论述事业单位电子档案的重要作用

时间：2024-06-04

文/清徐县机关事业社会保险中心高丽

论述事业单位电子档案的重要作用

文/清徐县机关事业社会保险中心高丽

本文主要阐述了事业单位档案电子化的重要性，并分析了电子档案管理的优势和电子档案管理在事业单位档案中的重要作用。

事业单位档案；电子档案；重要作用

随着社会电子科技的迅速发展，数字信息化已经应用到各个领域当中，在事业单位档案管理中，电子档案的引入成为我国事业单位档案管理的一次重要变革。电子档案管理取代了纸质版档案管理模式，极大提高了事业单位档案管理的办公效率，并结合了事业单位独特的办公特点和计算机的便利功效实现了自动办公化的档案收录，为档案立卷归档的质量和我国事业单位的稳定发展作出了巨大贡献。

一、事业单位档案电子化的重要性

目前，我国政府部门极大利用了数字电子科技并引入到档案管理当中，电子档案的管理模式一改过去档案存储量过大、存储不便和资料查询效率低下的弊端，事业单位档案电子化的利用充分显示了数据记录自动化的优势，使我国事业单位的工作效率得到极大的提升。在事业单位档案电子化进程中，事业单位的工作人员只需要将录入信息记录到电子系统内，并对其分类保存，形成统一的保存文件，极大降低了对纸质档案记录的依赖性，并节约了档案记录时间，同时在数据查询过程中，事业单位工作人员能够迅速查询到所需要的档案资料，为我国事业单位部门的稳定发展提供了重要保障。

二、事业单位电子档案管理的优势

（一）高效快捷的操作优势。在事业单位档案管理过程中，档案的立卷归档和后期对档案的信息查询检索是事业单位立档的两个重要工作内容，同时这两个工作内容的工作量也是极为巨大复杂的，为我国事业单位档案管理的管理增加了许多的工作量。事业单位电子档案管理的应用使信息数字化和计算机等高科技技术设备完美结合，提高了事业单位电子档案的立卷归档和后期检索。档案管理电子化有效免除了手工录入档案信息的弊端，为录入工作人员提升了工作效率，并提高工作人员的归档质量，避免了原先录档工作的枯燥繁琐。此外，事业单位档案的电子化对提高检索速度也具有重要的推动作用，自动化的电子管理模式能够根据查询人员输入的关键词汇自行进行全部档案信息的检索，有效利用了计算机的查询功能。

（二）及时针对档案信息查缺补漏。在档案立卷归档的过程中难免会发生信息错录或者漏录的情况发生，传统的录入方式遇到这种情形则需要从头进行核对，为事业单位工作人员增加无谓的工作量，并消耗了巨大的人力物力和降低了工作效率。而在利用电子档案立卷过程中，一旦发现该类情形则可以利用电子档案的检索功能将档案检索出来，随时对发生错误的地方进行查缺补漏，为工作人员节省了极大的工作时间并保证了工作质量，使他们能在其他工作中发挥所长，提升其他工作的工作效率，高效地为人民群众提供优质的服务工作，全面保证事业单位整体工作进程。

三、电子档案管理在事业单位档案中的重要作用

（一）提高档案管理的安全性。传统的档案收录常使用纸质版对档案信息进行存录，并需要专人的看护和管理，造成了人员及工作资源的浪费，并且由于人为的工作疏忽和精力原因往往会造成事业单位档案管理的缺失甚至档案信息丢失的情况，为档案的保存和个人信息的安全都带来极大的隐患。档案管理电子化能够充分的避免该类问题的发生，使所有的档案信息被集中统一进行管理，并在电子管理系统当中设置对系统访问的访问权限，档案管理工作人员也要依照法律法规对合法化的信息进行调用，有效避免无关人员对档案信息的介入。此外，事业电子档案的系统管理还设定了防护墙等防护系统，严格监控档案的安全性，避免恶性攻击和病毒对档案信息的侵袭，为我国事业单位的档案信息安全性提供了全面性保障。

（二）档案工作规范化、信息化。事业单位电子档案充分利用了电子计算机和互联网的有效结合，并充分利用其优点发展电子档案的更新进程，电子档案通过计算机的高速工作功能和程序化的工作步骤，将事业单位档案信息的立卷和建档工作规范化，使档案工作中工作起草、催办及归档等工作程度有条不紊地进行，为工作人员节省了许多工作精力，并极大的增加了档案工作的工作效率。此外，互联网的广域性帮助我国各地甚至世界的政府部门能够有效的利用档案信息进行沟通，全方位进行信息的共享，形成一个巨大的工作网络，有助于我国事业单位的发展。

（三）增强广大管理人员的工作意识。目前，事业单位中有很大部分档案管理人员对档案管理的重要性没有达到应有的重视水平，甚至许多管理人员对自己管理的档案漠不关心，给档案的安全和管理造成了极大的不良影响。电子档案的高效安全性和便利性为该类工作人员减轻了许多工作负担，并使其认识到档案管理工作对自身发展的重要性，同时强化了他们的管理工作意识，保障我国事业单位档案管理工作有序发展。