基层民政系统档案管理问题及优化对策

时间：2024-06-04

文/防城港市民政局陈子港

基层民政系统档案管理问题及优化对策

文/防城港市民政局陈子港

随着社会经济的不断发展，社会市场经济的全面改革及人们生活方式的转变，基层民政系统档案管理方面的要求也相对提升，通过不断完善和优化基层民政系统档案的管理模式来提高其整体管理质量及水平，满足政府发展所需，是现下急待解决的社会问题之一。本文主要针对基层民政系统档案管理过程中的常见问题进行总结阐述，并根据问题提出一己之见，来达到提高我国档案管理质量水平的目的，仅供参考。

基层民政系统档案管理；问题；优化对策

社会行政事务多项职能部门中，民政部门是以保障社会群众基本生活以及社会团体和民办非企业登记管理、安置、行政区划管理、军休、婚姻管理、社会福利、基层政权建设、地名管理、勘定行政区域界线等多方面权责为部门职工的主要工作，为促进当地发展的有序性具有重要的影响意义。其中，民政档案管理指的是结合我国制定的档案管理法律法规和高科技管理手段，来收集、整理政府在民政工作过程产生的价值意义非凡的文件材料，并结合文件种类、载体的差异性进行归档、统计以及保管，为今后民政部门工作的顺利进行和发展提供有利的参考依据。由此可看出，民政档案管理的科学性和高效性对民政部门各职能的有效落实、职员的工作效率、民政工作的有效改革以及民政事业的健康发展等具有重要的现实意义，是促进民政部门各项工作顺利开展的关键所在。近年来，根据我国民政部门的发展现状来看，基层民政系统档案管理工作逐渐受到各级民政部门高层管理人员的重视，即使政府在资金及办公室用房等资源缺乏的情况下，也仍然针对此类工作的优化措施进行有效落实，包括拨款、腾房、招聘人才以及制度体系修订建设等，均是档案管理工作得以高度重视的有效彰显。但根据我国民政部门档案管理现状来看，大部分地区的民政档案管理部门仍出现大量的管理人员工作效率低、管理流程不具有规范性及资料文件收集难度高等多项问题，不利于满足其他部门资料的有效查询，从而降低社会发展的有序性。

一、基层民政系统档案管理常见问题

（一）档案意识过于薄弱。档案意识过于薄弱是导致基层民政系统档案管理问题得不到有效解决的关键因素之一，即使各级民政部门均能够意识到档案工作的重要性并加大其工作的开展力度，但常常忽略档案管理方面的宣传工作，以至于民政机关对关档案管理工作的整体意识并不深刻，导致一些领导存在重视业务人员的工作能力，忽略了档案管理工作的有效执行，错误的理解观念促使相应工作得不到有效落实，以至于档案管理人员培训活动未得以有效开展，导致其严重缺乏档案业务知识和法律法规方面的相关知识，不利于工作人员工作的有序执行。

（二）档案作用得不到充分发挥。近年来，民政局各级部门都主张采取奖励制度来增加与档案工作的相关部分指标，以至于部分单位领导不得不加大档案管理升级工作的有效落实，促使其工作质量得以达标。但仍有个别单位虽加大资金投入力度来购买档案用品和档案保护设备等硬件建设，但是在软件建设方面却未得到相应升级改善，资料的归档整理仍然有缺、漏现象存在，以至于档案作用得不到充分发挥。

（三）档案资料收集、归档不齐全。根据我国民政局的管理现状来看，部分民政机关在档案管理方面均存在较高的主观意识，导致部门管理出现各行其是的局面，大大提高了档案管理人员资料收集整理的工作难度，以至于档案材料出现四分五裂、收集不齐全的现象，从而遗漏了价值高的重要资料，促使机关档案工作造成不必要的损失。除此之外，有部分部门职员或个人使用档案资料查询时没有从全局发展与建设出发，一味地满足自身使用所需，导致平常机关活动图片出现移交延缓的现象，导致以反映机关活动和具有考查利用价值的“真品”得不到有效归档，导致档案整体列表中有部分资料出现空缺，严重降低了档案利用的完整性及职工工作效率。

（四）机关档案管理人员业务素质过低。基层民政部门虽落实上级部门的对于档案管理工作方面的升级要求，包括完善档案建设机构、招聘专兼职档案管理员、建立独立办公室以及颁布有关职能部门高效配合档案管理工作及网络管理的准则，但在实际档案管理过程中，管理人员却没有充分发挥网络体系的作用，以至于降低了档案管理工作的规范性。具体原因如下所示：1.没有固定的专职档案员，档案员调换速率过于频繁，精力得不到高效集中，加上一些档案管理人员工作积极性不强，没有充分发挥其业务职能。2.兼职档案员的工作意识过于浅显，认为自身工作职责仅限于收集现有的业务资料来进行整合装订，管理方法过于浅显和简单。故实际开展基层民政系统档案管理过程中，协调性和有序较低性，直接影响工作人员档案管理流程规范性的提高。

二、基层民政系统档案管理的策略

（一）完善民政档案管理机制。民政局应当通过根据民政档案管理的实际运行现状来调整相应的规章制度，是促使档案管理机制作用得以充分发挥的重要保障，同时还为提高工作人员工作效率奠定基础。故笔者认为完善的档案管理机制，是职工管理工作得以有序展开的重要保障。因此制定相关管理制度时，需确保职工权责问题的有效落实以及加强其工作规范性的控制来完善民政档案管理机制，对确保民政档案管理活动的顺利展开具有积极的影响作用。

（二）重视档案管理工作实施的科学性。随着社会科技的不断发展，采用计算机技术高效运用于基层民政系统档案管理工作中，利用技术中的数字化功能来进行档案调阅及保管，便捷的操作有利于提高档案的利用效率，对提升档案管理人员的工作效率及管理质量具有重要的现实意义。

（三）树立正确的档案管理工作意识。基层民政领导对档案管理意识的提高有助与其后续相关档案管理及推广工作的有序进行，以促进机关系统档案管理工作质量的进一步提高。除此之外，还需加大对档案管理权责问题及相关法规制度的宣传力度，以加强档案管理人员的管理意识。与此同时，需确保档案管理目的和要求等方面的工作做到足够的细致性，确保各部门人员能够积极参与及配合文件资料的收集，对实际档案管理中的资料收集完善起到较好的辅助作用。

（四）提高档案人员的业务素质。基层民政系统档案管理的高效运行离不开档案人员较高的综合素质水平，包括其思想上的建设以及业务方面的熟练度。档案管理人员需对档案资料收集具有较高的主动性，确保科室及个人手中散存的档案资料收集做到无缺漏现象，除此之外，还需多与负责档案工作的业务部门人员进行沟通，通过指导其提高业务上的操作能力，来确保科室档案管理的规范性与机关档案资料内容的统一性，与此同时，还需通过定期开展相应的培训活动来增强档案管理人员的理论知识及实际操作方面的工作能力，提高管理人员计算机管理档案方面工作的能力。

（五）规范档案管理流程。有大量研究结果表明，工作人员档案管理流程的规范性对促进部门管理活动达标升级具有积极的影响作用，间接性促进了档案事业的进一步发展。其中，一个门类齐全、管理有序的档案体系建设离不开工作人员规章制度执行的规范性、相关管理制度的完善性以及各环节工作落实的达标性，故笔者认为除去加大对硬件设施的建设力度以外，还需着重注意档案管理工作的升级及档案保管调节的改善程度，确保民政档案事业与民政业务档案管理工作流程实施的规范性。