理工类高职院校档案管理存在的问题及解决对策

时间：2024-06-04

文/广西机电职业技术学院傅祥威

文/广西机电职业技术学院傅祥威

理工类高职院校在一定程度上存在重视档案管理工作的现象，本文从档案管理存在的问题入手，分析档案管理在观念认识、管理制度、信息化建设等方面存在的问题，并对如何改进理工类高职院校的档案管理工作进行探讨。

高职院校；档案管理；问题；对策

近年来，随着国家的重视和经济发展的需求，高职院校发展很快，特别是以培养技术技能型人才为主的理工类高职院校，发展更迅速。但也存在重“技能”、轻“人文”的倾向，对档案资料不够重视，档案管理规范化欠缺，功能作用发挥不到位。本文对理工类高职院校档案管理工作中存在的不足及解决对策略作探讨。

一、理工类高职院校档案管理的重要性

（一）档案工作是高职院校的一项基础工作。档案工作是衡量学校立德树人、教学科研、社会服务和管理水平的重要标尺，也是学校各项事业发展的历史记录。这些记录可为学校了解过去、研究问题和科学决策发挥不可忽视的作用。

（二）档案工作事关学生成长成才和未来发展。在高职院校档案管理中，学生归档尤为重要。它是学生成长的记录，在学生走向社会时提供一份帮助。从当下的就业形势来看，理工类高职院校的主要优势在于学生们的动手能力和实际操作能力都非常强，用人单位在正式录用应聘者前都会通过档案来了解面试者的信息。因此档案也就变成各大人才市场、用人单位判断、了解应聘者，掌握其职业能力、企业择优录取的重要凭证。因此理工类高职档案管理存在着重要意义和作用。如何有效、高效地完成档案管理的工作也就成了各高职院校的难题之一。

二、理工类高职学院档案管理存在的问题

（一）部分理工类高职院校对档案管理工作不重视。对档案工作人、财、物配备不足，很多学校没有设立具有独立编制的档案室，都是学校办公室兼做档案工作，有些一万多人的学校才有一位专职档案管理员，档案室（库房）也不符合标准。同时，受传统档案观念的影响，认为档案应该“重保管，轻利用”，过分重视档案资料收集和保护，却不加强管理和利用。有的甚至会认为档案管理是一件没有任何技术含量的事，只是一种简单的劳动付出，所起的作用也仅限于储存性。这种“旧”观念导致一些理工类高职院校档案管理工作存在巨大漏洞和问题。

（二）理工类高职学院档案管理欠缺规范的操作。档案管理方面的规章制度缺失或不完善，这就导致理工类高职院校在开展档案管理工作时会产生许多问题。如：学校个别部门对档案工作重视不够，文件归档的自觉性不强，影响了归档工作的规范性和归档质量，造成档案工作的被动性；兼职档案员在准确划分归档范围和保管期限等方面亟待加强学习和培训。又如：对学生实践活动的个人表现信息的收集，缺乏一套规范的操作体系，很容易造成遗失学生的实践活动信息，严重的话甚至会对学生以后的职业生涯产生影响。另外不规范的操作还会导致学校每个部门的工作无法顺利地开展，工作衔接的不顺利。

（三）理工类高职院校档案管理方法、手段落后。理工类高职院校在进行档案管理的时候不够注重方法和手段。在收集新生档案时会按照不同的分类标准进行不同的管理和排列，例如：有的按照班级顺序排列，有的按照学籍号排列等。这会导致在进行档案管理大资料整合的时候难以高效地将档案一步步整理。另外，档案数字化、信息化的工作还严重滞后，影响了档案的有效、便捷利用。

三、理工类高职院校档案管理工作的对策

（一）转变思想观念，提高档案意识。高职院校的档案管理工作内容涉及学校建设的各个方面，与各个部门的工作息息相关，事关学校发展大局。高职院校的领导层应重视档案管理工作，从人、财、物方面支持档案工作。同时，应定期开展有关档案管理工作的培训，加强每位教职工对档案管理的重视程度，特别是应该对专门负责档案工作的专职或兼职档案管理员加强技能培训并定期考核，确保档案管理工作能够有效地落实。

（二）建章立制，完善档案管理制度。理工类高职院校应建立一些与档案管理相关的制度。只有建立了相应的制度，教职工才能够真正意识到档案管理不是一件简简单单的工作，同样也是需要兢兢业业的工作态度。从另一方面讲，建立相应制度还能够对员工产生一定的激励作用，鼓励教职工把档案管理做到最优最好。

（三）推进信息化，加大电子档案的建立与使用。目前，大部分理工类高职院校使用的档案管理系统是单机版，已经不能满足档案工作管理的需要，不利于职能部门和教职工查阅资料。为了保证档案资料完整安全和有效利用，做到规范化、信息化、网络化管理，应该购置和使用网络版档案管理系统。同时，要加快档案数字化建设。电子档案是可以发展的成果。与传统的纸质档案相比，电子档案有着易查找、易保存的特点。通过电子档案这个平台，教职工可以更好地利用档案。加强学生档案电子化并不是否定纸质化的学生档案，只是如果能够将纸质档案和电子档案两者共存共用，那么档案管理的难度就会大大减少。