人才交流中心如何做好毕业生档案管理工作

文/吉林省蛟河市人才交流服务中心 杨秀丽

随着新时期社会经济的日益繁华，人们自身有了高素质和高知识水平，也就更加注重了对下一代的教育问题，大学生数量成倍增加，一部分毕业生去考研，还有一少部分毕业生的工作单位可以接收档案，除去这些毕业生之外，还有大部分毕业生暂时没确定就业方向，这些人的档案只能暂时保管在人才交流中心，大量的毕业生档案如何管理就成了人才交流中心所面临的问题。

一、涉及的问题

（一）档案管理中心人员不足。目前绝大多数档案管理中心岗位配备的人员远远没有达到国家规定的最低标准，每千卷档案配备一名人员专门管理。每年毕业的大学生人数不断增加，所需要管理的档案也逐渐增多，一个人往往要承担数十人甚至几十人的工作量，这就导致档案管理工作无法保证效果和质量，由于档案管理工作乏味无趣，压力大、工作量又大，致使一些工作人员主动调去别的岗位或者选择跳槽，导致人才交流中心档案管理人员严重缺乏。

（二）遗弃档案管理难。由于一部分毕业生毕业后因学校要求直接把档案调往生源原籍所在地，后因各种原因无法回到原籍所在地，档案管理人员无法记录该档案，另一部分确实转入了人才交流中心，后来就不闻不问，使得管理人员很难确定该毕业生的去向，无法更新信息。目前还有些毕业生会把档案放到户籍所在地，也没有及时到人才交流中心报到，致使档案被遗弃。档案没有得到记录，内容没有及时更改，时间久了，档案工作人员管理起来就非常困难，严重影响工作的效率和质量。

（三）信息化管理不达标。在当今互联网盛行的时代，信息化管理已经是每个行业的标配，有些单位由于资金匮乏，无法承担管理软件的高额费用。致使档案管理依然还是以纸质档案为主，没有及时采用有效的信息化管理技术。如果要进行信息化管理，就需要将纸质的档案录入电脑，工作量非常大，加上技术人员严重不足，工作进行将更加困难，也就无法让信息化管理达到标准。

二、应对措施

（一）招收管理人员，建设工作能力强的队伍。按照国家标准以及单位实际情况配备充足的相关管理人员，档案管理岗位需要专业对口、了解工作内容、有工作经验、适应能力强的工作人员，同时应不断培养后备人才。加强队伍建设和培训，不断学习先进的理念和知识，多组织交流学习的机会，使他们提高自身素质和能力，开阔眼界、充实自己。并在工作当中给予全面支持，提高他们的积极性，从而提高整个档案管理团队的素质水平和业务能力。

（二）建立档案管理制度。制定符合本单位所属地区特点的各项管理制度。例如，吉林省蛟河市人才交流服务中心把工作和责任落实到每个部门及每个人身上，把档案分类管理，专人接收，专人管理，所有档案的进出都要根据规章制度进行办理。也对档案进行分级分类，比如按区域进行分类的档案可以再按院校、专业、学历等分，然后登记编号，查找管理起来方便快捷，被弃档案也是如此，专人负责管理，及时清理分类。科学化、制度化、系统化地管理好每一份档案，才能证明所制定的各项规章制度是否实用。

（三）实现信息化管理。档案管理应顺应时代变化，克服重重困难，逐步将档案管理全部实现信息化管理，把毕业生档案全部录入电脑软件，日常管理工作都是在电脑上完成，如果条件允许，应引进更先进的管理软件，让人才交流中心档案管理变得更加信息化、科学化、系统化。工作人员既可以进行统一管理，减少了纸张浪费，又节省了工作人员的工作量。档案全部在电脑上实现信息化管理，工作人员可以一目了然、方便快捷，节约时间，减去不必要的程序，工作效率大大提高，服务的质量和效果也逐渐提升，也为毕业生档案管理铺设了更高效便捷的道路。

三、结束语

人才交流中心的主要工作就是管理毕业生档案，完善现有的各种管理制度，运用信息化来管理档案，规范管理中的每个环节与流程。培训并提高管理人员的素质和技能水平，才是管理好毕业生档案的重要条件，各地方的人才交流中心档案管理部门需要不断总结工作经验，发现问题，剖析问题产生的原因，及时制定出解决问题的方案，各地方部门可利用互联网平台进行工作经验交流分享，努力为群众及毕业生提供更高质量的服务，让档案管理工作也能更上一层楼。