浅议档案管理工作中存在的问题及对策

文/潍坊市市直机关医院办公室 张威

浅议档案管理工作中存在的问题及对策

文/潍坊市市直机关医院办公室 张威

档案作为工作开展过程中留存下来的具有特定历史性的有限资源，不仅仅具有证据凭证的作用，还具有十分重要的参考价值。当前，社会经济快速发展，法治建设持续完善，档案资料的重要作用愈加显现，人们对其重要性越来越重视。对比不断变化的经济社会形势，档案管理工作的社会服务效能相对滞后，在管理方面还存在着一些亟待解决的问题。

档案管理；问题；对策

一、当前档案管理工作存在的问题

（一）专业意识淡薄，思想认识不到位。长期以来，全社会普遍存在档案意识淡薄的问题，对档案资料的重要作用认识不到位，对档案管理工作的规律把握不到位，对档案管理的业务知识学习不到位，对档案管理的法律法规了解不到位。部分分管领导以及档案工作人员把档案管理工作简单看作收集资料，装订成册，存放入库，仅此而已。这是对档案管理工作最肤浅的一种看法，却也是最具代表性的看法。

（二）业务素质不高，人员配备不到位。档案管理人员多由其他岗位人员兼任，没有专职档案管理人员，这一问题在相当多的单位里普遍存在着。档案管理一般设在党政办公室内部，多由党政办公人员兼职，他们基本没有经过系统的档案专业学习，甚至也很少接受过专门的档案业务培训，未经过岗前培训就上岗，或者边在岗边培训，业务不熟，素质不高。人员变动频繁，配备人选多为一些年老学历低或者体弱病残人员，档案岗位沦为“过渡岗”“养老岗”。

（三）组织机制不顺，制度管理不到位。正因为忽视档案管理工作的重要性，所以认为档案工作可有可无，更谈不上建立档案管理相关组织机构，健全相关的规章制度。有些虽然制定了管理制度，但机制不顺、组织不全、制度不严、管理不规范。没有机制规范，缺少制度约束，档案管理人员责任心不强，积极性不高，导致档案管理工作混乱无序，杂乱无章，出现档案资料丢失问题，给单位工作造成负面影响。

（四）基础设施匮乏，管理保存不到位。对档案管理工作的不重视也直接造成档案办公经费不足，档案室建设不标准、不规范，基础条件差。有些单位没有设立专门的档案库房，而是与办公房屋合二而一，有些则与仓库库房合为一体，档案与杂物堆放在一起，防虫防潮防霉设备措施不到位，对档案资料造成了严重损毁。

二、加强和改进档案管理工作的对策

（一）切实提高认识，加强组织领导。单位要组织档案管理人员进行专业培训，领导人员和工作人员都要进行系统学习，充分认识到档案资料的重要性，认识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理在单位发展中所起到的重要作用。要进一步明确档案管理工作是工作中必不可少的重要内容，重要环节。要坚持对人民、对历史负责的态度，切实加强档案管理工作的组织领导，完好保存好档案资料，有效发挥好档案价值。

（二）明确岗位责任，优化工作环境。坚持分工负责的原则，明确档案管理岗位的工作职责，细化任务分工，责任落实到人。分管领导有分管责任，要定期听取档案管理工作汇报，及时发现问题、解决问题；工作人员有具体责任，要定期接受业务培训，在工作中恪尽职守，认真负责，确保档案管理有序有效。投入人力物力，切实改善档案管理工作环境，配备必需的办公场所和设备，做好通风、防虫、防霉、防火等保护措施。

（三）建立运行机制，健全管理制度。要增强对档案管理工作的重视程度，成立档案管理工作领导小组以加强领导，根据单位实际情况可以设置档案室、档案科等专门的档案管理机构。配备有能力、有素质的专职工作人员，确保档案管理人员岗位的相对稳定。健全完善的档案管理工作制度，建立科学合理的档案管理工作流程，制定档案管理工作考核标准，不断提升档案管理信息化水平。

（四）加强督导检查，强化队伍建设。档案管理是一门专业性很强的工作，要经过系统的专业知识学习和专业技能培训，同时需要引进当地档案馆等外部专业机构协助开展。可借助外部专业力量对本单位档案管理工作加强督导检查，以提高档案管理水平。积极引导档案管理人员树立高度的工作责任感、良好的职业道德、严肃认真的工作态度和乐于奉献的工作精神，通过加强培训具备扎实的专业知识、较高的专业技能和专业素养，同时掌握现代化技术和先进管理理念。

（五）重视宣传教育，形成工作合力。要在本单位组织开展学习贯彻《档案法》等形式多样的档案管理宣传教育活动，大力宣传档案管理工作的重要性以及档案的利用价值作用，大力宣传档案相关法律法规知识，引导全单位人员走进档案、了解档案，使他们充分认识到档案管理工作对社会发展和经济建设的重要促进作用，从而自觉增强协助档案管理的主动性。

[1]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛:下半月,2011(9):141-142.

[2]李燕.档案管理现代化的现状与对策分析[J].管理观察,2014(29):43-44.

[3]李伟.档案管理中存在的问题及改进措施[J].华章,2012(2):311.

[4]张英红.浅析档案管理存在的问题及对策[J].农村实用科技信息,2014(12):58.