国有企业中档案信息化管理出现的问题及对策

文/上海城投（集团）有限公司 毛蒨瑜

国有企业中档案信息化管理出现的问题及对策

文/上海城投（集团）有限公司 毛蒨瑜

随着信息技术的高速发展，我们的生活方式以及办公方式也随之改变。改变传统的档案存储方式，利用信息技术进行档案信息化建设成为目前我国档案工作的重要内容。档案为企业的发展贡献了重要力量，本文主要探讨了档案信息化管理出现的问题以及对策，为国有企业的档案信息化发展提出借鉴性的建议。

国有企业；档案信息化；档案管理；问题；对策

一、引言

市场竞争愈发激烈的现今，企业想要在市场上立于不败之地就需要不断地发展和创新。而对于企业来说，档案管理发挥着重要作用，相对于传统的繁琐而不易保存的传统档案记录方式来说，以现今发达的电子信息技术为依托的档案信息化更加符合企业创新的标准。档案工作者应积极探索电子文件和电子档案管理模式，从而推进企业档案信息化建设。

二、国有企业档案管理的意义

档案在企业发展中有着重要作用，在企业的各项管理工作中都发挥着不容忽视的作用。例如现今的档案信息化建设就使档案借阅由传统的面对面服务到现今的网络服务，这是档案信息利用方式的一种重大改革。这种借阅方式的革新使得借阅者不必再亲自去跑去借阅，省去了很多借阅时间。直接在网络上与档案管理员进行联系，提交借阅申请，档案管理员审核过后同意借出。整个过程的办事效率大大增加，且极大地提高了档案的使用率。

三、国有企业实施档案信息化管理的必要性

我们目前处于信息技术高速发展的信息时代，电脑和智能手机的普及以及办公软件的应用，使我们的工作方式发生了变化。目前的各种办公软件、文书软件的更新升级，甚至电子文件的出现，都对传统的办公方式发起了挑战。想要把握时代的脉搏，国有企业就必须推进企业的档案信息化建设，这其中包括档案信息化管理系统的筹建和档案信息化管理流程的确定。之所以说现今的国有企业档案信息化建设是发展趋势，是因为公司的管理系统、办公自动化以及档案信息化建立以后，对于公司的发展所能够提供的价值都决定了档案信息化建设是未来必然的发展趋势。

管理系统是指现今不少大中型企业一般都会拥有自己独家的事务管理系统，整个企业的正常运行都依赖于此，而系统中所产生的电子文件的管理也具有重大意义。按照国家档案局规定，不论是纸质文档还是电子文档都需要公司妥善管理。这项规定的推出直接推动了国有企业对于档案信息化建设的重视程度以及发展需求。办公自动化是指现今办公方式的改变直接推动了档案信息化管理的建设脚步。

还有就是档案管理的巨大使用价值促使国有企业加快对档案信息化的建设，要知道国有企业是整个国民经济的支柱性产业。国有企业的档案不仅是对企业自身有着重要作用，对于整个社会发展和社会的研究性工作也具有重大价值。档案管理本身对企业具有极高的利用价值，在信息技术飞速发展的今天，唯有对国有企业的档案进行信息化、数字化处理，才能更好地为公司各种决策服务。

而且实际上国有企业的发展与企业的档案信息化建设是相互支撑、相互发展的关系。国有企业想要健康发展离不开档案信息建设、而档案信息的建设又会反哺于企业，形成一个良性循环。首先企业领导层要有档案信息化建设的意识，我们通常来说企业以盈利为第一目标。而档案部门从表面上来看并不能带来表层利益，反而对档案信息化建设又需要投入大量资金，所以很多企业管理者并不重视对档案部门的建设投入。但随着企业做大做强，想要在市场上站稳脚步，管理者就必须重视对档案管理的投入。目前随着国家政策对档案管理的重视，国有企业也开始慢慢转变思路，开始重视档案管理，并着手进行档案信息化的工作。事实证明，在激烈的市场竞争中，只有积极建设档案信息化才能维护企业的自身价值。档案信息化加强了企业的竞争力，并为管理者提供了充分的分析资料与价值参考。所以在现今的信息化高速发展的背景下，对国有企业的档案管理势在必行。

四、目前国有企业档案管理的现状及问题

（一）企业对档案信息化重视程度不够。档案管理信息化是件复杂且要投入大量资金的工程，国有企业是国民经济的支柱，企业以盈利为第一目标，但档案部门属于非盈利部门，使得上级领导并不愿投入大量资金在看似并没有盈利价值的部门。但实际上，企业想要稳步发展、做大做强，还是要加大对档案管理系统的建设。

（二）落后的档案管理模式。我国的档案管理模式一直沿用传统的纸质档案管理，保管不易、管理困难且占地面积大一直是困扰人们的难题。而档案信息化建设完美解决了这一问题，我国自80年代以来就开始了档案信息化建设，由传统的纸质保管档案改为纸质档案与电子档案共存。不仅解决了传统纸质档案的问题同时双份存档也不易丢失珍贵资料。但由于档案信息化建设耗资较多，所以现今大多国有企业还使用传统的档案管理模式，总体来讲，我国目前的大中型企业的档案信息化建设还处于起步阶段。

（三）电子档案的安全防护不够严密。随着电子信息技术的发展，网络安全也成为人们谈论的热点。档案记录着一个公司重要的核心资源和商业策略，对于公司发展起到重要作用，对于企业来说，投入资金在档案信息建设上却因网络安全出现公司机密的泄露，也是阻碍管理者下定决心大力建设档案信息化的原因之一。

（四）档案信息利用率较低。由于现今的档案管理人员并未受过专业的信息化培训，很多员工不能根据现今时代的发展处理好档案信息的机密性与开放性之间的尺度，使得档案信息的功能大大减退。并且由于现今档案管理人员普遍学历较低、人员素质参差不齐导致服务质量不能保障，加上较差的查阅环境，导致整个档案信息未能发挥自身最大功效，影响了后续的档案系统的开发和管理。

（五）企业档案信息化建设缺乏整体规划。企业信息化建设是一个整体，档案信息化只是其中的一个小分支。两者相依相存，但企业在进行档案信息化时却未注重其与其他系统之间的关系。这样将会使整个企业信息化建设各自为政，互不统属，缺乏整体性与协调感。导致企业的档案信息无法在企业信息化系统中实现流转，不利于企业的整体信息化建设。

（六）缺乏相关高水平档案管理人才。目前我国的档案信息管理队伍与档案信息化要求的人员标准还有很大距离。首先是现今的档案信息管理人员都是计算机方面的专业人才而非档案管理所需要的档案管理专业的相关人才，其对于档案方面的专业知识有所欠缺。另一方面是企业暂时缺乏培养人才的资金。还有就是因我国的国情导致实际上现有的档案信息化队伍普遍年纪偏高，大多都即将退休，人才队伍出现青黄不接的现象，现有的工作人员整体素质不高，人才严重缺乏。

五、国有企业档案信息化建设的有效解决对策

（一）建立符合档案信息化要求的档案管理系统。在大中型企业中，建立一个与企业内部管理系统有关的档案管理系统是目前的时代趋势，不顺应时代潮流的企业必然会在未来激烈的市场竞争中被同业者淘汰。一个良好的档案信息系统要具备多种储存格式，支持多种市面上常用的办公、查阅软件。同时对于纸质化档案的管理模式和管理流程也要能够衔接到位。在此基础上，要对各部门的电子档案进行收录，确保整个信息化的档案管理系统的档案资料齐全。

（二）加强对企业电子文件和档案的管理。相对于传统的纸质文档的一系列程序，现今的电子文档的收录、复查方式还有缺漏，很容易造成对企业电子文档收录的缺失。为避免这种情况的发生，企业要从企业电子文件形成部门入手，把电子文件归档列入有关人员的工作计划之中，以确保电子档案的真实性。

（三）提高企业领导对档案信息化管理工作的重视。档案管理在企业管理中占有重要地位，建立档案信息化管理能够使档案管理工作更高效化及精细化。企业管理者必须意识到档案信息化管理的重要意义。加大对档案信息化管理建设的人力、物力、财力的投入力度。及时了解档案信息化建设的最前沿技术，不断完善档案信息化管理体制，培养员工的档案意识和信息意识，使企业形成良好的档案信息化建设氛围。

（四）重视培养档案信息化管理人才。管理人员的素质影响着整个档案信息化进程，档案部门针对员工要展开特定的技能培训，加速对人才的培养。要使工作人员补充理论知识，并在现实工作中将所学理论转化为实践工作。要不断提高档案信息化人员的专业操作水平。而现今的大中型企业实际上因不同企业的特点不同，对档案信息管理人员的专业技能的侧重要求也有所不同。要根据这些特点专门对企业的档案管理人员进行培训，努力培养出专业技能与公司发展目标相契合的优秀人才。在招聘时也应进行人员编制的年轻化，增强企业的整体创新意识，更好地为企业服务。

六、结语

档案管理对当前的企业来说是顺应时代的需求，顺势而行。档案信息化管理是企业做好档案管理的最重要一点。国有企业必须要认清企业发展现状，学习国外或国内现今管理企业的优秀经验和管理策略，并针对自身存在的问题进行改进，最终实现档案信息化管理。另外国有企业需要弄清自身的缺陷以及需求，将档案管理进行合理制定，只有这样才能更好地使档案信息化，为整个企业服务。

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