刍议档案管理工作的重要性

龙艳玲

【摘要】随着国家政策的完善，档案管理工作也被越来越重视，档案的丢失、散乱会给政府、社会、公民带来极大的麻烦，而有序的档案管理能为以后的工作提供方便。另外，就目前的形势而言，全国参加高考的人数越来越多，因此，极其严峻的就业形势，就必须搭配一定得当的管理，在就业档案管理工作方面，档案管理工作就更加重要，它关系民生，是国民经济发展的一个重要环节。

【关键词】档案管理；就业档案；重要性；措施

一、档案贯通古今的内涵

什么是档案呢？简而言之，就是对重要事件的一个记录，中国自古以来就有档案之类的记载，但历朝历代的名称不同。比如《史记》，记录下来留给了后人，算是一笔珍贵的财富。“档案”这个名称直到清代才被确立下来。纵观古今，那么可以得出结论，档案管理工作至关重要，为当代也为后代提供依据和借鉴。

二、现今档案管理工作的现状及其重要性

越来越多的档案面临许多的现实问题，由于许多档案是纸质记录，随着时间的历练，纸质档案不易保存，极易老化，甚至纸张变黄，变脆变质，最后不能使用，所以档案管理条件不足，而管理库房是达不到保存档案标准的，而复制的工作量太多，也容易将资料弄乱弄混。所以要从实践看来，档案管理工作迫在眉睫，一方面要延长资料档案的寿命，一方面也更要完善档案管理机制。

档案管理中心，包括就业档案管理中心的中心任务是维护档案的安全与完整。以就业资料的方面看来，档案管理工作只有保證了完整性，才能保证查询资料的轻易便捷，而不是发现查无可证，甚至是资料丢失，那么这个档案管理就失去了意义。二是档案管理的保密性，特别是就业档案，它涉及机密，如果泄露就会引起社会的混乱，管理工作也会加大难度。

档案管理工作的现实意义和后世借鉴意义。在就业档案管理中，有序的资料管理和整合，是就业管理工作的重要保证。在一项工作中，如果能及时调出所需资料，既能节约时间，又能体现出工作的效率性，这样保证了当前工作的效率，还能降低工作的难度。像古书记载一样，档案馆里的历史性对后代有极大的借鉴作用，国家倡导科学发展观，资源的循环利用，如果档案管理得当，保存时间长，后代可以根据记载寻找所要探求的规律，这样可以少走许多的弯路。

三、档案管理的几点借鉴措施

新时代的中国档案管理工作取得了极大的突破，现代档案管理部门越来越多，这是一个单位的正确认识，并且事业单位在档案管理部门上下了很多工夫来保证整个单位的有序运行。但从实际想来，档案管理工作还是有些许不足，值得大家去改进和提升。

首先是要加大档案管理工作的经费投入，增强政府有关事业管理部门对档案管理工作的重视程度。档案管理部门作为一个管理机构的重要的分支部门，档案管理属于后台，不易引起上级的高度重视，因为档案的管理工作不需要摆在台面上，不会被外界看见，因此管理部门对档案管理的工作的方面经费投入较少。但从上述档案管理工作的重要性，以及最终投入经费较少的结果看来，档案管理工作具有十分重要的性质，比如纸质稿的管理档案就可以借鉴实行电子档案，运用互联网加电子科技，把档案输入电子系统，可以增加档案的备份数量，需要阅读的人就不用等待前面阅读的人归还书本了，需要阅读的人就可以在网络即时阅读。更多的经费投入要用在关键点上，有效帮助更好地管理档案，这样纸质稿的一些缺陷就能够得到充分的弥补。

还有很重要的是要提升档案管理，和工作人员的职业素质。这大致可以从两方面入手，一个是招聘高学历的工作人员。当然，这也需要足够的经费去支持。另外就是开设专门的培训班，从而提升管理人员的素质，这样对口对专业的培训，更能够有针对性地去对档案进行管理，特别是就业管理部门的档案管理，因为它涉及到民生，涉及到国民经济发展，所以专业素养的培训是极其重要的。

提高档案管理工作的信息化程度，除了使用电子档案之外，管理系统也可以通过电子系统管理。档案管理工作部门应当建立自己的区域网络，配齐所必需的硬件设施，包括计算机、服务器等等。只有当电子系统更加完备，跟得上时代信息化的发展，那么才能够将档案进行有效的运用，才能深入民情，促进国民经济的发展。当需要提取一定的档案材料时，就可以通过电子系统简单提取省时省力，而不需要到图书馆或档案室去，挨个查看纸质资料。

提高管理部门的创新意识，针对问题寻找新的创新，解决问题的角度。时代的步伐在紧追不舍，所以传统产业也应适当结合创新思维。要善于提出档案管理工作方面的不足，并且提出一些可行的措施，那么档案管理工作就可以不断发展。

最重要的一点，从制度方面着手，就是要建立健全就业档案管理工作部门的制度。基本都是怎样管理档案的制度，还有建立惩戒奖励机制，对提出有利建议的工作人员，给予奖金和奖品的鼓励，对于泄露档案资料的工作人员予以批评甚至开除。

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