工程建设项目档案管理创新的建议

文/佛山市佛清从高速公路有限公司 奉芳

一、工程建设项目档案管理创新的建议

（一）管理模式创新，强化工程档案管理法制建设。可依据国家相关档案管理的法律法规要求，各地方、各机构借鉴和完善工程项目档案管理的法制建设，做到“有法可依、依法治档”，并将工程档案与工程外业质量进行同步管理，实行工程档案终身责任制。通过指导、培训进行大力宣传和学习教育工程档案法制建设的重要性，提高相关责任人员的责任意识和自觉性，同时能有效扭转“重建设，轻档案”的现状。

（二）组织管理创新，加强组织机构的建设和管理。首先要加强工程建设项目档案组织管理，与工程建设项目相关的单位要根据现实情况成立档案管理领导小组，并且要严格按照统一分级管理的原则开展档案管理工作。对各个单位、各个部门的档案管理职责进行细化落实，严格按照相关规范要求，以制度的形式对相应工作进行规范。其次，要建立健全的资料归档交底制度和会审制度，档案管理部门要与相关部门通力合作，成立资料审查小组。审查小组主要负责的工作就是对工程建设项目资料进行定期的检查和会审，以此保证项目档案的完整性与有效性。资料审查小组还要对工程建设项目中的重点文件和关键资料进行跟踪检查，防止出现纰漏影响工程建设项目档案整体管理，保证其管理质量。最后，工程建设项目档案管理人员要进一步加强工程现场的定期检查工作，参与到实际的施工中，这样能够对实际施工情况有一个全面的掌握，从而为档案管理工作提出针对性的指导，保证档案管理工作顺利落实。另外，在工程建设项目实际施工过程中存在一些特殊事项，在关于这些特殊事项的档案记录中，档案管理人员要与工程项目参建单位一起到施工现场进行实地勘察。最后根据实际情况做好档案记录，以此保证工程建设项目档案的准确性。

（三）技术创新，尽快规范档案数字化建设，引入现代信息技术进行工程建设项目档案管理。在传统的工程建设项目档案管理工作中，主要是由档案管理人员负责资料的收集、整理，档案管理人员的工作量巨大，而且在实际的工作中还出很多问题，影响档案的准确性与有效性。在计算机网络技术发达的今天，已经有大量项目的工程档案采用了计算机技术进行数据化管理，但由于目前的数字化建设缺乏有效的统一标准和行之有效的管理体制，造成数字化管理工作仍停留在纸质档案的数据化阶段，管理水平不尽人意。建议可将工程档案信息化写进工程合同中，并提供相关费用支持，使整个项目档案从工程伊始就建立一个庞大的信息化数据网络，各个环节通过信息技术手段实现档案的自动化归档和管理利用，逐渐实现工程建设大数据库，大大提升工作效率。另外，建立的工程建设项目档案数据库，不仅能够弥补防止传统档案储存容易损坏和丢失的缺陷 ，还能够提升工程建设项目档案管理的科学性与规范性，方便档案的查找和利用。并通过国家制定相关信息化标准，逐步实现工程档案无纸化档案，由现在的“双套制”过渡为“一套制”，大大减少纸张的使用，保护环境。

（四）工作程序创新，强化工程建设项目档案全过程管理。档案管理贯穿于工程建设项目的全过程，因此在档案管理创新中要进一步加强工程建设项目的全过程管理。具体应该做到以下几个方面的管理：1.在工程建设过程中，把建设工程档案工作纳入建设行政程序。并在开工前把档案人员和机构纳入工程施工报建程序。2.工程建设项目的初始阶段，要对工程档案机构人员进行技术交底，并且通过培训等方式不断提升些档案管理人员的工作水平。同时要建立统一的档案管理工作标准，让档案管理工作人员严格按照规范统一的工作标准开展工作，以此实现规范化管理。3.加强工程建设整改管理，在工程建设项目档案管理工作要对各种形式的指导和检查进行认真对待，如果在检查过程中发现问题，需要整改，那么档案管理工作需要在组卷之前将整改问题解决。另外，在实际组卷时要做好相应的审核工作，对归档的范围进行明确，同时要对组卷的顺序进行明确。4.工程建设项目档案管理工作要与竣工验收备案相结合。在工程建设项目管理工作中最后一个环节就是进行竣工验收备案，这也是工程建设项目档案的关键内容之一。另外，工程建设项目的各级建设单位在日后开展相应管理工作的主要依据也是工程竣工验收备案。所以说工程建设项目档案管理工作可以与之相结合。具体来说，可以根据实际情况将两者结合起来建立监督机制，对工程建设全过程进行监督管理，以此保证工程建设项目的顺利落实。

二、工程建设项目档案管理创新的重要性与必要性

（一）工程建设项目档案的必要性。工程建设项目是对整个工程建设的真实记录，档案记录工作是由多个单位共同参与完成的，主要涉及：建设单位、施工单位以及监理单位。工程建设项目档案内容主要是项目建设过程中所有的原始凭证，这些凭证资料来源于工程建设的各个施工阶段和施工环节，贯穿工程建设项目的全过程。工程建设项目档案的记录与管理要严格遵循国家相关法律法规，以此保证档案管理工作的科学性与有效性。

（二）工程项目档案管理创新的重要性。首先，工程项目档案是工程质量终身负责制的关键凭证，所以档案管理直接影响着工程项目建设的整体质量。另外工程建设项目档案还是工程建设管理工作的重要依据，属于工程项目活动的原始凭证，所以项目档案也是保证工程建设项目顺利实施的重要保障。其次，工程项目建设过程中或者是实际使用过程中可能会出现一些紧急状况，所以说工程建设项目都会设置相应的应急预案。而项目档案能够为应急预案的设置提供有用的参考。再次，对于建设单位来说，项目档案也非常重要。具体来说，项目建设档案的信息资料十分翔实，这样工程项目如果要申报相关奖项或者是荣誉的时候，就能够通过档案收集资料。同时，项目档案对于施工单位来说也十分重要，因为项目档案资料丰富，所以在工程验收阶段，如果出现质量问题，档案资料就能够提供最直接、最真实的法律依据，直接反映施工单位建设工作的质量。最后，工程项目建设还是追究事故责任和采取相应补救措施的重要依据。在调查事故原因的时候就可以通过项目档案资料进行分析。所以说工程建设项目的档案不仅为事故追责、补救提供了重要的依据，还在一定程度上提升工程建设项目管理的规范性。综上，做好工程建设项目档案管理工作非常重要，所以创新工程项目档案管理提升其管理水平十分必要。

三、总结

综上所述，工程建设项目档案对于一个工程建设项目来说非常重要，是工程项目顺利实施的保障，同时也是提升工程建设项目管理水平的关键。工程建设项目档案管理工作涉及的内容十分复杂，工程建设项目档案单位形式也十分多样，有文件、图表以及影像等，所以想要做好工程建设项目档案管理工作有一定的难度。本文从四个方面重点研究分析了工程建设项目档案管理创新的建议和策略，希望通过以上研究分析能够有效创新其管理方式，提升其管理水平。