福建省高校档案管理系统的应用现状与对策

文/福建师范大学档案馆 林丛

福建省高校档案管理系统的应用现状与对策

文/福建师范大学档案馆 林丛

档案管理系统是档案信息化建设的基础。本文通过对福建省内重点高校档案馆（室）的问卷调查，掌握高校档案管理系统的应用现状，总结高校对现有软件不满意的主客观原因，提出软件升级改造方式、功能需求等方面的对策建议，以期为高校档案管理系统升级改造提供参考。

高校档案管理系统；产品定制；系统功能需求

一、引言

高校档案工作是高校业务职能的重要组成部分，随着高校教育事业的发展，对高校档案工作提出新任务新要求：信息需求增量、需求及时响应、利用方便快捷等。因此，高校档案馆需要借助档案管理系统大力推进高校档案管理的信息化建设，加速推进档案管理现代化的发展，全面提升档案服务的能力与水平，为广大师生提供优质、高效的档案服务。为了把握福建省内高校档案管理系统的应用现状，笔者于2016年5月以问卷调研形式调研了福建省内15所本科院校的档案馆（室）。

二、福建省内高校档案管理系统的应用现状

（一）档案管理系统得到广泛应用。福建省内高校使用档案管理系统由来已久，15个调研对象都应用档案系统，其中使用了现行软件年限超过5年的占比73.34%，不足5年的主要是对原有软件进行了升级改造或是档案工作初具规模的档案机构。

（二）高校档案馆对现行软件满意度不高。调查显示：14所高校（占比93.33%）对现有软件满意度不高。1.主观反馈的不满意之处。现行高校档案管理系统令人不满意的主要原因是基本功能的严重缺乏，库房管理功能缺乏、界面设计不友好、没有在线归档功能和网上办公功能，严重地影响了福建省内高校的满意度。2.不满意的客观原因。（1）早期的档案管理系统功能普遍不足。目前，福建省内仍有不少高校在使用早期的档案管理系统。受当时技术、人员等条件所限，早期的档案管理系统只能简单地辅助传统的手工档案管理工作，功能上已经很难满足档案管理的新需求。（2）现已改造后的档案管理系统先进性和超前性仍欠缺。新系统只是在原有系统的基础上简单地增加一些新功能，并未根据新时期变革后的档案管理思路，全面系统地规划、设计新系统，相比旧系统，仍未呈现更新换代之势。

（三）对档案管理系统进行升级改造是大势所趋。部分高校已完成系统的升级改造，设计了在线归档审批、全文检索、任务管理、元数据管理等新功能，相对其原有软件有了极大提升。15所高校中，有9所高校（占比60%）表示将以企业定制方式重新研发新系统，已完成系统改造的3所高校中2所高校将以软件升级方式继续改造系统，另外一所高校则采用企业定制方式。

三、高校档案管理系统改造的对策建议

（一）高校档案管理系统改造首选产品定制。高校档案管理系统来源主要有以下三种：通用型软件、自主研发、定制产品，三者的优缺点如下：1.通用型软件产品，一般技术上较为成熟，但不可能很好地针对每一个不同行业的特点进行研发，实用性差，较难满足不同行业或不同工作范围的特殊功能需求，对于高校而言并不理想。2.自主研发系统，可能较为适用于本校实际情况，但是对档案馆工作人员的要求也极高，特别需要有软件开发基础，技术难度较大，对绝大多数高校档案馆而言可行性较差。3.定制产品，是量身定做的，针对性非常强，因此也非常方便使用，不必进行复杂的指导培训。定制产品逐渐成为高校改造档案管理系统的首选方式。

（二）对高校档案管理系统提出新要求。高校档案管理系统应能优化档案管理的流程和职能，实现高校档案管理的标准化、自动化和精细化，进而全面提升档案管理水平。1.实现档案全过程管理。实现档案从形成、接收到整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁或永久保存等全过程的有效管理。2.促进馆藏档案数字化。新增数字化作业管理子系统，大力推进高校档案馆的馆存档案数字化进程，并提高档案数字化的质量。3.提升服务质量。建立多元化的对外利用方式，实现广大师生的自助平台查档、微信辅助查档等，使用“互联网+”模式，提高查档利用的智能、便捷性。4.提高工作效率。增强档案馆内部沟通交流，实现任务分配、及时沟通，建立消息推送平台，提高网上办公工作效率。5.多系统有效集成。实现档案管理系统与高校OA系统、教学系统、学生管理系统等有效集成，真正实现文档管理一体化、超前管理、前端控制。6.完善档案安全利用。采用CA认证、签章服务器、加解密等现代科技手段，提高电子档案信息传递的安全可靠性；利用权限管理、操作日志、元数据管理等手段保障档案的真实、完整、可靠、可用、安全。

（三）新时期高校档案管理系统的功能需求。新时期高校档案管理系统，应辅助高校档案馆推进档案管理现代化、推进电子文件管理、提高档案服务能力，应具备一些新的功能。1.推进档案管理现代化。从业务系统自动捕获、业务系统人工获取；自动在线归档、人工在线归档、归档审批；立卷组卷、全文管理、档案编研、虚拟库房管理、档案利用统计；任务管理、消息通知、图像处理、支持快捷键操作等。2.推动电子文件管理。全过程管理、档案数字化管理、数据封包、电子签章、元数据管理等。3.提升档案服务能力。全文检索、跨库检索、组合检索、深入检索、一体化检索、可视化检索、提供全文等；预约查档、在线出具证明、辅助实现微信查档、热门推荐等。

四、总结

总之，为了更好地发挥档案资源的作用和价值，为了全面提升“互联网+”环境下档案服务广大师生的能力与水平，高校档案馆必须将档案管理系统的升级改造工作提上重要日程，加快研发一套高效、安全、实用的新系统，逐步实现“档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”等目标，促进以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。