实验室计量标准档案信息化管理研究

时间：2024-06-04

文/北京市昌平区农产品监测检测中心李艳迎

实验室计量标准档案信息化管理研究

文/北京市昌平区农产品监测检测中心李艳迎

实验室计量标准档案对实验室质量的管理体系起着决定性的作用，计量标准档案工作的信息化和规范化管理是衡量实验室质量控制效果的重要标准。本文结合实验室计量标准档案信息化管理工作的实践，首先分析了实验室档案管理的现状及应对策略和计量标准档案信息化管理的重要性与优势，最后分步介绍了计量标准档案信息化的管理方法与步骤。

计量标准档案；实验室；信息化；管理

一、实验室档案管理的现状及应对策略

（一）缺乏专职档案管理员。通常情况下档案管理员身兼数职，比如在负责管理档案的同时还可能是财务人员，需要进行日常财务工作；或者是样品管理人员，负责样品收集、制备、登记等工作。专职的档案管理人员能够更专业更全面地做好实验室档案工作。为了建立一个完整的计量标准档案信息化管理体系，我单位档案管理员具备档案专业中级职称，即档案馆员，专职负责所有文件的存档、归档工作。

（二）计量认证档案管理的复杂性。档案的特点是内容丰富、种类繁杂、涉及的资源方面广泛，目前实验室档案的管理现状之一就是档案归类不分明、不完善。我单位档案室发出的《实验室档案归档要求》就是从档案的收集、归档、分类、排列、编号、编制检索工具等这些管理的角度出发制定的，力争为检验人员提供一个可以参考的标准，有助于实验室管理人员在工作中形成一个好的档案整理习惯，更有效地保障档案数据能够完整、真实精确地归档。

二、实验室计量标准档案信息化管理的重要性和优越性

（一）有利于检验工作质量水平的提高。由于实验室的工作性质，大量实验数据和检测报告形成了繁杂的文字材料，例如：检验项目的相关材料、检测报告和实验室的质量控制结果等，如果没有对实验室的这些档案进行信息化管理，结果可想而知。实验室可以利用现代化的办公设备对繁多的档案数据进行数字化保存、上传管理，这样不仅可以提高检验人员工作的效率，还能有效减少大量数据的冗余，管理更加人性化。一旦遇到问题，还可以通过网络技术，进行解决办法的搜索查询，快速便捷地解决问题，进而实现实验室档案数据的信息共享。

（二）提高管理效率。在实验室档案日志中，记录了真实的日常工作流程以及实际问题解决方案，通过网络对日志进行信息化处理后，可以便于检验人员随时查看，以避免工作中不必要的错误，同时，还可以在遇到问题时与网上记录作对比，分析总结出更合理的试验办法，降低了差错重复率，提高了管理效率。

（三）保障检验检测工作的质量。实验室的各个仪器设备在进行实验工作时会产生大量的实验数据，而这些数据的存储和管理是保证实验能够正常、正确运行的关键，也是实验质量的保证。必须认真归档每个实验的发展过程、详细的记录才能给下面的科研工作带来最真实的参考。

三、实验室计量标准档案信息化管理的方法步骤

（一）计量标准档案建立完整。计量标准档案可划分为三种档案：第一类表格类档案，主要有人员考核记录、实验室温湿度记录、方法验证记录、检验报告、新项目评审记录等质量记录。第二类证书类档案，主要涵盖实验室计量认证证书、供应商资质证明、计量标准仪器设备的检定或校准证书。第三类是其他质量体系文件涉及的实验室相关法律法规、检验标准、质量手册、程序文件等。我单位对档案类别建立完整，比如：设有公正和诚信程序、设施和环境条件管理程序、仪器设备管理程序、文件控制程序以及评审客户要求、标书、合同程序等。

（二）计量标准档案分类清晰。完善的实验室计量标准档案管理系统应包含多个档案管理类别，首先要将所有的档案文件列出总的文件清单，再按照类别进行档案的归档划分来管理，这样不仅保证了档案在被调用或查阅时的便捷性，还能保证计量标准档案资料在被修改或调用时的完整有序性。在我单位，对所有档案，均有明确的编号、分类，以程序文件档案为例，我们不仅有程序文件列表清单，还对同级文件进行了不同类别的划分并列出了表格清单，比如：档案编号为CPJC-04-0601-2016-B/0《仪器设备、计量器具台账》属于仪器设备管理程序类别，CPJC-04-2403-2016-B/0《抽样计划》属于抽样控制程序类别等，对所有的档案文件进行了非常详细的编排划分、归档管理。

（三）培养高素质、复合型人才。一方面，计量标准档案信息化涉及农学、物理学、化学、光学等多方面的专业知识，需要工作人员在掌握相关知识的前提下，具备检测能力和统计能力。另一方面，计量标准档案信息化管理还要求工作人员应该具有一定的网络技术水平和计算机操作能力，这样才能保证档案资源的信息化建设，保证实验结果是科学的、精确的、公正的。既然从事了计量标准档案管理工作，就必须认识到自己责任的艰巨性，加强自己的专业能力和水平，巧妙地将手工管理技巧和信息化管理方法结合起来，提高实验室计量标准信息化管理体系的整体质量水平。