管理、服务、宣教——做好档案管理工作的“三驾马车”——以某三甲医院档案管理工作为例

时间：2024-06-04

文/四川省肿瘤医院古昌伟

管理、服务、宣教
——做好档案管理工作的“三驾马车”——以某三甲医院档案管理工作为例

文/四川省肿瘤医院古昌伟

利用档案价值，发挥档案服务职能是档案管理工作的初衷和目的。要实现这一目的，需要档案工作者在规范档案管理的同时，进一步强化服务意识，并开展档案宣教活动，使全员充分认识到历史档案对于现实工作的非凡价值，进而强化档案意识，参与档案管理，全面促进单位档案管理水平的提高。本文以某三级甲等医院通过加强档案管理、服务和宣教，提升档案管理水平的案例，浅谈加强医院档案管理工作的思路和途径。

档案；管理；服务；宣教

档案是对历史工作全面、客观、准确的记录和反映，具有史料价值，兼具社会效益和经济效益，档案管理是管理工作的重要组成部分，是必不可少的工作。医院档案是一种特殊的信息资源，是医院发展中形成的历史记录，主要包括文件、图表、音像、磁盘等不同的信息材料，可为临床医学提供依据。但是，传统的“重医疗业务，轻医院管理”思维在当前仍旧较普遍存在，对于档案工作，医院管理者往往更是难以认识到其重要性。某医院为省级三甲专科医院，近年来，由于种种原因，该院档案管理工作存在管理水平落后、人员硬件条件不足、档案服务能力较差等诸多问题，而经调研发现，此类问题在大多数医院普遍存在。

一、存在的问题

（一）缺乏统一管理，档案质量不佳。该院档案室由医院院办公室负责管理，档案包括行政类、党群类、业务类等文书档案，科研、基建、设备等科技档案，会计档案等专业档案，以及部分实物档案、音像档案等。因医疗行业管理要求和医疗业务的专业性，医疗病历档案统一由病案室管理，影像胶片档案、病理切片档案等各类检查影像档案则分属各个业务科室管理。此外，部分由医院保管的干部人事档案则由人力资源部进行管理。全院档案资料没有完全实现集中管理和统一管理，档案资料管理质量不能得到有效控制。

（二）缺乏制度保障，档案缺失严重。该院档案管理制度十余年未进行修订，内容老旧，已不符合当前工作实际。其中对档案收集范围描述简单、笼统，责任单位不明确，未制定文件材料归档范围与档案保管期限表，对于文件材料的收集和档案的鉴定都无法提供参考依据。本应纳入档案室管理的工作资料无序分散在各个部门，部分工作资料疏于管理进而损毁流失，导致档案缺失问题严重。此外，未建立各科室、部门兼职档案管理员制度，全员档案管理参与度低。档案利用、借阅审批及登记管理等制度流于形式，执行不到位。

（三）缺乏硬件设施和专职人员，管理水平较低。由于长期以来形成的工作观念，绝大多数企事业单位的领导干部和工作人员的档案管理意识还比较淡薄，导致档案管理在硬件环境、人员配备以及工作经费等方面均受到限制。该院档案室设置在行政楼底楼，拥有3间面积为15平方米左右的库房，底楼环境阴暗潮湿，存在老鼠、虫蚁等危害，不利的环境增加了管理难度。在人员配备方面，诸如大多数企事业单位，缺乏专业档案管理人员从事档案管理工作。档案室长期以来仅有一名兼职档案管理员，除了负责档案管理之外，还从事办公室后勤事务。此外，十余年来，该兼职档案管理员岗位人员几经变更，均为非专业人员，且缺乏专业技能培训，更是加剧了档案管理不规范的问题。

（四）缺乏信息化建设，服务方式落后。由于硬件条件和专业管理人员的不足，该院档案管理方式落后，因信息化管理系统的缺失，档案的整理、编目以及档案的调阅仍停留在全手工操作状态。特别是在进行档案查阅时，除已清楚知晓该档案年份、题名等信息，否则只能通过人工翻阅归档文件目录查阅，查阅时间长，准确查找率低，大大降低了工作效率，导致查阅领导和部门的不满。同时，由于把大量的时间花费在人工操作中，档案管理人员已无法有效地进行档案编研利用和宣传工作，档案服务职能难以正常发挥。

二、解决对策及其成效

鉴于医院档案管理存在的问题，档案管理部门逐步形成了转变观念、加强宣教、倡导档案价值和服务职能、增强全员档案意识、规范档案管理工作、提升档案服务水平的工作思路。以下是具体做法：

（一）加强普法宣教，强调档案服务职能，提高档案管理重视程度。该院在中长期发展规划中明确提出依法治院发展战略，档案管理部门以此为契机，将《档案法》的贯彻落实纳入依法治院范畴。加强档案法律法规的宣教是有效开展档案工作的重要前提，而对单位领导的宣教则至关重要。医院领导在档案工作中的特殊作用体现在两个方面：一是领导的影响力，二是领导的宣传力。通过领导学法课堂向院领导宣讲法律法规和档案规范化管理标准，以法治的高度强调档案管理的特殊地位。院领导认识到了档案管理工作的重要性和必要性，了解了档案规范化管理的标准和要求，逐步增强了对档案工作的重视和支持力度。在院领导的影响和支持下，在全院开展普法宣传，并结合本院实例，宣传利用档案带来的社会效益和经济效益，强调档案管理工作的服务职能，促使医院干部职工认识到开展档案管理工作的最终目的是为单位中心工作和全院干部职工服务，不断增强全员档案管理意识。全院上下对档案管理的传统认知得以改变，对档案管理的重视程度逐步提高，这是加强档案管理工作的第一步。

（二）加强管理组织建设，完善管理制度设计，体现档案服务职能。医院管理者的重视程度提高了，对档案工作有了更深入的了解，也认识到医院档案管理存在的诸多问题。为改变现状，加强管理，该院在院办公室设置了二级科室负责具体的档案管理工作，在此基础上，档案室配置了专职档案管理员。在管理架构和人员配置进一步完善的基础上，通过派出人员参加专业知识技能培训和参观学习其他单位先进经验，结合本院实际，逐步完善档案管理规章制度建设，修订了该院档案管理办法，制定了文件材料归档范围与档案保管期限表，明确了全院各类档案的管理责任和管理范围的划分。制度设计充分体现档案管理的服务职能，在档案收集、整理、移交工作上，充分考虑各部门人员的非专业性，以指导辅助为主，以硬性要求为辅，强化了对档案的查阅、利用审批登记等制度的落实，并在最大限度简化了流程，优化了服务。

（三）加强档案管理员培训，纳入部门绩效考核，打造档案管理团队。建立全院兼职档案员管理体系，各部门兼职档案管理员负责指导本部门日常工作材料的收集整理以及移交档案室，部门工作人员均需参与医院档案管理工作当中。注重全院档案管理队伍的建设，有的放矢地开展业务培训。其一，充分考虑到兼职档案管理员和工作人员的非专业性，在进行制度宣贯和业务培训时，尽量化繁为简，富于可学性和可操作性。其二，在全员培训的同时，针对科技档案、专业档案等，主动进行针对性的培训，甚至手把手地指导，争取培训落到实处，不流于形式。此外，与运营管理部门共同设计将档案管理工作纳入部门和人员绩效考核，明确责任与奖惩，保障工作顺利开展。

（四）开展档案信息化建设，实现现代化管理，提升档案服务水平。借助信息化建设，既是规范档案管理的有效途径，也是提升档案服务水平的重要手段。档案管理信息化涵盖了硬件、软件及数字化标准等诸多内容，而核心仍旧是以适应医院工作特点，发挥医院档案服务职能为导向进行建设。首先，对库存档案进行扫描和数字化制作，使纸质档案数字化，因工作需求，在进行数字化文件制作时，统一制作为不能做二次修改并能够实现全文检索的双层PDF格式，此种格式在确保档案准确性和利用检索方面具有优势。其次，引进先进的档案管理软件系统，并配置了计算机、服务器、磁盘阵列、UPS电源等硬件设备，通过先进的硬件和软件对档案进行管理，软件系统涵盖了档案数据录入挂接、档案归档、档案管理、档案检索、即时读取、档案借阅利用等功能，硬件系统则以实际需求进行设计，特别保证了数字档案的安全、读取的速度以及存储空间的可扩展性。再者，结合网络技术，数字档案元文件实现了在医院中心机房的异地存储，并在权限设置的基础上，实现了多用户异地查档，保障数据安全的同时，满足了用户查档需求，提升了工作效率。

（五）开展档案编研和文化宣传工作，加强档案文化传播服务能力。在医院档案管理日益规范化的基础上，整合信息资源，创新渠道形式，开展档案编研和文化宣传工作。将档案室编纂的医院组织沿革、全年大事记等编研成果以生动的形式通过医院官方微信、H5网页等网络新媒体宣传平台进行发布宣传。立足馆藏，挖掘史料，开展医院院史整理编纂工作，并在院内筹建院史展示厅，既实现了对全院职工的院史宣传教育，丰富了医院文化，也强化了全院档案意识。逢医院重要工作和活动，结合历史档案开展档案宣传活动，如在该院顺利完成三甲复评后制作的该院创三甲工作档案宣传和结合国际档案日开展的档案实物图片征集和展出活动，均取得良好反响，使全院改变对档案管理的固有认知，增强了档案保管和利用意识。