浅谈对教师电子档案的管理

张闽

【摘要】随着网络信息技术的发展，在各种社会实践活动中产生了大量的电子档案，而教师电子档案作为信息社会发展的一个部分，已成为档案管理必不可少的重要组成部分。因此，档案管理者应该顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对教师电子档案管理的研究，推进教师电子档案管理的进程。

【关键词】网络信息；教师电子档案；管理

当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。基于此，笔者对如何做好教师电子档案管理工作进行了如下探讨。

一、教师电子档案具有的优越性

对教师电子档案管理是教师基本情况的记录和反映个人经历与才能的体现，以个人为单位组合起来的以备查阅的文件材料。教师电子档案管理的重要意义体现在能迅速查找到教师的相关个人资料。

（一）教师电子档案的管理相比以前减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为教师电子档案资料的收集和管理带来了方便，也减轻了管理者的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将原来纸质档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

（二）教师电子档案的管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质教师档案的管理方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用计算机网络管理后，档案用计算机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，档案也不易形成存积。可见，教师电子档案管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

（三）教师电子档案的管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的档案卷宗作为保障。然而传统的档案管理工作是由人来完成的，即由教师档案管理员根据自己的理解来进行操作，显然对管理标准掌握的尺度有很强的主观性，管理标准很难做到完全统一，这必然影响到档案管理质量水准，从而给日后的档案查阅和使用带来诸多不便。但若教师档案管理进行电子档案管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了教师档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了教师档案能够发挥出更好的时效价值。

二、教师电子档案是准确的师资信息库

教师电子档案能为领导对教师人事工作的决策以及专业课程教师选派提供有价值的信息，成为决策的重要依据，无论对单位和个人都有不可替代的作用，因此应加强教师电子档案管理工作。

（一）加强对教师电子档案的分类管理。教师电子档案管理实行集中统一、分级负责管理、档案随人走的管理模式。教师电子档案管理部门必须及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称。在总校横向、纵向选用教师时有据可依。

（二）加强学习培训，提高档案管理人员的业务素质。对于人员配备困难较大的单位，应着重提高现有人员的政治素质和专业素质，使他们在枯燥单调的工作中保持高度的责任心，并对他们进行专业化、信息化的培训。加大对教师电子档案工作人员培训的力度，定期培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，并能熟练运用现代化设备管理教师电子档案，从而提高师资档案管理水平，开展相关的师资档案信息开发工作，适应社会发展的需要。加强培训的同时，让档案工作人员进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高对教师电子档案管理的技术水平。一个合格的档案管理人员，既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时又要具有先进的管理技能和较高的文化素养。

三、结束语

教师电子档案管理工作就是要推动教师档案信息化建设，把收集的教师档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强教师电子档案管理工作时，要根据教师电子档案自身的特點，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

【参考文献】

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