基于科研档案共享的平台建设研究

陈瑞安 王婷

【摘要】随着医院医疗技术的发展，医学科研活动日益增多，随之产生的相关科研资料也越来越多，如何对这些资料进行管理，让这些科研资料为临床所利用，成了亟待解决的问题。本文通过科研档案数据库的建立以及数据库平台建设的研究，创建共享服务平台，实现信息资源共享，提高科研档案的利用率。

【关键词】医院；科研档案；共享

科研档案作为医学科研活动的真实记录，是促进临床医疗发展的重要依据，做好科研档案工作，可以使临床医疗经验得以总结，规律得以认识，从而促进临床医疗的进步和发展。档案的信息化建设是满足档案利用者对档案信息需求的重要手段，构建医院档案信息资源共享利用平台是我们的目标。国办之前印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的通知，要求把数字档案馆建设列入信息化建设整体规划，统筹安排人、财、物，力争到2020年全部建成数字化档案馆。

一、医院科研档案管理现状

医院科研档案是医院在医学科研活动中形成，具有保存价值和利用价值的文件材料。医院科研档案的专业性强，它包含了大量的新技术、新疗法、新药开发等信息，对日常医疗诊治、科研决策、临床教学等方面都具有积极的参考与指导作用。随着计算机信息技术的发展，用户获取档案信息的方式逐步信息化，档案管理模式也从过去以纸质档案为主转向纸质与电子档案并存的模式。但目前在医院科研档案管理过程中还存在着一些问题，主要表现在管理制度不健全、档案管理意识薄弱、归档材料和归档信息不完整、归档内容不规范等现象，给档案的利用造成了困扰。

二、科研档案的利用情况

科研档案的价值是通过提供档案信息为利用者服务的途径来实现的。目前医院的科研档案都是项目负责人按照自己的习惯在研究过程中对所获得的数据和资料进行记录、整理，通过一些基本形式对档案资料进行保存，这些数据资料在保存起来后很少再次使用，等过了一段时间后有些甚至难以找到，严重影响了对这些数据资料的再次应用。全国档案事业发展“十二五”规划中指出：加快推进档案信息资源整合和数字化建设，逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，最大限度地为人民群众利用档案提供方便。因此，运用共享网络服务平台实现信息资源共享，为大家提供全方位的档案信息服务是档案利用的重点方向。

三、科研档案数据库的建立

科研档案数据库的建立是基于信息技术迅猛发展、信息量急剧增长情况下出现的一种开发利用方式，是一种新型的、便捷的科研档案储存方式。这些数据库平台的建设，更注重临床实际，反映的内容必须全面、完整，这样才能更好地进行再次利用；另外，检索和统计的途径要简便、多样，符合用户的利用方式和统计。

按照科研档案的形成过程和作用对科研档案数据进行分类，分为：1.一般项目，包括项目名称、类别、领域、申报学科、负责人、起止时间等一些基本信息。2.具体内容：包括前期调研报告、检索查新报告、立项申请书、合同书、项目摘要、关键词、原始数据、原始记录、实验报告、结果、结论、工作总结、论文、专利、专著、技术鉴定、成果报奖、应用等。根据这些内容，运用信息化方式进行档案的归档，建立信息化数据库，规范科案数据的录入和保存，为以后科研档案的利用提供平台，提高利用效率。

四、科研档案数据库平台建设

建立科研档案信息资源共建共享平台，进行科研档案信息资源共享服务，需要做好档案信息资源的整理，确定所需档案数据的内容，提高平台的有效性与针对性；分析档案管理与利用的流程，避免重复步骤，使共享平台更加方便；加强档案数据安全保护，统一管理、统一认证、统一规范，做好系统监控，为档案数据安全提供有力保障。

（一）统筹规划信息资源，创建共享服务平台。在医院内部进行数字化档案的建设，建立档案信息平台专网，增加计算机软硬件的配置，由信息中心开发综合系统平台，进行信息系统的构建与升级，各业务部门配合实现各种应用功能。不断完善门户网站的更新，增加档案信息的人才培养和引进，实现全院范围内的档案信息资源共享平台。

（二）开放信息共享平台，实现信息资源共享。以档案信息的收集、管理、存储与利用为基本框架，在全院范围内进行资源共享平台，提高档案数字化的程度，保证科共享资源的系统性、完整性和平衡性。

（三）建立协同保障机制，维护档案信息安全。在院内进行档案信息资源共享，需要在政策上和专业上进行指导和调控，及时更新数据信息，与各个部门形成协同机制，提高资源共享水平。建立档案专人、专机、拷贝、备份等管理制度，确保档案信息安全。档案信息化建设是一个系统工程，需要医院管理部门的高度重视，各个部门共同协调完成，需要档案工作者在实践中不断创新，以适应新形势下的发展需要，使档案真正发挥其效用。

五、档案资源共享平台建设的思考

档案信息资源共建共享是数字档案馆的建设目标之一，为了推动档案信息化建设的发展，需要在大范围内构建档案信息资源共享平台，全国档案事业发展“十二五”规划中提出：要以公共档案资源社会共享为目标，以服务民生为重点，加快推进档案信息资源整合和数字化建设，逐级实现区域内档案部门的信息共享。为了贯彻落实“十二五”目标，进一步推进档案信息化建设，要进行统筹规划，制定稳健可行的拓展计划，在全省范围建设档案信息资源的“大平台、大专网”，实现档案信息资源的共享；加大档案信息资源的整合力度，创建协同联动的保障机制，建立多层次、全方位的合作机制，通过制定政策、监督评估、专业指导等手段实现上下联动的共享，提高区域档案信息资源共享水平；运用现代技术，在平台的开发过程中，通过技术更新，引入最新技术、新方法，研制出更加安全性有效的档案信息资共享平台。

（一）统筹安排合理规划。信息资源共享建设是档案信息化建设的长期目标，并非一朝一夕就能完成的，需要统筹安排，从行政区域 、档案范围、共享程度等各方面制定分阶段、分目标的实施计划。我们可以当地卫生行政部门为中心，向各家医院延伸，由中心开发综合系统平台，各个医院通过信息网络配合适量的终端即可实现各种应用功能。

（二）整合数据信息资源。档案信息资源整合是实现档案信息资源共享的前提与基础，是开发与利用档案信息资源的有效途径。当前我国档案信息资源开发与档案信息化建设的核心就在于顺应社会信息化建设的要求，充分利用电子政务的环境与条件，对现有的档案信息资源进行整合，实现档案信息资源的社会性共享，从而提高档案信息服务的水平，最大程度上满足电子政务与社会公众对档案信息资源的需求。加快档案信息化建设，有效开展网络环境下档案信息资源的整合，既是档案事业发展的必然选择，也是我国电子政务发展的客观要求。在档案信息化建设的过程中，要加强管理、合作共建，统一标准，协调发展。在统一的标准下分系统地开展档案信息资源整合工作，实现档案信息资源高层次的整合与最大化的社会共享。档案信息资源建设是核心，要特别突出国家综合档案馆档案基础数据库建设这一重点，通过解决存量档案数字化和确保增量档案电子化，加强信息资源整合，协作分工、合理布局，建立分布式、数字化、网络化、可共享的全国性档案信息资源体系。整合档案信息资源，进而改善档案信息服务，使档案信息资源走向大众，必将极大改变档案部门的形象，促进档案事业的进一步发展。但是，由于历史和现实的原因，目前条件下，档案信息资源的整合还面临着一系列的问题和障碍，这就要求档案部门认清形势，合理规划，在理论与实践两个领域不断探索，不断总结，从而使档案信息资源的整合工程顺利地实施，并步入良性发展的轨道。

（三）建立上下联动机制。建立协同联动的保障機制，推行档案信息资源共建共享，建立多层次、全方位的合作机制，上级部门要发挥统领作用，通过制定政策、监督评估、专业指导等方式对下级部门进行宏观调控和指导，以实现档案信息资源共享。

【本项目受浙江省档案局科技项目研究计划资助，〔2014〕 21号文件】

【参考文献】

[1]中共浙江省委办公厅，浙江省人民政府办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见，2014-7-23.

[2]陈瑞安等.医院科研档案管理和利用现状分析[J].人人健康，2017，7（14）：4.