信息化背景下改进医院档案管理的相关思考

时间：2024-06-04

文/天津市海河医院潘琳

信息化背景下改进医院档案管理的相关思考

文/天津市海河医院潘琳

当今社会已经完全进入了信息化时代，信息化技术的快速发展及不断成熟，为很多行业注入了新的发展动力，也对很多工作提出了新的要求。信息化背景下，新技术为医院档案管理提供了很大支持，但也赋予了相关工作新的要求。基于此，本文对信息化背景下医院档案管理进行了探讨，并提出了改进建议，以供参考。

信息化；医院档案；管理

一、实现医院档案管理信息化的必要性

绝大多数医院档案是在医院各类业务活动、职能活动中产生的，是医院发展过程中的重要信息载体。实现医院档案管理信息化对于提升档案管理质量及效率具有重要的意义。首先，实现医院档案管理信息化能够对相关服务流程进行优化。在查询患者信息时，借助信息化平台便能快速获得相关信息，并进行信息比对，有利于缩短诊断时间，提升诊断效率。无论是患者，还是医务工作人员都能获得便利。其次，实现医院档案管理信息化有利于保存医院珍贵信息资料。以往纸质化档案存储需要占据大量空间，对存储场地也具有较高要求。为了防止珍贵资料遗漏，医院几乎不会外借。将纸质载体转变为电子信息载体，不仅能够提升档案信息资料管理的安全性，还能够实现信息共享，供多人查阅。总体上来看，实现医院档案管理信息化，能够进一步提升档案管理效率、质量，促进医院档案信息共享，对于医院日常业务顺利开展具有积极的意义。

二、现阶段医院档案管理工作存在的部分问题

（一）档案管理理念滞后。在部分医院当中，档案管理依然以传统纸质化模式为主。在信息化相关资源方面的投入较为有限，导致软硬件设施无法跟上，大大制约了档案信息化管理成效。

（二）相关人才队伍建设有待加强。在部分医院当中，专职档案人员较少，兼职档案人员分布在各个科室负责档案管理、协调工作。由于专业人才相对匮乏，再加上医院对档案工作队伍缺乏系统性的培训，使得一些兼职档案人员无法充分理解信息化管理理念，其业务技能水平并不高，无法满足档案信息化管理需求，岗位胜任力有待加强。

（三）软硬件设施需要进一步完善。要实现医院档案管理信息化，必然离不开相关软、硬件设施的支持。然而，部分医院尽管构建了专门的档案信息管理平台，但医院OA办公系统未和档案软件端口连接，导致信息孤岛，未能够充分实现档案信息共享，限制了医院电子档案的利用率。

三、信息化背景下加快医院档案信息化建设的有效途径

（一）更新档案管理意识。实现医院档案信息化管理是信息化时代背景下医院档案工作发展的必然趋势之一，必须给予重视。一方面，院领导应该发挥带头作用，自身要了解并掌握医院档案信息化管理特点，思想上要正确认识，并给予更多支持。相关部门也要积极配合，在院内形成一种良好的信息化管理文化氛围。另一方面，要将这种信息化管理意识转变为制度。以制度为导向，促进相关工作顺利实施，进一步提升院内档案信息化管理效能。通过完善档案资料保存制度及档案信息利用制度，促使档案资料保存及信息利用工作规范化实施；通过构建责任制度，将责任落实于人，配合奖惩制度，督促相关岗位工作人员充分投入到档案管理、建设当中。

（二）加强相关人才队伍培养。一方面，医院应该结合自身需求，适当引进专业性档案信息化管理人才。专业人才匮乏是目前制约医院档案信息化管理的一大因素。医院可引进部分医学、信息相关的专业性人才，对当前档案人才队伍进行补充，以提升档案人才队伍整体业务水平。另一方面，医院要重视相关人才培养。医院可外聘专家对档案管理人员进行系统化的理论知识、业务知识培训，并定期开展专题讲座，不断强化其专业技能，提升其岗位胜任力，促使档案信息化管理各项工作落实到位。除此之外，还要加强档案人员政治素质、职业道德培养，激发其对档案事业的热爱，充分调动其工作积极性与主观能动性。信息化背景下，医院档案工作人员除了要具备良好的业务能力外，也要不断强化自身服务意识。从本质上来看，实现档案信息化管理的本质目的在于更好地服务于患者。电子档案并不只是将纸质化档案进行单纯性数字化处理，而是要借助数字化优势，让临床医疗服务开展过程中能够快速获得患者信息资料，进一步提升医疗服务效率及质量。通过患者信息共享，在院内及医疗机构之间构建信息共享平台。增强服务意识意味着需要对档案信息化建设过程中存在的问题不断改进、优化，从而为电子档案调阅者提供更为快速、全面的检索途径及服务。与此同时，医院内部还需要对电子档案管理流程进行优化，在档案信息采集、传输及应用过程中均提供信息资源共享途径，进一步提升档案利用率。

（三）完善软、硬件环境建设。一方面，医院要及时更新软、硬件设施，为档案信息化管理奠定设备基础，创造一个良好的软、硬件环境。另一方面，要打开各部分信息数据端口，将档案信息管理平台与院内OA办公系统串联起来，避免信息孤岛，让各部门能够随时调用所需要的档案信息，进一步提升档案利用率及工作效率。在电子档案文件存储过程中，要统一软、硬件数据接口，确保电子档案的文件的兼容性。归档时，先进行逻辑归档，再将信息文件的管理权限由信息产生部门转移到院内档案部门，再经过后续处理，最终将电子文件归档转变成物理归档。

（四）加强信息安全建设。信息安全建设是医院档案信息化建设过程中的关键环节之一。首先，要结合医院实际情况，构建有效的信息安全保障体系。档案信息管理程序可聘请第三方专业机构进行编制，确保程序的有效性及安全。为保证操作系统及运行环境的安全，由专人对防火墙、杀毒软件情况等进行定期检查，及时更新病毒库，确保整个系统处于安全环境下工作。在防火墙、杀毒软件筛选过程中，要求其具备便捷的权限划分功能，对本地管理和远程操控均能够有效支持，可实时警报，具备大数量的连接数的功能，可以对用户进行分组管理，并具备独立的硬件设备及程序软体。除了在内网与外网之间设置防火墙外，内网当中不同安全级别的子系统也需要设置防火墙作为安全屏障。同时，要建立完善的责任管理制度，将责任落实到具体岗位，做到“谁出错，谁负责”。其次，要做好相应的数据备份工作。对电子档案信息数据采取双机热备份，并实行三级备份制度，即本地备份、异地备份以及服务器备份。另外，要建立分权限管理模式及电子身份认证制度。通过分类分权限设置，让不同层次人员在适宜的范围内进行的电子档案信息数据查询、调用等。