关于我国国有企业档案管理的现实审视与解决路径探究

文/上海城投（集团）有限公司 滕丽

关于我国国有企业档案管理的现实审视与解决路径探究

文/上海城投（集团）有限公司 滕丽

文章简单概述了国有企业的档案管理工作及其重要作用，并对我国国有企业的档案管理工作进行现实审视，提出国企档案管理的求解之道。

国有企业档案管理；作用；现实审视；解决路径

一、 引言

科学技术的快速发展对档案及其管理带来巨大的影响，使档案管理理念、方法和模式等发生了重大变革。随着知识经济时代的到来，知识管理给企业档案管理带来良好的发展机遇，企业档案管理也成为企业知识管理的重要组成部分。国企档案管理是国企管理工作的重要部分，对企业发展起着非常重要的作用。

二、国有企业档案管理概述

企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的有保存价值的各类文件材料。国有企业档案是对国有企业的生产、经营、销售、研发和管理等各方面内容进行的记录，它既包括企业的生产经营活动内容，也包括企业的管理、财务、人事等其他活动的内容，如文书档案、技术档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、财会档案、人事档案等，真实全面地记录了企业在行政管理、技术引进、产品研制、市场营销、经营决策以及财会、人事管理等方面的活动。

三、国有企业档案管理的重要作用

（一）国企档案是国企发展的重要战略资源。我们正处于知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案是一种重要的信息资源，档案管理工作已成为信息产业的组成部分，国企档案积累了企业发展过程中的历史经验，能够为未来企业决策提供历史依据，为企业提高市场竞争力提供有力支持。国有企业在深化改革、产业结构调整和提高经济效益的决策中都离不开对企业发展历史和现状的分析，而企业档案是实现这种决策可行性预测和分析的基础依据。

（二）国企档案是国企独特的无形资产。企业档案本身就具有一定的潜在价值，特别是在企业生产经营、产品研发、技术引进和改造、产品销售等方面，但是这种潜在价值需要借助人们对档案的利用才能良好地体现出来。企业经营管理者可运用档案信息，结合生产经营实际，产生间接的企业价值。因此国企档案是国企独特的无形资产。

（三）国企档案可为工作需要和解决实际问题提供历史证明。国企档案包括了企业生产经营活动的所有文书资料、基建图纸、财务报表、人事档案、信用凭证等，都是对企业发展比较完整和真实的记录。对国企档案中收集的资料和蕴藏的信息进行分析，总结历史上企业发展遇到的问题和采取的解决措施，以及发展过程中出现的失误等，能够学习历史发展经验，避免相同问题和错误的发生，为日后的工作需要和解决实际问题提供历史证明。

四、我国国有企业档案管理的现实审视

（一）对企业档案管理不够重视。在国家推行国有企业体制改革的政策下，国企的经营得到较大改变，档案管理也随之发生了变化。之前国企档案管理归属行政档案管理部门，现在这种行政部门已被取消，但国企档案管理却没有得到足够的重视，也没有进行相应的改革，导致现在国企档案管理的方法、模式并不能适应国企企业管理进程，以至于在档案管理过程中出现一部分遗留问题。另外，很多国企的档案管理人员对档案管理工作的重要性没有足够的认识，认为档案管理就是对文件材料的整理统计，不能从中进行归纳。这就导致在国企实际发展过程中，国企档案管理人员不够重视档案管理工作的进行，使档案管理工作存在不足之处，无法得到技术保障，也不好追究档案管理工作的失误或问题的责任。

（二）档案管理人员缺乏。档案管理人员缺乏，一般国企发展至今都过去了很多年，在这期间，负责档案管理的人员更换频繁，使前后人员更替的交接不够明确和清晰，造成档案整理和管理的混乱，还容易造成国企资料的丢失和损坏，大量基建图纸存档不及时，大量发展资料缺失等，导致档案管理质量不高，严重制约了国企档案管理的发展。另外，国企中的档案管理人员并不是专业的档案管理人才，一般都是由行政人员兼任，对档案管理知识缺乏了解，不能明确国企发展档案管理需要归档的内容和资料，使档案内容不标准、不完整、不规范，不能提供有效的信息。

（三）没有完善的档案管理机制。国有企业档案管理在实际工作中存在不系统、不正规的问题，很多需要归档整理的内容都没有明确，也没有规范的档案管理制度，导致档案在资料收集、整理方式和归档标准上比较混乱，不便于档案内容的补充、变更、分析整理和后期的资料查找。有时收集的资料不能及时交到档案管理人员处，造成前期资料流失较多，或者档案管理人员对档案整理的流程不熟悉，导致最后的档案个人资料信息不全面、不真实、混乱，缺乏对资料的鉴别能力。没有完善的管理机制也意味着不能准确归责到人，出现问题时不能及时找到错漏的地方。

（四）档案材料分散，重复保存严重。国有企业一般都是大型企业，部门众多，发展方向和产品等比较多，所以各方面的资料比较繁琐，这就造成档案收集比较散、乱，一般都是各个部门整理自己部门的资料上交到档案管理部门，这样导致收集到的信息过于分散，不齐全，不好整理。有的企业员工档案管理意识不强，认为档案留在自己手里更方便工作，没有档案移交的概念，没有上交档案集中管理的意识，这样时间一长就容易出现很多材料的丢失、损毁。另外，档案材料的重复保存现象在国企发展中比较严重，因为国企逐渐壮大，下属部门或子公司较多，都有各自的档案室，出现各个部门和子公司将总公司下发的文件全部保留起来，这样造成大量文件的重复保留，造成物力、财力等资源的浪费。

（五）对档案的开发利用程度不够。国有企业各方面的资料比较繁琐，因此档案内容较多，但受人力、财力和物力的影响，对档案开发和利用的程度不够，一般只是把档案作为记录国企各类活动的资料总集，而不会从中学习过去的经验和教训。随着国企的发展壮大，档案数量越来越多，但面对管理人手不足、档案管理工作量大的情况，管理人员只能把重点放在档案收集和保存方面，没有进行深层次的开发，只限于各部门的借阅利用，因此极大地浪费了档案资源。

五、我国国有企业档案管理的求解之道

（一）健全档案管理制度。国有企业要想提升档案管理工作，首先要健全档案管理制度，根据企业实际发展情况制定档案管理的相关规章制度，同时留有一定的余地，能够随着企业的发展进行补充和完善，由明确的制度规范档案管理行为。档案管理部门要加强与其他部门和下属子公司的合作，合理划分工作安排，完善每一项企业发展规划资料的归档整理，同时安排专门的档案室，由专业的档案管理人员负责，并配置完备的档案室设备，准备充足的档案收纳柜，分门别类地放置各类项目档案。完善档案管理工作的考核办法，制定统一的考核标准，加强档案验收工作，定期由专业人员进行档案资料的检查和核实以及档案管理人员工作成绩的考核，切实规范档案管理行为，补充和修改出现的任何漏洞、错误等。

（二）提高对档案管理工作的重视。国有企业档案管理工作的进行程度还与领导和工作人员的支持有关，要重视档案管理在国企发展中的重要作用，改变档案管理人员的认识和看法，提高国企对档案管理重要性的认识。加大对档案管理工作的宣传力度，让企业上下全面了解档案管理的重要性，多方渠道宣传档案管理制度，形成档案管理的日常资料收集和档案移交，保证档案内容的完整。从而加强国企对档案管理设施的建设和设备配置、人员培养等，保证对档案管理部门的资金投入和政策等方面的支持。

（三）提高档案管理的现代化水平。随着信息技术的发展，计算机、网络逐渐融入人们生产生活的各个方面。对国有企业档案管理工作而言，传统的手工档案管理模式已不能满足企业发展的需要，因此，要提高国企档案管理工作的现代化水平。首先要配备齐全现代化的管理设施，包括计算机、打印机、传真机等，加强档案管理的自动化和电子化以及国企档案一体化，利用先进的技术手段进行文件归档、整理和分类工作，并设置先进的防盗、防潮、防虫等手段，延长档案的保存时间。其次，要根据企业的实际情况，充分利用网络信息资源，提高档案管理信息的真实性和有效性，设置快捷准确的档案检索程序，方便对档案的寻找，并扩展档案信息的多元化运用途径，实现信息的实时传递。最后，档案管理人员要不断进取，与时俱进，及时了解档案管理最新理念，熟练运用现代化设备和信息交流技术，以提高档案管理工作效率。

（四）提高档案管理人员素质。要根据国企发展需求，组建专业的档案管理队伍，招收专业的档案管理人才，优先录用档案学专业的毕业生；同时也要加强对现有人员的培训和使用，针对性培养档案管理工作急需的人才；要不断提高档案管理人员的业务能力和专业水平，定期进行档案管理工作培训，提高理论知识和技术水平，努力吸收先进的档案管理技术和理论，提升档案管理人员的综合素质。

（五）强化对档案资源的利用。档案是对历史的真实记录，查看档案能正确得知历史的发展信息，国企档案管理部门应强化对档案资料的利用，定期对档案进行整理，开展专项会议对过去的档案内容进行探讨，归纳总结以往出现的档案管理问题或企业发展过程中出现的错误和事故，为未来企业发展和员工提供经验和教训，防止类似问题的再次发生。

六、结语

国有企业档案管理反映了国企发展的方方面面，是企业重要的知识资源，是回顾企业历史发展资料，决定未来企业发展决策的依据。因此，国有企业发展要重视档案管理工作，切实提高档案管理工作的质量，推动企业的可持续发展。

[1]梁惠媚.分析国有企业档案管理工作存在的问题措施[J].经营管理者,2016(03):276.

[2]蓝玉超.浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务,2015(7):47+51.