对执法单位做好文书档案管理工作的研究探讨

胡汶希

【摘要】本文主要探讨分析执法单位应如何做好文书档案管理工作。首先以执法单位文书档案管理工作为参考，对其管理过程当中遇到的问题进行分析，然后提出了相应的解决办法和应对策略，以求能加强和提高文书档案管理工作的效率。

【关键词】执法单位；文书档案；管理研究

文书档案管理已不是一个新的话题，任何单位都有丰富的档案资料，都必须进行相应的归档整理。对于执法单位，档案管理更为重要，执法单位是我国重要的部门，在维护人民正当的合法权益方面起着重要的作用，是整个社会发展不可或缺的一部分。关于执法单位文书档案管理，这是一个老话题，但缺少的卻是新研究，本文便是以老话题新思路的研究方式，对当下城市执法单位的文书档案管理中遇到的一些问题进行分析，以求得到突破和解决。

一、文书档案管理的问题分析

文书档案管理在执法单位属于办公室业务，所以对于办公室管理人员就具有一定的能力要求。执法单位是一个复杂的单位系统，在执法的流程中，从开始的受理、审查、核准、发布公告等过程中，大量的文件便会产生，文书档案也就形成。所以对于办公室管理人员，文书档案的管理工作，就显得非常重要，这些文件都需要管理人员的及时归档和管理。以本市的执法单位文书档案管理为参考，笔者在调查的过程中，发现了许多的问题，这些问题都是亟须解决的。

（一）管理人员的能力差，创新性不强。这个问题在执法单位档案管理中普遍存在，也属于老问题。这一问题，有文书管理这一工作自身的问题，文书档案管理顾名思义就是对档案的归档管理，这在很多人看来是一份非常枯燥乏味的任务，并不需要个人的创新性，只需要花时间整理资料。这一误导性的认识造成大多数青年优秀人才不愿意从事这一行业，也不愿意花费时间做这一方面的研究工作，且在这一岗位上，多数为退休人员或者工作人员家属，老龄化问题也很严重，所以，这就存在着非常严重的问题，管理人员的能力不足，没有新型人才的注入，这严重妨碍了文书档案管理的创新性发展。

（二）管理制度欠缺。就执法单位的文书档案管理部门来讲，必须要有部门规章。而据笔者的调查，档案管理部门在一个单位中的重视程度是最低的，领导不重视，员工也不重视。这对于这一部门的发展起到了很大的阻碍作用。文书档案管理工作或许不如其他部门的作用明显，但它确是不可缺少的，所以，各个单位应当制定正确的档案管理制度，使无序的管理能得到良好的规范，确保这项工作顺利进行。

（三）管理设备落后。管理设备对于档案管理也是非常重要的，如果光靠人力，效率会非常底下。所以设备的先进是很重要的。执法单位的档案普遍较多，且不同事件不同过程产生的文件类型也很多，所以急需先进的设备来提高管理效率。执法单位必须加强对于档案管理建设方面的财政支持力度，积极引导档案管理部门的创新发展。

二、文书档案管理的应对策略

文书档案管理工作对于执法单位来说，是隐性的但又必不可少的一项基础性工作，做好这一工作具有重要的意义。针对执法单位文书档案管理的相关问题，笔者提出一些自己的建议，希望能对档案管理有一定的帮助和改善。

（一）引进创新性人才，实现档案管理的创新性。首先，档案是关于企事业单位的历史发展过程的记载，会保存着这个单位很多珍贵的资料，从有些档案资料就可以窥见这一单位的整个发展历程。以执法单位为主，文书档案便记载着执法单位的每一次任务以及结果性材料。而这些重要的材料现在却还是以传统的整理方式进行，管理的方式、过程都很落后，急需创新。而创新的前提便是引进创新型人才，改编或者整顿岗位职责，为文书档案管理工作注入新的血液。然后进行定期的培训，让本市执法单位的档案管理工作也能跟着现代化的步伐，在原基础之上有针对性地学习先进经验，实现创新发展，为社会提供更多的有价值的信息服务。

（二）制定规范的管理制度体系。我们既是执法单位，更懂得遵循法律、规章制度的重要性，所以更应该起到表率的作用。档案管理作为基础性的工作单位，更应该有一套规章制度遵循。制度的制定要结合实际情况，领导层和工作人员交流协调，制定系统的规章制度。这种制度应分为两种类型：一种是对管理人员的要求，一种是对管理方法的要求。关于管理人员的要求，例如培训应该定期举行，每个人必须参加；有秩序的实践能力检测，应达到的标准；对于优秀人员的奖励机制等等，都必须有规章制度可参考。

（三）引进现代化的设备。档案管理是对单位的一系列文件进行的集中管理，工作人员必须要确保档案信息的完整与安全，而这是一项特别复杂的工作，单靠人力是无法完成的，所以先进的设备机器有很重要的作用。文件材料从开始的形成积累到最后的归档保存更需要现代化的信息处理。而在我市的执法单位，档案管理的机器设备并没有得到及时的更新，这就需要领导阶层加大财政支持力度，引进先进的设备，实现档案管理的信息化、现代化。

三、总结

执法单位的文书档案管理工作是一项基础性的工作，对于单位的发展有着不可或缺的作用，文书档案管理的创新发展是每一个管理者的责任，笔者也以自己所在市区的执法单位为参考，对于档案管理中出现的一些问题提出了自己的见解，希望文书档案管理工作实现现代化信息化的发展，实现创新性的发展，为社会多作贡献。

【参考文献】

[1]王明.浅谈执法单位文书档案管理效率的改善措施[J].科学中国人，2016.

[2]程旭.加强档案行政执法的若干思考[J].黑龙江史志，2012.

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