程去把关。

（三）立卷归档规范化。立卷归档是文书档案管理的重要环节。做好此环节工作主要有以下内容：一是做好平时的归卷工作，把年终的集中整理化整为零，把工作做在平时。要把握以下细节：第一，收存工具要标准化；第二，注重分门别类；第三，确保文件整齐完备；第四，区分文件的保存价值；第五，保持文件自然联系。二是对文件信息进行整理编目，主要有：第一，按照时间顺序或重要程度排列；第二，为每一页文件编写页号；第三，编拟案卷题名；第四，填写案卷封面。三是对文件信息的归档保存。要谨慎地对待每一份在工作当中形成的文书档案，严格遵循国家的法律法规要求，把那些有价值的、已经处理好的、处理完毕的文件定期集中归档，使得相关文书档案能有一个法定的处所。

文书档案管理工作是机关业务的记录者，也是机关业务发展的预测者。加强机关文书档案规范化管理，对于提高机关工作的质量和效率有着十分重要的作用和意义。因此，每一名文书档案管理工作者都要高度重视文书档案规范化管理的工作，在具体的业务工作中，认真按照有关的业务要求，切实做好文书档案规范化管理的工作。

【参考文献】

[1]栾惠岚.有关企业文书档案管理的规范化思考[J].商， 2013（08）：198.

[2]褚立慧.文书档案规范化管理初探[J].兰台内外，2015 （01）：40.