电子政务系统中的档案管理问题与思考

时间：2024-06-04

文/济南市城肥清运管理二处宿昊

电子政务系统中的档案管理问题与思考

文/济南市城肥清运管理二处宿昊

随着电子政务系统的迅速发展，电子政务系统中的档案管理问题也遇到了巨大挑战，为了促进电子政务系统的进一步发展，这些问题亟须解决。目前，我国电子政务系统中的档案管理仍然还有很多的不足。本文在观察和研究了电子文件档案历史状况和发展前景之后，指出了电子文件档案发展中的不足之处以及对于这些不足的思索。

档案管理；电子政务；问题分析

一、阻碍电子文件档案管理发展的因素

随着计算机应用普及的广泛，电子政务系统中的档案也随之出现而且发展迅猛，早在20世纪60年代，电子档案就受到了计算机的深远影响。上世纪60年代初期在瑞典斯德哥尔摩举办国际档案会议，提出了档案自动化的要求，这项会议高瞻远瞩，为电子政务档案的发展开辟了新道路。后来在第五届和第六届国际档案会议上，规范了档案工作机械化和现行档案管理的问题。

（一）电子文件档案的安全问题不受重视。当今社会，自从第一台计算机问世以来，计算机和因特网的发展越来越迅速，普及也越来越广泛，互联网已经是我们生活中不可分割的一部分，与人们的吃穿住行密切相关，互联网的迅猛发展带动了电子政务档案的迅速发展，早在20世纪60年代，电子档案就受到了计算机的深远影响。因为因特网登陆没有限制条件，总是会有肆意毁坏、大幅修改、恶意改削，这些情况，究其原因无非是因为电子政务系统中的档案经过因特网的快速传递、随意发布和任意浏览造成的，最重要的是在保管和存档的时候还会被各种各样的计算机病毒入侵，这就造成原有电子政务档案的彻底损坏甚至于无法恢复，这些给电子文件档案的管理人员带来了很大的难题，这些安全问题难以处理。

（二）管理权限有问题，责任主体不明确。业务部门和档案部门比较的话，理论上说业务部门有电子政务系统中的档案管理权限，但是事实上，档案部门和业务部门是共同拥有电子档案的管理权限的，所以，如果出现电子档案被肆意修改或丢失无法寻回的情况，很难明确责任过失由哪个部门来承担。这就造成了责任主体的不明确，造成了主体难分，罪名难定，管辖权无法明确的情况，

（三）整合共享方式不统一。在当今的政务信息体制下，常常是在各个不同的部门之中分别开展政务信息资源的开发和利用，规划不能得到统一的保障，部门之间建设模式也无法得到统一的保障，这就很容易形成闭塞的信息孤岛。而且电子档案整合方式十分不统一，以至于共享概念十分模棱两可，共享方式无论是从哪种层面来看都是参差不一无法统一的，内涵相差很多。而且更麻烦的是，整合共享模式多样，从档案实体来说，使用分散的管理使整合共享中经常遇到途径单一，横向体制和一致的系统；但是使用集中的管理使整合共享中遇到途径多样，纵向的体制和异构的系统，所以单单是档案实体使用分散或集中的管理就有着截然不同的结果。再结合实际情况来看，整合共享的方法、方式有着多样的模式，无法得到统一。

二、对电子信息文档问题的思考

（一）完善电子政务技术和法律。在我们相关人员对在电子政务档案进行收集整理的时候，或者是后续工作鉴定和保存的时候，一定要做好相应的准备工作，提前防备恶意毁坏、黑客入侵、无法修复等问题的出现，而且要意识到做好备份的重要性，以免出现电子政务技术方法不完善的问题；还要完善电子政务档案管理的法律法规，做到有法可依。强化法律法规建设，而这个法律必须要具有很高的水平和可操作性，这些法律法规应依照计算机法、互联网法、信息法等不断深入探究，最重要的是出了问题有要保障，有措施，依照法律来办事，真正做到有法可依。

（二）明确责任主体，向“无人管理”说不。因为电子政务的重要性，各单位领导需要高度重视电子政务的问题。因为责任主体不明确，所以关键还是在于抓落实，各个部门要按照分工和要求来进行工作。针对这些情况，笔者认为首先要明确电子政务档案的责任主体，避免由于相关部门职能交叉和职责不清导致电子档案被肆意修改或丢失无法寻回的情况。也可以明确监督考评机制，成立业务部门和档案部门的工作领导小组，明确责任领导，专门负责电子政务档案的管理工作，发现不到位的情况，及时整改，做到档案信息化，向“无人管理”说不。

（三）整合共享策略。档案管理工作应从档案本身拓展到现行文件的生成背景、环境及整个过程，所以在信息整合过程中应该注意很多方面，一方面要想方设法尽量满足共享方式的统一，形成无论是从信息上、还是实体上都要一体化的共享方式；另一方面，分散式和集中式电子档案的结果截然不同，最好从共享方式、共享深度上来考虑，使得不管用什么方式都能达到有效的水平。