高校公文处理工作中的特色案例分析

文/中国人民大学学校办公室 祝贺

高校公文处理工作中的特色案例分析

文/中国人民大学学校办公室 祝贺

高校的公文处理工作有其独特之处，会遇到高校特有的问题，本文选取了实际工作中遇到的三个特色案例，分析一下原因，分享一下当时的解决办法，并提出笔者对于高校公文处理工作的一些想法。

高校；办公室；公文处理；案例分析

高校的公文处理工作有自己的特点，在公文流转过程中会遇到高校特有的问题，有些错误在党政机关中不常见，但是在高校中发生的频率较高，笔者根据自己在高校办公室文书岗位上五年多的工作经历，总结了一些高校公文处理工作中的特色案例，并谈谈自己的看法，与大家交流分享。

一、收文时碰到了学术论文

去年年底有一次收文，某学院报送了《成立X X X本科专业的调研报告》，初步阅读，发现此“公文”有脚注、尾注，末尾还有参考文献，文件很长，调研的数据表格、图表确实很清晰；仔细审核，发现此“公文”涉及的请示事项较多，有招生指标、人员编制、学生住宿、课程安排等，这不但不符合请示类公文一事一报的原则，而且相关请示事项均没有职能部处的会签意见。这是一篇规范的学术论文，但不是一篇合格的公文。

此类报文，从程序上应拆分为几个公文，由职能部处会签提出初步意见后报校领导批阅；从行文上应开宗明义，言简意赅，写短文、说短话。但是考虑到相关教师同志为此事已进行了长时间辛苦的调研，报告也写得很翔实，时间又比较紧迫，最后综合学院的意见和公文处理程序，将公文修改为《关于提请召开成立X X X本科专业专题办公会的请示》，调研报告作为附件，先请相关校领导和职能部处阅知此事，随后召开专题会集中讨论，这样既不违背原则，又能提高效率，也不至于影响相关教师同志的积极性，会后以会议纪要为依据积极推进此事。

二、白头件、专报件的比率偏高

我校的“白头件”“专报件”比率较高，为此学校办公室专门设立了“领导交办文件”的登记制度，每年平均有2 8 0余件，是各部门正式报文数量的近十分之一，这些文件转到学校办公室，时效性已大打折扣；还有一些文件是“专报专取”，学校办公室不掌握任何信息，这样的文件危害更大。

一次学校主要领导与某区委书记会谈，让秘书同志找一下前段时间“报送”的我校与该区有关事宜的公文，我们经过仔细查阅，确定此文为“专报件”，随即联系可能报送此文件的几个部门，最后在其中一个部门找到了这个文件的协议，在会谈即将结束时才将协议呈送与会领导。

除了上述的“白头件”“专报件”的窘况，还有一类是邀请校领导出席活动会议的文件，学校办公室在综合协调大型活动会议时，才知道校领导在某时间段已经有安排了。

我们经过调研和分析发现造成这种情况的主要原因是两个方面：一是多数校领导的组织关系、工资关系、工会关系在其教学的学院，校领导接受文件的渠道比较多。二是有些学术声望很高的教授平时与中央及各部委时有书信联系，对于公文报送的程序确实是不太了解，“闻道有先后，术业有专攻”，所以报文时也不经过自己所在的学院，直接手写或打印“文件”就直送校领导了。

解决的办法首先是加大规章制度的宣传和培训，从办公室的角度做到无遗漏、无死角。其次是做好补救预案，尽量在“白头件”“专报件”流转过程中及时发现，校办和院办两级联动，加强沟通，事后事中补充公文程序，以便及时掌握信息以及日后查询调阅。

三、要求修改的公文又“原样”上报

规章制度类、方案计划类公文，在上报后阅批期间，校领导提出修改意见或是批示上会研究的情况较多，在会上也往往会有修改意见，这就要求报文单位根据会议精神或领导批示意见修改过后重新报送公文。但是个别单位再报文时，又“原样”上报。

比如我校某处报送校内公文《X X X处关于提请审议<房屋出租出借管理暂行办法（审议稿）>的请示》，此文经校长办公会审议后要求修改，且在下次办公会通报修改情况。但是该处在随后的报文中，一是仍使用相同的标题，二是请示部分的语言也一模一样。规章制度、方案计划类公文开篇部分的请示行文，一般是对文件起草制定的背景和过程以及上级要求等事项的说明，便于领导同志对后续内容的判断和决策。上述公文在二次呈报时背景和目的均已变化，应在行文时明确表述根据X X次校长办公会意见修改，并将需要通报的内容简要概括；标题应修改为《X X X处关于向校长办公会通报<房屋出租出借管理暂行办法（修改稿）>有关情况的请示》。

这个案例的错误原因与第一个案例不同，根源还是在工作作风上。有些制度要求在党政机关可能已经是习惯，但是在高校还需要加强管理和落实。高校的工作氛围更宽松、更自由，所以有些同志在公文工作中就会不严谨、不细致，总是觉得“差不多能看明白就行了”。一流大学必须要有一流的管理，一流的管理必须是严谨的、精细的，“千里之堤，毁于蚁穴”，小事上不注意，将来就有可能出现大问题。

教学科研讲究的是“百花齐放，百家争鸣”，要有发散思维，要破除一定之规，要有新思路、新想法，不能因循守旧；公文处理工作讲究的是规范严谨，按规定办文，按程序流转，这是一对矛盾，所以在公文处理工作中会出现上述一些高校特有的案例。高校办公室同志对待此类事件，应该更加讲究工作方法，更能经得起委屈误解，更多运用聪明智慧，既要坚持原则，又不能简单粗暴；既要灵活处理，又不能超越底线，努力为一流大学贡献一流的管理。

[1]党政机关公文处理工作条例[J].秘书工作,2013(3):59-62.

[2]教育部.《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）,2013.

[3]毛泽东.矛盾论[M].毛泽东选集第一卷,2009,299-340.