信息时代数字化档案馆建设探讨

文/邹平县档案局 张倩

信息时代数字化档案馆建设探讨

文/邹平县档案局 张倩

我国现阶段正处于信息化时代，传统档案馆管理方式已慢慢落伍，不能适应时代发展的特征。基于此，本文主要针对档案馆步入新时代后所需要作出的改变进行分析，从而有效地实现档案数字化。

信息时代；数字化；档案馆建设

我国信息化事业的完成离不开档案馆的建设，它是对大部分信息的存储与保留，能够使信息更好地被运用在各个方面。如今，传统的档案馆建设模式正逐步被时代所淘汰，信息更新、增加、删减过慢，难以满足庞大的信息交流。因此，一种新型的档案馆建设模式兴起——数字化档案馆。这种模式的档案馆无论是工作模式还是服务类型都与传统管理模式有很大的差异，它加大了信息共享程度，增加了功能，同时利用许多先进的技术来对信息进行便捷式的管理。

一、我国现阶段数字化档案馆管理的主要特征

（一）资源数字化。档案馆信息资源丰富且复杂，更以多种载体形式来记录和保存。为了使信息实现便捷化管理，首先要将馆藏内容全部转换为数字化信息，由于技术、时间精力等条件的限制，可以先将重要的信息进行转换，涉及到的主要载体包括文本、音像、图片等。转换过程需要一系列的技术手段来对文本信息进行扫描，再对转换后的数字信息进行整理、分类、归档。主要利用的技术有数据库创建技术、扫描和信息压缩技术。同时为了节约空间，需要对一些大容量的信息进行压缩，以此来提高用户的检索速度，也有利于管理员对馆藏资源的应用。

（二）资源共享化。传统档案馆模式下，档案资源的使用率低下，难以发挥出它的真正价值。一些资源信息被一人占用，其他人就失去使用它的机会。这种资源的使用方式存在很大的局限性。而数字化档案管理模式下提供网络信息共享平台，使更多的人能够不受时间、地域、行业市场等客观因素的限制。通过网络传输，档案馆的资源信息也越来越丰富，资源得到有效的整合。当用户的需求在这个档案馆平台上找不到所需要的资源时，还能从这个“档案馆”到其他的“档案馆”查询，努力满足用户的需求，提高他们的满意度。

（三）空间虚拟化。数字化档案馆其实是一个系统，具有开放化的特征，以分布式形态呈现在用户面前。同时它也作为一个联合体，是由不同的地域或国家中的大多数档案馆组成。利用网络远程技术来进行一系列操作，完成查询和信息传递服务。从根本上改变了档案馆资源使用的方式。网络技术对传统档案馆进行分类。一种类型被称为信息源档案馆，它是作为源头来为档案馆的数字化建设提供源源不断的信息，而另一种是终端档案馆。它的主要职能是向用户提供不同的服务。一般情况下，后者都应该在虚拟的环境中操作。

二、对数字化档案馆建设提供一些措施

（一）优化档案资源数据库。高质量的档案资源数据库能够为信息资源提供许多保障。对于用户来说，也可以提高获取信息的速度和质量。在档案馆建设过程中，创建的数据库主要以文件性和检索性为主。两者的性质和主要功能都有所不同。其中，检索性数据库一般是通过档案的标题、关键词、文章的类型等来进行检索，而文字型数据库适用于载入完整文件，然后通过网络来获取全面的信息。数据库是资源以数字的形式集合而成的档案存放区域。信息的组织形式变成以计算机为基础的网状的模式。信息是通过自身逻辑关系而形成的具有相互联系的网状，再利用智能化技术来对信息进行处理，检索出最符合需求的资源，从而为用户提供一个方便的服务。拥有一个高质量的信息数据库，要满足准确性、完整性、规范性要求。

（二）树立新观念。学会运用长远的目光来看待数字化档案馆建设，树立新观念，逐渐摒弃不合时宜的旧思想。许多档案馆在建设中存在重保管轻利用的现象，部分领导层也未认识到档案工作的重要性，总是一味地追求经济利益，将经济工作摆在首位。目前正处于信息时代，信息量大且复杂，存在太多真真假假的信息需要辨别。只有真实的信息资料才有利于管理层进行决策，进而提高决策的准确性。同时也为员工的工作考察提供一个标准，增加公平性。因此，要树立新观念，明白档案数字化建设的重要性，将档案工作提到议程上来，要使它与经济工作并驾齐驱，促进高效信息交流渠道的建立。

（三）提高档案工作人员的素质和能力。数字化档案馆是一种新型的建设模式，必须要有一支高素质的精英队伍才能更好地发展它。因此，要对每一个档案管理者的素质和能力提出更高的要求，主要包括技术水平、信息素养以及对专业知识的掌握程度等。首先，档案工作者要熟悉计算机和网络技术的操作，能够利用先进的技术来对信息进行处理，高效地完成信息管理工作。同时要拥有丰富的专业知识底蕴，广阔的知识领域，以此来更好地处理突发的状况。其次，具备一定的英语水平。档案管理主要是通过网络来进行处理，而互联网上大约80%的信息都是以英文的形式来展示。如果没有良好的英语基础，很难展开工作，增加了获取信息的难度，甚至不能满足用户的需求。

三、结束语

综上所述，伴随着信息时代的成熟化发展，档案管理工作也发生了重大的改变。尤其是在数字化档案管理方面，大大提高资源的利用率。通过互联网平台，拓宽信息共享渠道。档案馆的数字化建设本质上是一项系统性的工程，需要很长一段时间来完成。因此，为了促进档案馆实现全面数字化，要从各个方面着手来完善，提高人员的能力，加大建设资金的投入，改变传统观念。这些措施都能够或大或小地影响到数字化档案馆的建设，所以各部门要重视档案工作，推动档案事业的长远发展。

[1]付志琼.关于数字化档案室建设的研究与思考[J].办公室业务,2017(05).

[2]朱进.论图书馆与档案馆数字化信息共享平台建设[J].档案管理,2017(3).