新形势下国有企业档案管理体制初探

文/中核建中核燃料元件有限公司 丁超

新形势下国有企业档案管理体制初探

文/中核建中核燃料元件有限公司 丁超

国有企业在新形势下面临的市场环境已经发生了天翻地覆的变化，为了适应新的经济形势，国有企业必须进行必要的内部管理改革，其中就包括国有企业管理的重要组成部分——档案管理。为此，本文针对新形势下国有企业档案管理体制进行了分析研究，提出了国有企业档案管理模式的创新策略。

国有企业；档案管理；企业管理

在长期的发展过程中，国有企业积累了大量档案，这些档案提升了国家经济的活力，有效保障了国有资产的安全，极大地促进了国有企业的发展。近些年来，随着国企改革的不断深化，国有企业的组织结构也发生了巨大变化，国有企业档案管理工作也面临着新的调整。因此，我们有必要探索更加有效的国有企业档案管理体制。笔者结合自己多年的工作经验，认为应该从国有企业档案管理的观念创新、制度建设、提高人员管理素质、加大投入等方面入手，改变目前国企档案管理的局面。

一、创新观念，发挥档案管理的经济效益

提高国有企业档案管理水平的重要前提是企业和档案管理人员树立新的企业档案管理观念，充分认识到档案是企业的重要资产，是企业的重要生产力，做好档案管理工作能给企业带来显著的经济效益。作为档案管理人员必须及时更新观念，重视档案的价值，做好档案资料的归档工作。首先，档案记录了一个企业所有员工的个人信息、生产实践的具体信息以及一个企业的发展历程，凝聚了数代企业管理层和员工的智慧及汗水，是企业不容忽视的重要资产。其次，档案可以给企业带来经济效益，档案记录了企业发展历程中的每一个细节，如员工人事档案、生产图纸、生产数据、生产工艺、市场数据等。缺少了档案，就等于失去了这些高价值的信息，这对于企业来说，损失是难以估量的。因此，我们必须充分重视档案管理工作，科学高效地管理企业档案，合理运用档案给企业带来经济效益。

二、完善规章制度，实行规范化管理

如果缺少了合理的管理制度，任何工作都难以开展。完善规章制度是做好国有企业档案管理的前提和关键。因此，应该建立一系列科学合理的档案管理工作规章制度和监督考核办法，通过规章制度来实现档案管理工作的规范化，通过规章制度规范档案管理人员的管理工作。在档案的收集、整理、归档、保管等方面严格按照国家关于档案的著录标准，统一归置档案，禁止任何人或组织私自留存档案，同时，努力改善档案管理人员的收入和地位，提高他们的工作积极性，最大限度地维持档案管理部门的人员稳定。

三、加强培训，提高企业档案管理人员工作水平

档案管理工作的专业性很强，因此，必须加强对国有企业档案管理人员的业务培训，帮助档案管理人员形成良好的职业操守和过硬的档案管理能力，能够运用专业的档案管理知识对档案进行有效管理。在培训之后还需要对档案管理人员的培训成果进行专门考核，将考核成绩与收入挂钩，以此激励他们更加努力、更加积极地参与培训，表现优秀的档案管理人员将获得奖励，从多方面入手，提升管理人员对档案管理的重视程度。

四、合理开发，充分发挥档案价值

档案管理工作必须紧紧围绕国有企业的目标，强调服务属性，努力为企业的建设提供帮助。为此，档案管理人员应该积极利用信息技术手段建立完善的电子档案管理体系，如将纸质档案资料电子化，建立企业档案数据库并更新维护企业档案数据库系统，利用先进高效的信息检索工具提高人们查阅档案信息的效率。此外，档案管理人员应该扩展档案服务对象，将企业外部的相关用户作为潜在服务对象，在不违反国家、企业相关规定的前提下，为其提供无偿与有偿两种档案服务。企业对外提供的业务咨询、技术服务等属于有偿服务，而只具有社会公共效益的档案资料可用于提供无偿服务。通过这样的创新档案服务模式充分体现出档案管理的人文性，同时能够帮助企业树立良好的社会形象，提高企业的影响力和竞争力。此外，企业还应该根据服务对象的个性需求，提供更加多元化的社会化档案服务。

五、加大投入，完善档案管理软硬件设施

完善的软硬件设施是开展档案管理工作的前提条件，档案管理软硬件设施对档案的保管、利用效率有直接影响，为了提高档案管理水平，企业应该给予资金扶持用于档案管理的软硬件设施建设：第一，按照《档案法》的规定，保存档案的房间应该独立设置，且不应设在办公楼底层，因为办公楼底层比较潮湿，档案易受潮而且容易被偷盗。第二，为保证档案资料的完整性，必须认真做好档案库房的防潮、防虫、防火、防尘等安全措施，如配备专用的室内吸尘器、恒温恒湿设备、防盗门、红外线报警器等。第三，加强档案管理的信息化设施建设，配备必要的信息化工具，如打印机、电脑、档案管理软件等。

六、结语

综上所述，很多人对档案管理工作不了解，以为档案管理只是对档案资料进行简单的收集、归类、保存，但实际上档案管理工作的专业性很强，是一项复杂的工作，涉及多种专业知识，如数据分析和信息技术，绝不是外人想象的那么简单。国有企业应该充分重视档案管理工作，结合企业自身的发展需求，整合优化企业资源，做好档案管理人员的管理培训工作，提高档案管理水平，从而为企业的长期发展奠定坚实基础。

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