高校电子文件档案管理的思考

文/山东建筑大学 单乐乐 王波

高校电子文件档案管理的思考

文/山东建筑大学 单乐乐 王波

随着信息化程度的不断提高，电子文件形式在档案管理工作中发挥着越来越重要的作用。高校材料储备较多，必须创新存储模式，发挥电子档案易存储、好整理的优势，规避它的缺点，做好归档管理工作。

电子；档案；管理

电子档案是信息化时代做好档案管理工作的必要形式，它自身具有很多优势，但同样也存在着不可忽视的弊端，如何做好高校电子档案工作，实现规范管理，笔者结合工作有如下思考。

一、电子文件的定义及优点分析

（一）电子文件的定义。电子文件是记录在磁带、光盘、磁盘等载体中，以代码的形式生成，依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的文件。它主要包括电子书、电子邮件、电子表格、电子图片等形式。

（二）高校电子文件档案管理的优越性。1.规范了高校档案的管理水平。数字信息的规范化是提高档案科学化管理水平的基础环节。而这一环节想要实现，就必须要做到管理工作的规范化。否则，实现电子文件档案的规范化管理就成了空谈。同时，科学的管理对档案管理工作自身存在的问题能起到一定的约束作用，避免管理工作的随意性，从而促使高校档案管理工作更加规范。2.提高了高校档案的阅读效率。电子档案内容存放在各高校之间的服务器内，每个授权部门通过网络都会存有一份档案，阅读时不再受限于传阅速度，更不会产生阅读排队问题。真正实现了“一次输入，综合利用；一家输入，多家使用；分散输入，综合利用”的工作目标，很大程度上提高了高校档案的阅读效率。3.加快了高校档案的查询速度。高校所有的档案内容都存储在磁盘上，既减少了存贮档案所需的空间，又方便了高校档案的检索。学生或老师查阅档案时不需再到档案管理部门查找，只需在本地计算机上输入关键字就可以看到要查询档案的原始材料。从而使原来很长时间才能找到的档案，在短短几秒钟内就可以看到，大大提高了档案查阅的速度和效率。4.提高了高校档案的管理效率。实现了电子文件档案管理以后，可以省去原有的档案借阅流程和手续、档案归档的分类及手工操作等，改由计算机系统来完成，实现了档案从形成到借阅、从查询到管理的一体化。不但使高校档案管理工作更加准确、规范，还提高了档案管理人员的工作效率，减少了档案管理人员的工作任务，使高校的档案管理工作向着信息化的方向迈出更高一步。

二、电子文件档案管理中存在的问题

（一）网络安全隐患。网络是电子文件形成的基础，同时也是电子文件安全性隐患最大的根源。网络安全的威胁主要表现在：网络病毒、黑客的侵袭以及系统内部的泄密等方面。在这个过程中，一旦网络的安全受到了威胁，高校电子文件档案的真实性、完整性也将无法得到保证。

（二）保存方法障碍。由于科学技术发展和电子产品更新的过快，电子文件无法长久进行保管。电子计算机软硬件技术不断地更新换代，对于电子文件处理的环境和结构更为复杂多变，迫使电子文件要不断地适应新的数字信息环境，一旦离开了归档时的特殊性，硬件环境就失去了可续行。

（三）法律效力问题。由于用户的需要，电子文件的信息和数据需要不断地修改和补充，使得档案的真实完整性受到了大多数人的质疑，法律效力大大减弱。而由此引发的高校电子文件在价值鉴定及保管期限划定方面的困难，使其鉴定、管理方法目前无定论，仍处在探索阶段。

三、提高高校电子文件档案管理的措施

（一）更新观念，实现电子文件与纸质文件的一体化。高校档案管理部门要及时更新观念，提高认识，逐步探索电子文件归档工作的新思路与新举措。不仅要积极参与电子文件档案的管理，而且要加强与其他部门之间的配合，共同推进电子文件管理的完整性、真实性以及信息化管理，确保电子文件档案管理工作的顺利开展。如在电子文件的产生阶段就加以控制，主动、提前介入，保证文件原数据及背景信息的齐全完整。使得电子文件与纸质文件的转换无缝衔接。

（二）完善制度，实现电子文件档案管理的规范化。高校档案管理部门要按照国家档案局等有关精神和要求，结合本单位实际，制定一套关于电子文件的收集、整理、归档、使用、移交、保管、查阅等为内容的规范化管理标准，使电子文件的档案管理实现规范化，促进高校管理工作的顺利进行。

（三）利用技术，增强电子文件档案管理的安全化。由于电子文件可以随时变化载体，而在这一过程中，电子文件很容易被改动、删除或者覆盖，所以要依托专门的技术手段来保证电子文件的真实性和完整性，提高电子文件档案的管理水平。对此我们可以采取如下手段：一是加密电子文件。采用学生身份认证等方法对电子文件进行签发权限控制，学生通过验证后才能对文件进行相关权限内的操作，否则该用户就会被拒绝于系统之外。二是设置高校网络的防火墙，加强网络安全。利用防火墙阻挡对电子档案造成威胁的不安定因素，保证高校电子档案不受病毒、黑客等的攻击，使得电子档案得以安全保管。

（四）培育人才，提高档案管理队伍的信息化。要想提高档案管理人员的素质，一方面要先对原有的档案管理人员进行培训，学习计算机信息技术，使他们迅速掌握电子档案管理的技能；组织学校档案管理人员学习电子文件与电子档案管理的先进经验，不断提高档案管理人员的业务水平和管理素质。另一方面，有针对性地将计算机技术过硬的档案管理专业型人才引进高校，充实到档案管理工作的队伍中来。

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（课题：中华优秀传统文化嵌入建筑类高校 校园文化建设研究）