高校团员档案管理问题研究

孙润

【摘要】本文从高校团员档案入手，研究高校团员档案对共青团改革的重要意义，并发现高校团员档案存在的三点问题，内容简单信息较少，不便于团员整体情况的了解；管理方式的落伍，使得信息老化不能及时更新；缺乏专业人员的管理，无法调动信息的真正价值。提出对应的四点建议，丰富团员档案内容，增添个性化定制内容；团员档案纳入大数据管理，实现动态更新；培养一批专业管理人才，提高团员档案利用率；增强团员档案意识，自主建立成长档案。

【关键词】团员档案；共青团改革；档案意识

团员档案是高校团建中的基本元素之一，构成团员信息库的重要组成部分，是上级团组织了解团员整体情况的重要抓手，高校团员档案的建设与管理具有不言而喻的重要意义。尤其是在《高校共青团改革实施方案》下发后，团员档案管理内容、管理形式的变革已经成为必然，只有用好管理好团员档案才能为共青团改革提供有力的保障。

一、高校团员档案管理存在的问题

（一）内容简单信息较少，不便于团员整体情况的了解。现行的团员档案主要包括入团申请书、入团志愿书和团员证。两书一证的团员档案形式在中国已经有几十年的历史，在这几十年中无论是青年团员的生活环境还是思维方式都已经发生了翻天覆地的变化，而团员档案的老三样却从未变革，已经不能满足时代高速发展的需求。档案信息量匮乏，缺少个性化内容，不便于获取高校团员的整体情况及团员个性素质信息。从而导致在高校共青团改革的进程中无法掌握有效的团员信息数据，使得团内政策的制定及变革方向的确定存在一定的偏差。此外，由于团员档案信息的单一，使得上级团组织无法及时发现团员的自身优势及个性差异，不利于调动团员自身的活力，也无法落实差异化的团员教育，制约着高校共青团思想引导作用的落实与发展。

（二）管理方式的落伍，使得信息老化不能及时更新。目前大多数高校的团员档案仍是以纸质的方式保存，尚未建立数据库录入互联网，这种传统的档案管理方式不仅不利于档案信息的保管，易造成信息的灭失，在档案的调取与信息的查阅时也是极为不便利的。这也就造成很多高校在统计团员档案信息时成了一次性工作，一次性统计，一次性收取，事后再无更新补充，每年的团证注冊成了唯一的年检方式，使得团员信息不能及时更新，这也大大降低了团证信息的时效性与真实性，使得团员信息丧失了其内在价值。尤其是在大数据时代的今天，信息以其时效性发挥着巨大的价值，管理方式的落伍，信息更新的迟缓，严重制约的团员档案真正价值的发挥。

（三）缺乏专业人员的管理，无法调动信息的真正价值。高校团员档案一般由高校团委进行管理，管理人员多为辅导员教师或学生团干部，管理人员队伍性质较为单一，缺乏具有专业档案管理技能的管理人才，无法挖掘团员档案的深层信息。团员档案蕴含着巨大的信息价值，由团员档案不仅可以分析出团员的年龄、分布的基础信息，更可以根据年龄、性别等因素分析出青年人的价值观与政治信仰。但这需要一定的统计及计算机技能，普通管理人员通常缺乏这些专业技能，从而影响团员档案信息价值的发挥。

二、高校团员档案管理的改进措施

（一）丰富团员档案内容，增添个性化定制内容。在新时期团员档案建设上，必须要符合时代的内容，增添新的符合青年团员成长需求的档案内容。在传统入团申请书、入团志愿书、团证这三样的基础上添加诸如团员成长档案、团员荣誉体系、团员教育手册、第二课堂成绩单等形式多样内容丰富的新的档案形式。同时，构建完备的团员档案体系，深入挖掘团员的综合素质，以冰山模型、洋葱模型为基本理论，探寻每个团员的个性素质，用档案来记录青年团员自身优势与性格特质，以便更好地培育与开发青年团员的潜能。

（二）团员档案纳入大数据管理，实现动态更新。由于大学团员档案管理系统的管理内容比较复杂，涉及的部门多，往往需要按行政隶属关系进行管理和统计，所以对大学团员档案管理的信息化显得十分重要。为了以方便、快捷、费用低的优势将管理人员从传统的档案管理模式中解脱出来，需要开发一套高校团员档案的管理系统。将高校团员信息纳入大数据进行分析统计，实现在线数据的更新，及时将错误或遗漏的数据进行更改补充，充分体现团员档案信息的时效性，发挥其更大价值。

（三）培养一批专业管理人才，提高团员档案利用率。档案管理人员的专业素质也是团员档案能否发挥其功用与价值的重要影响因素之一。由于高校性质的特殊性，管理梯队人员稳定性较强，所以需要定期对相关档案管理人员进行技能的培训，通过讲座附带考核等有效手段，提高相关人员的管理技能，使之掌握一定的数据统计分析及运用能力，熟练操作数据库等计算机软件。通过对团员档案管理人员的技能培训，提高团员档案的应用率与信息的转化率。

（四）增强团员档案意识，自主建立成长档案。团员自身的档案意识也是不可或缺的，空有完备的档案体系却不能调动团员的主观能动性，再好的体系也是徒劳。所以在青年团员日常教育中就灌输档案意识，鼓励团员主动参与到自身档案的建立中来，将自己的优势与长处记载下来，并随时更新档案资源，积极配合校方完善自我的团员档案。真正让团员档案起到引领青年团员成长、记录青年团员成长的作用。

【参考文献】

[1]曹鸣谦.改革视野下的高校共青团档案管理探索[J].档案与建设，2017（09）.

[2]王东兴，白金，张馨予.高校基层团组织建设团员档案现状研究[J].河北大学成人教育学院学报，2016（04）.