高速公路档案管理标准化解析

时间：2024-06-04

文/山西交通控股集团有限公司长治高速公路分公司姬婕

高速公路档案管理工作范围极广，有合理资料、工程成本计算、施工中遇到问题的解决对策等等。借用先进技术，完善档案管理的标准化，可以助力高速公路档案管理。

一、档案管理标准化的重要性

档案管理标准化能将各地不同的施工档案都根据一定的要求整理，让档案更加统一，方便日后的查阅、整理、阅读。采用标准化的管理对档案形成的每一个过程，如收集、归纳、保管等都有依可寻，让档案管理工作更规范。在标准化要求下，需要在工程开展前专门成立档案小组，由小组人员跟进施工的进度，配备专业档案编写人员，不断对施工中所形成的各种档案进行归类、收集、整理。由于工作人员众多，档案的整理工作不能随意而行，故需要有相应的标准作为规范，每个参与档案管理工作的人员要以标准作为工作准则，整理出合格的档案，方便日后管理工作的开展。

二、工程档案标准化管理对策

（一）收集工作。高速公路工程档案是工程项目管理的一项重要构成，以仁新高速为例，在高速公路施工过程中要重视工程档案的管理，而作为工程的建设者要从本质上把握好工作的进度，对基础档案进行整理、收集。由于这些档案是由多个部门整合而来，再加上本身工程复杂，投资渠道多元化，众多单位一起参与其中，因此施工档案的数量非常庞大，并带有极强的专业性。有时候我们会见到工程已完成，甚至完工了1—2年，但资料仍是不全面的，如果未能有相关人员对档案进行保管，在工作完成后工程文件也会大量丢失。这为后续工作带来很多不必要的麻烦，对于工程日后的维护、管理等也带来了困难。对于档案工作管理而言，其中最难也是最复杂的一项就是对档案的收集、整理。对于高速公路档案管理工作者而言，不同单位其档案收集范围也各有不同，在工程项目准备、交接、竣工、验收的阶段中，所形成的管理性文件材料要由管理处的部门进行收集。而工程勘察设计、监理文件则分别由相关单位收集，勘察的由勘察设计单位处理，监理的则由监理单位收集。每个单位把所收集的材料，对应着高速公路建设文件材料进行分类、归档，做好立卷的工作。不同的部门执行统一的标准，采用标准化的管理方式。

（二）档案归档。归档要求档案完整准确，可充分发挥档案的价值。在高速公路施工中的档案一定要注意以下几方面的问题：1.要素的明确。明确工程的具体名称、地理位置、施工准备及开始和结束的时间、参与单位具体名称、会审内容等等，同时参与单位要加盖公章并提供相应的资质证明，由专业技术人员进行收集。同时，施工以及监理日志要以“天”为单位，一一记录在案并由技术人员收集。2.设计资料要由编制者签名、各单位的审批后再进行收集归档。3.技术交底资料中有明确的验收规范要求，统一由工作人员收集、整理。4.各分期的资料也要正确处理，资料一定要真实、完整，各项手续齐全，由质检人员负责。5.验收记录需要在下一个工序前完成，如果不合格无法进入下一个工序。要有技术人员和质检人员一起完成，

（三）规定完善的档案管理制度。开工伊始，组织专业小组加强档案管理工作。对加入的新施工单位要配备档案小组，一般由技术人员担任，同时给每个小组增加一名专业的档案编制人员。对各项工程档案管理制度不断完善。对于已固定的档案管理工作人员，如果没有上级批准不可离工或变更工作，需要保证档案管理工作的可持续性。运用多样方法要求各单位把档案编制工作及工程统一化。严格根据有关规范及标准展开管理工作。

（四）运用现代技术，提高档案质量。高速公路工程档案管理的部门要督促各参建的单位配齐现代的办公设备，让公路工程档案编制工作能快速、规范科学地开展，以此提升档案编制的质量、水平。公办设备包括编制设备、专门存放档案的档案室、档案柜等，通过纸质、电子档案一起完成编绘的工作，提升档案的质量。

（五）明确规定档案文件和表格样式。档案通过不同部门之手，如果未能统一文件、表格的样式，所制作出的档案就会标准不统一，看着极为杂乱，为日后的整理工作带来不必要的麻烦。因此在项目开展前，档案管理部门要和技术部门两两联手，根据工程的要求、特点，拟定一套适合本项目的文件样本、表格模板，确保未来施工中各有关单位在开展档案资料编制时有标准可遵行，让档案资料保持统一与完整。

（六）做好档案结尾工作。当高速公路工程结束之后，档案管理部门要联合所有参与档案制作的工作人员一起，完成档案的整理、交接工作。因此当一项工程处在尾期时，零散的工作较多，为了保证每个单位工作人员能集中精力开展档案资料的收集、整理工作。档案管理部门需要把各参与单位工作人员组织在一起，一同完成工程档案资料的整理，以这种方式提升工作效率。如果在工程项目全部交接时，对于还未完成的资料可适当延时，一直到档案编制工作全部完成为止。