做好新形势下社会保险档案管理工作的思考

时间：2024-06-04

文/松原市社会保险档案管理中心刘威

做好新形势下社会保险档案管理工作的思考

文/松原市社会保险档案管理中心刘威

社会保险档案管理工作应该结合社会保障机制的发展，只有这样才能促进社会保障体系的进步。然而，在新形势下，社会保险档案管理工作还遇到很多的问题，这些问题严重干扰了我国社会保障行业的发展。本文主要分析新形势下提高社会保险档案管理的重要性，阐述目前所遇到的问题，再依据这些问题提出相对应的解决措施，以便更好地改善我国社会保险档案管理工作。

社会保险；档案管理工作

社会保险档案是否保存完整、是否安全保存、是否有效利用等，都将直接和所有劳动者的合法权益相关，这对稳定社会和经济的意义也非常大。尤其是随着社会保险的不断变化，其涉及的范围越来越大，人数参与也越来越多，因此，规范化的发展需要迅速地建立起来，只有这样才能提高社会保险档案管理工作，才能确保社会保险档案管理的科学、合理、规范，这也是建设法制化、社会化和规范化必然的选择。

一、新形势下提高社会保险档案工作的重要性

社会保险档案由于其针对的对象是广大人民群众，其主要收集的是社会保险单位关于广大劳动者办理的养老险、失业险、医疗险或者生育险所涉及的所有文献资料，因此，其具备了一定的特殊性。为了确保档案管理工作的切实可行，就需要改变传统的档案管理工作模式，这也是发展的必然结果，只有这样才能有助于档案管理体制的健全，才能促进社会保险业务的展开。社会保险档案中记录的信息尤为重要，倘若信息丢失将很难找回，这样的话也将导致后续的工作无法开展。因此，提高社会保险档案管理工作尤为重要，特别是在信息化发展的今天，如何在档案管理中运用信息化技术是确保档案管理信息化和标准化重要的工作内容，这也是为后续的工作奠定基础。

二、社会保险档案管理遇到的问题

社会保险档案是整个社会保障体制中重要的组成部分，它确保了社会保障信息交流和共享，是维护所有劳动者的合法权益证书，也是社会保障部门科学化和效率化工作的参考条件。社会保险档案管理工作应该和社会保障体系协同发展，只有这样才能促进社会保障行业的发展。然而，在我国，社会保险档案管理工作还存在很多的困难，这些困难制约着社会保障事业的发展，其主要有以下几点：

（一）管理形式不统一。虽然社会保险档案管理工作已经受到很多的重视，然而，在实际的工作中并没有取得预想中的效果，其存在的问题还没有完全地解决。最为明显的问题就是没有统一的管理形式，规范性非常弱。社会保险业务在受理过程中，会出现大量的文献资料，这些资料不可能是由一个部门完成的，它需要很多的部门协同工作，有的时候还会造成工作上的重叠，这样的话不仅仅降低了工作效率，还造成了资源浪费，不利于社会保险工作正常运行。

（二）缺少专业性的管理。传统的档案管理方式主要使用的是纸质的材料，但是，这样容易造成文献的丢失或者损坏，可以说在某种程度上增加了档案管理工作的难度。比方说，如果档案管理科室出现了火灾或者水灾等事故，那么这些损坏的纸质文件将再也找不回来。虽然，目前计算机信息技术运用比较普遍，但是，在档案管理工作中还没有被广泛地运用，更不要说明确的制度限制，这也造成管理内容混乱、模糊、不确定，影响了档案管理工作质量。此外，随着社会保险业务的不断增长，对于档案资料的需求越来越频繁，这无疑增加了档案管理工作的难度。

（三）档案管理方式落后。档案管理是保障社会保险业务顺利进行的凭证，但是，在实际工作中档案管理方式并没有完全地落到实处，因此，无法满足现阶段社会保险业务的改革需求。目前，大多数档案管理科室的基础设施还没有健全，尤其是在重大事故中，资料丢失的现象比较普遍，又或者所处的环境不利于资料保存，造成档案损坏。

三、提高社会保险档案管理工作

（一）健全档案管理制度。档案管理工作应该符合时代的需求，因此，要不断完善档案管理制度。档案管理是社会保险业务展开的重要凭借，所以，需要健全的档案管理制度去指导，特别是在社会保险业务需要大量文献资料支撑的时候，档案管理资料尤为重要。为了避免因为资料的丢失影响实际的工作，就需要科学、合理地健全档案管理制度，以此提高档案管理工作效率。

（二）提高制度标准设立，确保规范化管理。社会保险档案管理的发展方向应该是科学化、标准化和规范化，以及制度化，因此，需要制定科学的管理方式。比方说，提高社会保险档案的资料收集、文献归档、信息整理和保管，以及查看、运用、转交等工作的开展，而规范化的管理方式可以有效保证这些文献资料的最大化运用。对于不同的档案，特别是社会保险档案中的会计档案、专业档案，以及保险类的档案等，要清楚地划分出来，载体和内容的不同，其对应的保管期限和归档位置也要有所变化。

（三）社会保险档案管理工作应当注重创新式管理。社会在进步，企业在发展，因此，档案管理工作也需要创新，比方说，坚持档案管理的统一性，也就是坚持档案管理工作领导、单位、机制、监管和指导的统一，实现档案管理最大化价值。此外，还应该采用无纸化自动办公，这样就可以将纸质文档转换成电子文档，提高档案管理的安全性。