创新机关事业单位档案管理的重要性及途径

王芳

【摘要】随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经不能适应现有机关事业单位高效运转的需要。针对传统档案管理中存在的各种问题，机关事业单位应积极开展档案的信息化建设工作，这对提高档案资源的有效利用率，提高各部门的工作效率等方面都有重要的意义。本文在分析了信息化时代对机关事业单位档案管理的重要影响基础上，提出了创新档案管理的主要途径。

【关键词】机关事业单位；档案管理；信息化

档案作为一种特殊的信息资源，是事业单位宝贵的资源和财富。它包含了很多重要的信息资料，记录着机关单位的发展历史、人事关系、人事档案、工作流程等重要信息，档案为机关单位的未来发展提供了重要依据。因此，档案管理在机关事业单位的发展中具有十分重要的作用。但是，目前我国很多机关事业单位仍然使用传统的档案管理模式，这种管理方式存在着档案存放条件不达标、缺少档案存放场地、档案缺失等很多问题，因此，采用纸质档案存放的方式已经不能满足机关事业单位工作的需要。目前，随着信息技术的发展以及网络技术的进步，档案管理工作的信息化、电子化已经成为发展潮流。在这种背景下，机关档案管理工作也面临着巨大的压力和挑战，如何创新机关事业单位的档案管理工作，已经成为当前档案工作者研究的重要内容和使命。

一、提高机关事业单位档案管理信息化的重要性

机关事业单位的档案信息化管理是档案工作发展的必然趋势，同时，实现档案的信息化管理，也可以提高机关单位档案管理的效率，这对促进机关事业单位的可持续发展具有重要的意義。

（一）档案存放载体越来越便捷。目前，很多机关事业单位的档案通常以纸质的形式保存，每天机关事业单位都会形成很多的档案信息，如果这些档案资源以纸质的形式保存，就势必要整理出专门的存储地点，即便配备了专门的档案室，每天也需要不断入藏新的档案，这样就会造成档案存放空间减少的现象。而档案信息一旦丢失或者损毁，不仅对机关单位而且对当事人都会造成巨大损失，因此，纸质保存档案的方式存在很多的问题。而目前随着网络信息化的进步和发展，机关单位的电子文件也不断增加，一些新兴的信息存储技术提高了档案信息存储的容量，改变了传统档案资源存储的载体，例如，一些重要文件可以通过光盘、U盘、云存储等形式进行保存，这种存储方法具有简单操作、存储时间长等优势。

（二）提高了档案资源信息的利用率。由于纸质档案在被查阅时要受到时间和地点的限制，并且需要花费很长的时间才能查找到所需的资料。然而在信息化时代，档案部门可以通过网络技术以及计算机技术建立起适合单位的信息化档案室，整合各个部门的资料，将档案信息归入统一的管理中，有效实现档案资源的配置和共享，从而使档案查询人随时随地都可以进入档案管理系统查阅自己所需的资料，这种方式准确高效，节省了宝贵的时间，也更容易被档案使用者所接受。

二、加强机关事业单位档案管理的主要途径

在网络信息时代，通过加强对机关事业单位档案资源的开发和管理，提高档案资源的有效共享和合理使用，这对促进机关单位的可持续发展具有重要的作用，主要可以通过以下途径提高档案管理工作：

（一）提升机关领导干部对档案管理工作的认识。档案管理工作越来越受到各个单位的重视，人们也越来越认识到档案管理在单位发展中所起到的重要作用。因此，在信息化不断发展的新时代，机关事业单位的领导和干部更要充分认识到信息化已经是一种发展潮流，档案管理工作必须摆脱传统的管理方式，只有积极参与到各项工作的信息化建设中，为单位的档案管理信息化提供有效的档案配备、经费等方面的保障，才能为实现本单位档案管理信息化打下坚实的基础。

（二）提升档案工作人员的综合素质。随着档案工作的信息化开展，这也对档案管理人员提出了更高的要求，因此，机关单位要注重培养具有计算机技术、网络技术等在内的专业档案管理人员。一方面针对已有的档案人员要鼓励他们自学档案管理的相关专业知识和理论实践，提高自身的工作质量，另一方面机关单位也要不断开展各种关于档案管理的讲座，积极参加各种档案管理的信息化培训活动，提高档案人员的信息化意识，才能保证档案管理信息化建设的开发和实现，从而促进机关事业单位的健康发展。

（三）做好档案信息管理系统的开发与建设。机关事业单位要想实现档案管理的信息化，就要做好档案信息管理系统的开发与建设工作。因此，各个机关事业单位要根据自身的实际情况，了解目前单位档案管理的现状，开展档案信息管理系统所需要的经费、档案配置、人员情况等具体内容，从而针对单位的现状开发一套适合自身发展的信息档案管理系统，才能真正解决档案管理存在的各种问题，最终提高机关单位的档案管理水平。

三、结束语

随着网络信息技术的发展，档案管理工作也进入了全新的发展时期。提高机关档案管理工作，对机关事业单位具有重要的影响和意义：一方面，加强档案管理信息化工作能够促进事业单位的全面发展，不断满足事业单位的档案工作需求；另一方面，加强档案管理的信息化建设才能充分发挥档案资源的价值，为档案使用者提供最真实、最可靠的数据来源，提高档案资源的使用率，最终提高机关事业单位的运转效率。

【参考文献】

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