浅谈新媒体环境下数字档案管理新技术的发展以及应用

文/德州市宁津县疾病预防控制中心 赵洪来

浅谈新媒体环境下数字档案管理新技术的发展以及应用

文/德州市宁津县疾病预防控制中心 赵洪来

现代社会科技的发展以及运用，使得我们社会正在逐渐步入数字化时代。在新媒体环境下，数字化技术在社会各个领域的运用，极大地推动了社会的发展，其在数字化档案系统中的应用有效改变了档案管理的传统模式，促使档案管理向着数字化方向转变。鉴于此，本文对多媒体环境下数字化档案管理新技术的应用进行了探讨，分析了其未来发展前景，旨在更进一步促进我国档案的数字化管理。

档案数字化；多媒体技术；重要性

所谓档案指的就是将图像、声音、文字等信息收集、整理、分类形成的资料，旨在为同类事件形成参考性意见等。多媒体技术在数字化档案系统中的运用，改变了传统档案的管理方式，促进了我国现代化档案系统的发展。

一、多媒体环境下档案数字化新技术在管理中的应用

（一）改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限。

在多媒体环境下，数字化已经成为一种趋势。数字化档案管理新技术的使用，可以更加便捷、精准地对档案信息中的声音、图像、文字等进行归类和集中管理，并且保证档案信息都可以以非常生动活泼的形式保存并且再现，极大地丰富了现代档案信息管理的形式，也为丰富档案内容提供了良好的基础条件，有效变革了传统档案信息中声音、文字档案必须实施分开规整的情况。

（二）使得档案无纸化管理成为可能。利用多媒体技术可以有效将档案信息进行数据压缩，存放在光盘、U盘等快捷内存中，这些内存设备可以海量地存储各种各样的档案信息，从而使得档案管理实现了无纸化管理，如果给档案管理加以宽带、网络的传递应用，那么各个地方之间、各级管理之间都可以通过信息联网，从而在很短的时间内就可以传递大量的档案信息，大大提高了档案信息的有效利用，而且增强了各个地方、各级领导、企业内部上下级之间的交流沟通，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。

（三）缩减了相关工作人员的工作量，能够及时、精准地对档案进行查询。多媒体技术具有非常强大的图像、声音编辑功能，可以高保真、高效率、非常机密地实现声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等。最终达到了对档案信息及时、精准查询的目标，极大地减少了相关工作人员的工作量，节省了管理成本。另外，更加关键的是，数字化新技术的应用能够对传统档案信息进行随意的分解与组合，并运用计算机等设备实现录入和输出，从而使得档案的查询、检索工作变得极为简单，工作人员仅仅需要关键字就能够实现对档案的查找。多媒体技术在档案管理中的有效应用使档案管理在很大程度上实现了数字化管理，数字化管理可以有效地将所有的档案管理信息数字化，自动进行分类、整理、保存、再现，这些管理方式都非常快捷方便，而且档案信息资料的收集也变得非常方便，所以，多媒体技术在档案管理中的应用，能够有效加强档案数字化管理，大大减少了人工管理的工作量，也保证了档案信息管理的质量和安全。

（四）增加了档案信息的保密性。多媒体技术在档案管理中的有效运用大大提高了档案信息的保密性，使得档案信息更加准确，多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案信息转为可以被电脑接受处理的数据，而且有效地利用多媒体技术可以避免因复印对档案原件资料的损坏，最重要的是，多媒体技术有效地避免了档案文件在复印过程中可能导致的信息泄密和进入其他文件查阅的情况。

（五）提高档案信息管理能力。多媒体技术在很大程度上简化了档案管理的归档程序，这是提高档案信息管理能力，加强档案数字化管理的重要途径之一。作为档案管理工作起点的归档工作，一直以来都得到了高度重视。每年，综合档案室都要收集大量相关的档案资料并且进行有效的分类管理和整合存储，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量愈来愈大，任务愈来愈重，多数档案管理工作人员都必须花费极大的时间以及精力来对档案资料进行规整，加大了相关人员的工作压力。如今，多媒体技术的应用下，文书处理部门随时随地都可以快速地将各种文件资料档案通过信息网络传递给综合档案室，综合档案室管理人员再根据具体情况，利用计算机中的数字化程序对文件资料进行准确的分类、整合以及归档，从而高效地完成档案管理工作。传统的档案分类、立卷、编目、移交以及统计等冗杂繁琐的工作通过多媒体技术都可以快速、高效地完成，大大提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理的数字化管理，也在很大程度上减少了文书处理部门、档案业务部门的相关管理人员的工作量，从而给档案管理提供一个全方位、高质量的信息服务。

二、新技术在档案数字化管理中的应用前景

（一）档案虚拟现实技术。未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，操作者也只有戴上特制的眼镜才能看到真实的档案资料，因为档案管理的虚拟完全三维化，所以操作者置身其中就像是处在一个看得见、摸不着的世界，这些虚拟环境和真实情景几乎一样，有非常高的真实性，不被人怀疑，这样虚拟档案数字化管理可以有效减少档案资料的不安全因素和信息被毁坏、盗窃的危险。

（二）多媒体保安监控技术。多媒体技术在档案管理中的有效应用，促进了档案管理保安监控系统的研究发展，除了原有的功能，保安监控系统还可以进行图像处理、语音报警、信息存储和查询等等，其中报警处理是多媒体保安监控系统的核心部件，报警就会导致一系列的连锁反应，同时产生相应的语音提示、自动具体报警信息和值班信息，并且提供警报出现的具体位置，从而采取有效的措施，保证档案信息的安全性和完整性。

（三）多媒体档案信息检索系统。多媒体技术将数字音频、数字视频以及通信等多种先进的技术与计算机融合在一起，有效地实现了档案的数字化管理，它具有强大的功能，使档案信息检索系统不仅具有多媒体形式的信息，而且能够以非线性的结构组织信息。该系统的运用，不但减少了档案管理工作人员的任务量，同时可以节省成本，对于新型档案管理工作的持续健康发展至关重要。

三、结束语

总之，多媒体技术对档案数字化有着非常重要的作用，我们应该重视多媒体技术在档案数字化中的重要地位，认真分析多媒体技术在档案管理的现状，它有效地改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限，使得档案的无纸化管理成为可能，全面实现了声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了档案信息的保密性，提高了提高档案信息管理能力。并且用理智的思维和长远的眼光看待多媒体技术在档案数字化应用的前景，多媒体技术在档案管理中的广泛应用，可以有效实现多媒体档案虚拟现实系统、多媒体保安监控系统以及多媒体档案信息检索系统等等，所以，我们应该将多媒体技术在档案管理中的应用研究放在工作的重要地位，加大对多媒体技术应用的研究投资，尽可能快地实现多媒体技术在档案管理的最大化应用，从而为实现档案数字化做好一切准备工作。

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