对科研单位档案管理重要作用的认识

文/中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所 纪毓昭 韩梦遐 沈芝慧

对科研单位档案管理重要作用的认识

文/中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所 纪毓昭 韩梦遐 沈芝慧

档案管理是诸多管理工作中的一项内容，就其本质而言，是对单位的发展轨迹、获取的优秀成果、工作业绩优劣的收集、记载以及开发利用，是衡量单位管理水平的重要尺度之一。如何正确认识档案管理对科研单位发展的重要作用，是做好科研单位档案管理的基础。

档案管理；重要作用；认识

档案是有价值的原始记录，是社会组织及其成员通过各类创造性的活动逐步形成并保存下来的，可以是文字、图片、数据、音像，也可以是实物。档案是科研单位事业成败荣辱的见证和客观反映。

一、档案管理的特点

档案管理是诸多管理工作中一项内容，对科研单位而言，是科研事业发展轨迹、获取的优秀成果、工作业绩优劣的收集、记载以及开发利用。档案管理有其自身的特点：一是服务性，档案管理不直接参加科研活动和生产研究成果，而是通过提供档案的信息资源为科技研究可持续开展服务。二是科学性，档案往往是伴随科研活动进程而直接形成，是客观的，而档案管理需要依据专业学科理论研究和分析科研工作的内在特点，形成符合实际的、个性化的档案管理规律。三是管理性，档案作为文件资料和数据资料的保存方式，其工作对象是原始记录，基本任务是维护和确认资料的原始性，是对科研活动产生的信息资源进行收集、鉴别、保存等的管理。四是文化性，档案的内容和用途反映出很强的文化性，档案是见证历史足迹的遗产，档案能对继承者进行发展历程的传播和教育。五是政治性，档案都是为一定的阶级所掌握、为一定的社会制度所服务，我国的档案就是为中国特色社会主义建设服务。

二、档案管理对科研单位发展的作用

科研单位档案管理的重点是科研活动中形成的科技档案，从档案属性和档案管理特点看，档案管理对科研事业发展起着两大主要作用：

（一）参考与借鉴作用。继承和创新是科研工作的本质特性，科研工作的开展需要对前任者的研究成果进行参考和取其精华，通过对研究方式和结论的借鉴，并融入自身创新思维开展研究，形成新的研究成果。能发挥作用的唯有档案，档案不仅是科研活动的反映，也是科研水平的体现。因此，档案管理对于新兴科技研究具有重要意义。

（二）知识产权保护作用。档案真实记录科研单位发展的历程，具有客观、公正性，具有法律效力。档案的特点决定了档案是知识产权的载体，在知识产权保护中唱主角，二者之间如同皮和毛的关系，档案是皮、知识产权是毛，“皮之不存，毛将焉附”。因此，只有完善档案管理，方能保护作为无形资产的知识产权，并使其自身价值得以体现。

三、档案管理不被重视的原因

档案管理是一项基础管理工作，没有“短、平、快”的效应，这类表象使有些科研单位对档案管理不够重视，不配备专人、无管理要求，甚至没有专业的综合档案室。

（一）认识上的误区。从大环境来看，一部分科研单位对档案管理的要求、内涵的认识是不足的，认为档案管理是一种缺乏技术含量、纯粹机械式采集和整理的工作，兼职代管就行了。正因为不被重视或兼职，档案管理者不能感受到发展空间和创新机会，不愿从事档案管理工作，导致档案管理随意性很大、价值不能有效体现，制约了档案管理工作对单位发展作用的发挥。

（二）效益的隐蔽性。当今社会，效益是一切工作的核心。档案管理效益同样被关注、同样要计算投入产出，然而就档案管理本身而言，效益和贡献是难以直接体现的，只能依赖科研活动的利用而体现，是“陪衬”、是“配角”。因而在档案管理效益的概念中存在投入的清晰性和产出的模糊性这一对矛盾，这种效益的隐蔽性成为人们认识档案管理成绩和重要性的障碍。

（三）成效的滞后性。所谓滞后，主要是针对档案从管理到出成效的周期而言。各类资料进入档案室要成为档案需要经过整理、鉴定、统计等诸多工作环节，需要有一定时间处理；而从档案开放到被利用再到产生效益又有时间距离，所以档案管理的成效反映和对单位发展作用的体现表现出滞后性。因此在当前追求高速度的时代，档案管理的滞后性和慢效应是不被人们理会和顾及的。

四、优化档案管理工作的思考

（一）强化对档案管理的重视。要真正做好档案管理工作，首先要从其法律地位、隐蔽性、滞后性等方面提高全体员工的思想认识，让员工充分了解档案管理存在的意义。其次工作的被重视程度决定了工作成效的优劣，领导者要祛除传统思想偏见，正确理性地对待档案管理潜在的价值，重视档案管理的必要性。而档案管理者要正确看待岗位的默默无闻，以高效的工作和出色的成绩赢得重视。

（二）打造优秀的档案管理队伍。人是做好一切工作的决定性因素，档案管理无论是专职或是兼职，科研单位都要建立一支政治素质强、业务水平高的管理队伍，通过学习、培训以及制度规范，提升队伍的管理意识，优化管理理念和管理技术。档案管理者要了解单位科研专业知识、知晓研究课题的情况，要掌握符合时代发展的管理新技能，熟悉单位“家底”，成为档案管理的“多面手”和“活电脑”。

（三）拓展档案管理的现代方式。随着社会的发展，科学技术日新月异，当前信息技术已渗透到各个领域，体现在各项工作之中。信息技术应用于档案管理是时代发展的必然、社会进步的趋势，要拓展档案管理方式，创新档案数字化管理手段，借助信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，改变传统的纯人工、纯纸质的管理方式，减少重复性的劳动和管理成本，从而提高档案开发利用的效率。

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