浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性

文/湖北国土资源职业学院 许冬凌

浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性

文/湖北国土资源职业学院 许冬凌

计算机的应用和发展，使得社会越来越朝向智能化自动化方向发展，而在现代档案管理的过程当中，计算机系统是最为先进的管理技术之一。其最大的特点在于，对于数据的表现快捷，录入准确。有效地提高了档案管理的工作和质量，可以将信息保留很长的时间，方便日后的查询和管理，计算机技术在档案管理的领域当中，将会成为必然的发展趋势。

计算机；档案管理；应用

这几年来，计算机技术在各个领域当中广泛应用，方便了人们的生活，提高了工作效率，在档案管理的工作过程当中，计算机信息技术起到了非常重要的作用，成为当前知识经济时代最为重要的管理工具之一，通过计算机技术对档案信息进行管理，可以做到快速解锁，查找方便，可靠性高，保密性较好，保存时间较长，成本较低等一系列优势，所以计算机信息技术在档案管理的领域当中，将会成为必要的发展趋势。

一、计算机技术在档案管理中的优越性

综合当前时代的发展现状来看，电子档案逐步替代了传统的纸质档案，随时代的发展数量也在呈现递增趋势。那么怎样利用好计算机对电子档案进行管理，就成了当前关注的焦点所在。就档案本身来说有分散、凌乱、质杂、量大、孤本等特点，面对这样的问题，档案管理就必须要做到集中、系统、优质、广泛，也就是说与档案的基本特点形成严重的矛盾，为了解决这一问题，计算机技术的使用就能够使其更为规范、标准。相对于传统的档案管理方式来说，计算机技术管理存在非常多的优势：第一，有利于档案的补漏增缺，而且档案的管理方式也极为简便准确，从一定程度上减少了工作人员的工作强度。第二，计算机技术的使用能够有利于保障文件的原始面貌。第三，使用计算机对档案管理，经手的人比较少，所以有利于档案资料的保密，极大程度上提高了文档管理的工作质量，就目前而言，计算机技术的使用，是现代档案管理中最为先进的技术之一。

二、计算机技术在档案管理中的必要性

进入知识经济时代，高科技逐渐融入人们的生活和工作，在这种情况之下，我们每天的工作都会产生一定的任务量，这些都需要归到处理，因此会出现非常多的电子档案，要想让这些电子档案在日后的工作过程中能够方便查找和使用，就必须应用计算机技术，建立好电子档案库。那么怎样实施档案管理，就成了档案中心发展的趋势。为了适应当前的潮流，目前人们已经实现了无纸化办公的发展要求，从一定程度上缩短了二次文献信息的加工时间，有力地提高了档案信息的时效性。同时，建立电子档案信息，可以做到一次投入，多次产出，同时也能够改变信息加工工作受经费限制的局面，档案信息电子化，也能够使档案信息速率的与最新技术接轨，促进生产的发展，相对于传统的纸质档案管理有着极大的优势，纸质档案不仅需要大量的人力物力，同时还会浪费大量的纸张，从经济角度和环保角度来说，都是极大的浪费，而在保存的过程当中，纸质档案容易受到损坏，为日后工作带来极大的不便，而电子档案的出现，就从一定程度上弥补了这些缺陷。

从经济发展的角度考虑出发，在档案管理工作的过程当中，实行计算机网络技术是非常有必要的，也是具有非常高的可行性，管理者通过建立计算机系统，将大量的档案信息录入到系统当中，转变成电子文件，这样管理者只需要对电子文件进行归档管理，从一定程度上来说，减轻了工作量，也能够实现自动化和现代化的要求。使用电子档案信息能够保存大量的历史资料，这些历史资料对于一些人来说是非常重要的。同样，使用电子信息技术，能够使档案管理更加科学、有序、高效。在这种情况之下，利用信息技术构建新型档案管理信息系统，可以全面实现档案管理的信息化。在经济发展的过程当中，能够快速查找资料，而且一些积极信息是相对公开的，作出经济发展的趋势图，企业生产的销量图，方便日后的经济发展。

信息技术的进步促使我国档案管理工作从手工管理时代，转移到计算机为核心的数字化管理时代，而电子计算机的优势在于能够实现智能化和网络化，这样从一定程度上来说，可以降低档案管理的人力物力财力的投入，同时计算机技术的使用方便，档案的快速查阅，也有利于人们对于档案资源的利用程度。在这种情况之下，计算机在归档文件整理工作中得到了广泛的应用。尽管如此，我国档案管理在信息化方面的发展和应用还与发达国家存在一些差距，这也是我国利用电子信息技术发展档案管理的原因之一，为此要从多方面推进档案计算机管理，不断更新管理者的思想观念，不仅要适应社会潮流的发展，同时还要缩短与发达国家的距离。各公司和企业还要加大对文书档案计算机管理的投入，加强档案管理队伍的建设，不断提高计算机的管理水平，使档案管理更加有质有量。

三、结束语

在知识经济时代，计算机作为高科技产品，被广泛应用于各界，而且在经济活动和社会活动中起到巨大的作用。对于档案管理工作来说，计算机技术的应用是未来的发展趋势，因此档案管理必须要紧跟计算机技术的发展潮流，不断应用新技术，利用好计算机软盘、磁盘、光盘到化学磁性材料作为载体，保存重要的资料文档。同时各单位和企业还要加强对电子档案管理的投入力度，更新观念，紧跟发达国家的脚步，为社会发展提供更为优质的保障和服务。

[1]任艳菊.浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J].沿海企业与科技,2005(09):166-167.

[2]谢俊芝.浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J].计算机光盘软件与应用,2014(1703):147-148.